受信トレイの管理はまるでフルタイムの仕事のように感じられることがありますが、本業にすべての時間が必要なことを考えると、これは厄介な問題です。まるで狂った生産性向上マシン「ターミネーター」のように、メールは毎日一日中、ひっきりなしに届き続けます。返信、整理、削除を怠ると、あっという間に解雇されてしまうでしょう。少なくとも、深刻な鬱状態に陥ってしまうでしょう。
でも、どうでしょう？受信トレイに負ける必要はありません。新しいツールやサービスを使えば、増え続けるメールを整理し、不要なメールを取り除き、重要なメールをハイライトし、残りのメールを整理するのが簡単になります。フィルターやフォルダを使った複雑なシステムを手動で作成する手間もかかりません。
このような対策は本当に必要なのでしょうか？受信トレイが徹底的にインデックス化され、検索が高速で簡単な昨今、「受信トレイゼロ」というコンセプト（そして特にその実行）は、手間がかかる上に、その価値に見合わないように思えるかもしれません。結局のところ、Gmailで受信したメールを数キー操作するだけで見つけられるなら、整理整頓なんて誰が気にするでしょうか？
それはご自身で判断していただく必要があります。しかし、これらのソリューションが受信トレイをいかに簡単かつ効果的に整理できるかを一度ご覧いただければ、メール管理を積極的に行う方が良いとお考えになるかもしれません。
アルト
メールを整理し、不要なメールと不要なメールを選別するだけのインターンを雇えたらいいのに、と思ったことはありませんか？それがAltoのアイデアです。Altoは、机の上でジャンクメールを山分けするのと同じような方法で、メールを仮想スタックに整理するブラウザベースの無料サービスです。
AOLが開発したAltoは、Gmail、iCloud、Yahoo、そしてもちろんAOLなど、人気のメールサービスに対応しています。複数のアカウントで使用できるため、複数の受信トレイを一元管理するのに最適です。
サインインすると、Alto は受信トレイを精査し、メッセージを既存のスタック（日替わりセール、ソーシャル通知、写真、添付ファイルなど）に分類します。追加のスタックを作成することもできます。メールをそのスタックに振り分けると、その送信元からの今後のメッセージはすべて自動的にそのスタックに振り分けられます。つまり、「クライアント」スタック、「上司」スタック、「ウィジェットプロジェクト」スタックなどを作成できるのです。
Altoの美しいインターフェースは、左側にスクロール式の受信トレイを備えており、実際にクリックすることなく各メッセージをプレビューできます。個々のメールにマウスオーバーすると、削除、スヌーズ、スターのアイコンがワンクリックで表示されます。スヌーズ機能は特にビジネスユーザーに便利です。メールを一時的にアーカイブして後で確認できるようにすることで、受信トレイから削除し、都合の良いときに再び上部に表示させることができます。
Altoは最高です。ただし、現在はプライベートベータ版なので、試してみるには招待をリクエストする必要があります。幸いなことに、少なくとも私の最近の経験からすると、招待は約24時間以内に届くはずです。
インキー
今回ご紹介する受信トレイの負担軽減策の多くとは異なり、Inkyは実際のソフトウェアを使用しています。Inkyは、メール管理を改善するためのツールが満載のデスクトップメールクライアントです。しかし、これが一部のユーザーにとってはデメリットとなる可能性があります。例えば、既にOutlookを使っている場合、Inkyへの切り替えは必ずしも便利ではない（あるいは望ましい選択肢ではない）かもしれません。
しかし、Inky は魅力的です。Inky は IMAP と POP の両方のメールアカウントに対応しており、接続したいアカウントの数だけ統合受信トレイを利用できます。さらに、特定の種類のメッセージを自動的に「スマートビュー」と呼ばれる便利なサブ受信トレイに振り分けてくれます。「日替わりセール」、「個人」、「ソーシャル」、「購読」、「マップ」、「パッケージ」といったサブ受信トレイも用意されています。
荷物の受信トレイは、確認メールで荷物の配送状況を常に把握する必要があるビジネスユーザーにとって便利です。一方、個人用受信トレイは、業務の雑踏の中で見落とされがちな重要なメッセージに的を絞るのに役立ちます。特に便利なのは、自分宛てのメールリマインダーが保存される「メモ」受信トレイです。
Inkyはビジネス用途にはエレガントすぎるほどで、アイコン（全てが直感的ではない）に大きく依存しているため、習得が困難です。ありがたいことに、初心者向けにインターフェースを分かりやすく解説する優れたガイドツアーが用意されており、ほぼすべての項目にマウスオーバーするとポップアップで説明が表示されます。サイドドックを展開すると、各セクションのアイコンの横にテキストラベルが表示されるので、操作が格段に楽になりました。
最も重要なメールが確実に目に留まるよう、Inky はあなたに最も関連性の高いメールを推測し、青いドロップでタグ付けします。ドロップが濃いほど、メールの関連度が高くなりますが、アイコンをクリックすることで簡単に結果を微調整できます。これにより、クライアント、同僚、その他の重要な人物からのメッセージにすぐに気付くようになります。
PCWorldのYaara Lancet氏がInkyのレビューで指摘しているように、このプログラムにはいくつかのバグはあるものの、「メールの使い方を根本的に変える大きな可能性を秘めており、大きな可能性を秘めている」とのことです。OutlookをInkyに置き換えるかどうかは分かりませんが、ここ数年で登場したデスクトップメールクライアントの中で、最も優れたものの1つであることは間違いありません。
メールストロム
受信トレイが渦巻く竜巻のように、まるで竜巻のようにメールが溢れかえっているのにイライラしていませんか？Mailstrom（分かりますか？）は、受信トレイの内容を分析し、結果を整理し、メールの流れを減らすツールを提供することで、メールをコントロールするお手伝いをします。確かに、フィルターやターゲット検索を使えば、特にGmailでは同じようなことができますが、Mailstromを使えば手間が省けます。
ブラウザで動作するこのサービスはIMAPアカウントのみに対応していますが、現時点では3つのアカウントまでしか登録できません。AOLとGmailのアカウントを追加し、数分待って結果を確認しました。
最初は、これらの結果に戸惑うかもしれません。Mailstromダッシュボードでは、送信者、件名、リスト、時間、サイズ、ショッピング、ソーシャルでメッセージを並べ替えることができます。これらの表示オプションのいずれかをクリックすると、中央のペインに結果が最も多いものから少ないものの順に表示されます。例えば、送信者ビューでは、最も多くのメールを送信しているユーザーがリストの一番上に表示されるので、すぐに特定できます。送信者をクリックすると、右側のペインにそのユーザーからのメッセージのリストが表示されます。
Mailstromには4つの主要ツールがあります。選択した一連のメッセージをアーカイブ、削除、またはスパムとしてマークできます。また、メッセージを別のフォルダ（つまり受信トレイの外）に移動することもできます。同時に、今後のメッセージも同じ場所に届くようにルールを設定することもできます。また、参加しているメーリングリスト（Groupon、店舗、メッセージフォーラムなど）が表示される「リスト」ビューには、「登録解除」ボタンがあります。
しかし、Mailstromは既読メールと未読メールを区別しないため、これは大きな欠点だと感じました。また、フィルタリングされたメッセージリストに色分けされている機能も、あまり役に立たないように思えます。さらに、個々のアカウントを表示できず、すべてがまとめて表示されてしまいます。
PCWorldのレビュアーLiane Cassavoy氏はMailstromを高く評価していましたが、私はあまり役に立たないと感じました。普段通りに受信トレイを処理するよりも、このツールを効果的に使う方法を見つけるのに時間がかかったように感じました。とはいえ、試してみる価値は間違いなくありますし、今のところコストは時間だけです。Mailstromは現在無料です。
セインボックス
受信トレイの入り口に警備員が配置されているところを想像してみてください。VIPメッセージ（ビジネス関係者からのメッセージなど）は赤いベルベットのロープを通過できますが、それ以外の人は列に並ばなければなりません。外に。まるで望ましくない人たちのように。
SaneBoxとは、一言で言えばこのサービスです。Gmail、iCloud、Yahoo!などのウェブメールクライアントに加え、Exchange、Lotus Notes、Outlookにも対応しており、間違いなく同グループの中で最もビジネスに強い受信トレイ攻撃ツールと言えるでしょう。Gmailアカウントで試してみました。
サインアップ後（ありがたいことにインストールは不要でした）、わずか数秒でSaneBoxは約1500件のメッセージを分析し、そのうち約3分の1（重要でないと判断されたもの）を新しく作成されたSaneLaterフォルダに振り分けました。つまり、受信トレイのサイズは一気に30%以上も縮小されたことになります。しかし、どちらのフォルダにも仕事用のメールと個人のメールが混在していました。SaneBoxはメールの内容ではなく、コミュニケーション履歴に基づいて分析を行うからです。
時間をかけてメッセージをフォルダ間でドラッグ＆ドロップしてフィルタリングシステムを「トレーニング」していくと、SaneBoxは重要なメールを受信トレイに残し、残りをSaneLaterに送るようになります。また、SaneBlackHole（二度と見たくない送信者からのメールを入れるゴミ箱）、SaneTomorrow（明日までメールを保管する）、SaneNextWeek（翌週月曜日までメールを保管する）を追加することもできます。カスタムの「延期」フォルダが必要ですか？SaneBoxではそれも追加できます。このサービスには、Followup.cc.のようなリマインダーオプションに加え、メールをより適切な場所に誘導するためのカスタマイズオプションも多数用意されています（添付ファイルをDropboxに自動保存するなど）。
さて、悪いニュースです。SaneBoxは無料ではなく、決して安くもありません。月額6ドルのSnackプランでは、メールアカウント1つ、前述のリマインダー5つ、添付ファイルルーティング5つしか利用できません。月額15ドルのLunchプランでは、アカウント2つと、リマインダーと添付ファイルをそれぞれ250個まで利用できます。月額20ドルのDinnerプランでは、アカウント3つと、その他すべての機能が無制限に利用できます。少なくとも、1年または2年ごとに前払いすれば、割引が受けられます。
それでも、SaneBoxのバウンサーが費用に見合う価値があるかどうかは、ご自身で判断する必要があります。特にGmailユーザーは、フィルターやラベルを使って自分なりの「まともな」受信トレイを作りたいかもしれません。これらの機能は無料で利用できます。しかし、お金に糸目をつけないのであれば、SaneBoxはメールの過負荷を抑える最良の方法と言えるでしょう。
受信トレイの混乱はもう終わり
毎日受信トレイを空にできる人もいれば、どうしても追いつけない人もいます。そして、諦めてしまうのです。でも、一人で悩む必要はありません。SaneBox、Mailstromなどの受信トレイ管理アプリを使えば、メールを整理、フィルタリング、優先順位付けできるので、件名に目を通す時間を減らし、本当に重要なメッセージに返信したり、他の重要な作業に時間を割くことができます。
