Googleドライブで低コストで生産性を高める方法

Googleドライブアプリは、そのシンプルさと使いやすさで人気ですが、それだけにとらわれてはいけません。これらのウェブアプリには、実に多くの機能が詰まっています。Microsoft Officeと同等だとは決して言えませんが、ドキュメント、スプレッドシート、スライドには、おそらく見逃している素晴らしい機能がいくつかあります。

時間と労力を節約し、教授、同僚、そして最も重要な上司に確実に好印象を与える文書を作成するのに役立つ最新の機能と隠れた名作をいくつか紹介します。

Docsには調査力がある

ほぼペーパーレス化された現代社会では、テキストはインタラクティブであり、読者は関連記事へのリンクを期待することがよくあります。記事や学術論文で情報源を正しく引用することは、研究の軌跡を示し、参照元の著者にクレジットを与えるために不可欠です。Googleドキュメントには、この面倒な作業を簡素化するツールがいくつかあります。 

リサーチツール

リサーチツールは、Googleの検索機能に、より迅速な引用システムを追加します。リサーチツールを起動するには、「ツール」>「リサーチ」をクリックします。キーボードショートカットも使用できます。MacではCtrl+⌘+Shift+l、WindowsではCtrl+Alt+Shift+Iです。

このツールは最初に開いたときは空白ですが、書き込んだ内容に基づいて研究トピックが自動的に提案され始めます。

このツールには、Everything（Google 検索を実行）、Images、Scholar（学術リソースでフィルタリング）、Quotes、Dictionary、Personal、Tables の 7 つの検索オプションがあります。

検索するには、ボックス内をクリックし、検索オプションを選択して入力を開始します。選択範囲にマウスを合わせると、「プレビュー」、「引用」、「リンク」の3つの選択肢が表示されます。引用機能を使えば、MLA、APA、またはシカゴスタイルの参考文献の引用を簡単に挿入できます。引用スタイルを選択すると、ドキュメントが自動的に上付き数字を挿入し、ページの下部にメモを追加します。（印刷レイアウトでこれを行うと、最も正確なプレビューが表示されます。）

この機能は、ほとんどの論文で要求される適切な「参考文献」セクションに代わるものではありませんが、適切な形式でコンテンツを提供し、本文中の引用プロセスを大幅にスムーズにします。

パワーリンク

記事やその他のドキュメントに大量のリンクを追加する必要がある場合、リサーチツールよりもパワーリンクの方が高速です。パワーリンクを使用するには、対象のテキストをハイライトし、Ctrl+K または ⌘+K をクリックします。検索メニューにリンクの自動提案が表示されます。提案されたリンクの中から探しているものがあれば、それをクリックして「挿入」を選択するだけ で完了です。最初の検索で目的のリンクが見つからない場合は、検索ボックス内のテキストを変更して、より具体的なリンクを追加してください。 

スプレッドシートでアンケートやデータを活用

Excelのヘビーユーザーでない限り、Googleスプレッドシートはほとんどのスプレッドシートのニーズに対応できるほどの機能を完備しています。このアプリには、データの意味を理解するための非常に優れた機能も備わっています。

スプレッドシートでグラフを作成する

Google スプレッドシートからグラフを非常に簡単に作成し、データの達人のように見せることができます。

これを行うには、メニューバーのグラフアイコンを選択するか、「挿入」 > 「グラフ」を選択します。グラフエディタボックスが表示されます。「スタート」タブでは、セル範囲を編集したり、さまざまなレイアウト設定から選択したりできます。また、データの種類に基づいていくつかの推奨グラフも表示されます。これらのグラフが気に入らない場合は、「その他」をクリックして他のオプションを選択します。「挿入」をクリックすると、スプレッドシートにグラフが挿入されます。

地図を見る

あまり知られていないもう一つの強力な機能は、スプレッドシートで位置情報データから地図を作成できることです。例えば、様々な国の人口データやその他の結果データがあれば、それを視覚的に表すグラフを作成できます。このコマンドが機能するには、データのセルに特定の位置情報が含まれている必要があります。

まず、「チャート」タブをクリックして「マップ」を選択します。 

次に、「ジオマップ」オプションを選択します。「カスタマイズ」タブでは、地図に表示される色を変更できます。スプレッドシートには、トレンドデータを表現するための様々なグラフや手法が用意されています。この2つの機能をマスターすれば、この機能の様々なオプションを試して使いこなせるようになるはずです。

スライドはグループワークのジレンマを解決します

Google スライドには、PowerPoint のような豊富なテンプレートや Keynote のような洗練されたビジュアルはありませんが、グループプロジェクトに取り組む際には、作業が格段に楽になります。Google スライドでは、ドキュメントやスプレッドシートと同じように共同作業が可能です。

PowerPointファイルをアップロードし、スライドのプレゼンテーションに変換して作業を進めることもできます。ドライブはプレゼンテーションの見た目と操作感を非常に正確に維持してくれるので、そのまま作業を進めることができます。PowerPointプレゼンテーションをアップロードするには、パソコン上のファイルを見つけてドライブのインターフェースにドラッグします。ファイルをGoogleドライブの適切な形式に変換するボックスを選択してください。

スライドのプレゼンテーションを開始したら、他のユーザーを招待してプレゼンテーションを表示したり編集したりできるようにします。

Googleサイトにプレゼンテーションを埋め込むこともできます。Googleサイトで、  「挿入」  > 「ドライブ」  > 「プレゼンテーション」を選択します。サイトにアクセスしたユーザーは誰でも、ウェブページから直接スライドをクリックできるようになります。

プレゼンテーションを個人または会社のウェブサイトに挿入するには、  「ファイル」>「ウェブに公開…」を クリックします。ポップアップ表示されるダイアログボックスで、「埋め込みコード」ボックスからHTMLをコピーし、ウェブサイトのHTMLに貼り付けます。 完了したら「OK」 をクリックします。

この機能は他の Google ドライブ ファイルでも機能し、自分の作業を他のユーザーに簡単に表示できます。

ハングアウトを使って対面でのコラボレーションを実現

プロジェクトで共同作業を行う場合、Googleハングアウトは見逃せません。Googleはハングアウトにアプリ固有のウィジェットを組み込んでおり、チームはファイルを編集しながらビデオチャットに参加できます。

これを行うには、ビデオハングアウトを起動し、画面左側のドライブアイコンをクリックします。すると、ハングアウトの他のメンバーとファイルの特定の内容についてリアルタイムで話し合うことができます。 

この画面共有機能は、チームを悩ませている問題をさらに明確にしたり、対面での議論を容易にしたりするのに最適な方法です。

ハングアウトはデスクトップとモバイルでも機能するため、チーム メンバーのスマートフォンやタブレットにハングアウト アプリがインストールされていれば、そのメンバーに連絡を取ることができます。