最近の若者はEメールは時代遅れだと思っているという報告をいくつか見かけました。へえ。確かにそうかもしれませんが、実際に仕事をしている人にとっては、受信トレイは依然として世界の中心です。そこで、その世界を掌中に収め、完全に支配するための秘訣をいくつかご紹介します。Eメールが電信と同じ道を辿らないように、ぜひご活用ください。
皆さんと同じように、私も毎日何百通ものメールを受け取っています。受信トレイを開いて、どのメールに対応するか、どれを参考用に保存するか、どれを削除するか、どれをスパムとしてマークするかなど、適切な判断を下すまで、それらすべてを処理するには、時間と労力以上のものが必要です。計画も必要です。ここでは、受信トレイを整理し、より生産的に仕事を進めるために、メール戦略に追加できる便利なテクニックをいくつかご紹介します。
注：これらのヒントは派手なものではなく、基本的なものです。しかし、生産性の高い人であっても、効果的な仕事習慣のための健全な基本を再確認することで恩恵を受けることができます。この記事のアイデアはどれも完全に私独自のものではありません（多くは、生産性向上に熱心な大規模なコミュニティから生まれたもので、デビッド・アレンやティム・フェリスといった作家が説く原則から磨き上げられています）。しかし、私はこれらのヒントをすべてできる限り熱心に実践し、活用することで生産性が大幅に向上したことを実感しています。
1. 受信トレイを空にします。
受信トレイが完全に空っぽだったのはいつでしたか？ほとんどの人は、メールアカウントを設定して以来、整理された受信トレイを見たことがないでしょう。これは残念なことです。なぜなら、俗に「受信トレイゼロ」と呼ばれる状態に到達することは、インターネット時代において最も解放感に満ちた体験の一つだからです。
もちろん、新しいメッセージはいつでも届く可能性があるので、この感覚は一時的なものです。しかし、受信トレイにあるすべてのメッセージを効果的かつ戦略的に処理すれば、一日を通して保留中のメッセージリストを管理可能なサイズに抑え、夜中に新しいメッセージが届くかもしれないとしても、今日届いたものはすべて処理したという安心感を持ってPCをシャットダウンすることができます。
この記事で紹介するヒントの多くは、この至福の空虚感を実現するためのものです。しかし、誤解しないでください。メールを徹底的に使いこなしたいのであれば、受信トレイを空にすることは毎日の目標の一つにすべきです。
2. フォルダーを控えめに使用します。
メールフォルダは、参照用に保存しておきたい古いメッセージを整理するのに便利です。受信トレイを整理整頓するのにも役立ちます。（Gmailではフォルダは「ラベル」と呼ばれますが、考え方は同じです。）日々の業務で意識的に管理できる以上のフォルダ（特にサブフォルダ）を作成したいという衝動に駆られるかもしれませんが、注意が必要です。
フォルダの目的は古いメッセージを見つけやすくすることですが、フォルダの数が増えれば増えるほど、その目的を果たせなくなります。フォルダリストが長くなりすぎてすべてを一目で確認できなくなると、フォルダの内容、注意が必要なメッセージ、そして古くなった不要なメッセージだけが溜まっているメッセージなどを適切に把握できなくなる可能性があります。そのため、進行中のプロジェクトを管理するのに必要な数以上のフォルダは作成しないようにしましょう。
どのようなフォルダでも、（『 Getting Things Done』の著者デビッド・アレンの言葉を借りれば）「信頼できるバケツ」として使い、有効期間中は定期的にチェックしましょう。例えば、私の場合は人事部からの重要な文書やメッセージを保存するための「人事」フォルダがあり、後で参照する必要があると分かっています。また、「請求書」フォルダには、対応が必要な新しい請求書などを保管しています。これらのフォルダの内容を週に一度確認し、適切に対応されたメッセージや不要になったメッセージは削除しています。
7つか8つのアクティブフォルダのいずれにも入らない、保存する価値のあるメッセージはすべてGmailにアーカイブされ、簡単な検索でアクセスできます。過去の重要なプロジェクトについて上司から3年前に送られてきたメッセージを、改めて確認したり参照したりしたい場合、検索を使えば通常20秒ほどで見つけることができます。サイドバーの乱雑なフォルダを何十個も探し回るのは10分以上かかることもあり、必要なメッセージが全く見つからないこともあります。
3. フィルターは控えめに使用してください。
私が毎日受け取るメールの多くは、単に情報提供を目的としたもので、同僚がプロジェクトの状況に関するスレッドに私を参加させたものです。これらの状況については、状況を把握しておく必要はあるものの、すぐに対応する必要はありません。こうしたメールの多くは、社内メールサーバー経由で登録しているグループに送られ、件名にはステータスを示すキーワード（「了解」など）が含まれていることがよくあります。フィルターを設定して、自分に最も関係のないキーワードを抽出したり、特定のグループからのメッセージをまとめて受信トレイから信頼できるフォルダーに振り分けたりすることで、その日の主な業務に集中しながら、特定のカテゴリのメッセージを単一の場所で確認する自由が得られます。
フィルターは、重要なプロジェクトやイベントに関するメッセージを一箇所に集めて、すぐに確認するのにも役立ちます。例えば、私は1月に開催される年次イベント（https://www.pcworld.com/topics/tech_events/ces.html）に参加する予定で、受信トレイはショーで会いたい人や発表する製品について教えてくれる人からのメールでいっぱいになり始めています。これらのメッセージはかなりの勢いで届くため、フィルターを設定して受信トレイに届かないようにし、代わりに専用のCESフォルダーに振り分けています。このフォルダーの内容を1日に1回確認して、ショーに関するメッセージに返信すれば、1か月前から仕事に支障をきたすことなく、ショーに関するメッセージに返信できます。
残念ながら、フィルターの使いすぎは、フォルダーへの依存度が高いのと同じくらい逆効果になる可能性があります。フィルターに大量のメールを処理させすぎると、受信トレイに届くメールの追跡が難しくなります。20個のフィルターが20個の異なるフォルダーにメールを送信していると、受信メールの内容を把握することは不可能です。
同僚の何人かは、特定の人からのメッセージを、その送信者専用のフォルダに集めるフォルダとフィルターを使っています。彼らはそれを信頼しているようですが、同時に、相当数のメッセージを見逃しているようです。私が「先日送ったメールについて、まだ返事が来ていないのですが」と言うと、彼らは決まってマウスを掴んで私の名前のフォルダをクリックし、メッセージを探し始めます。そして案の定、2日前の未読のメールがそこにあります。過剰なフィルタリングは問題です。
次のページ: 最初から返信すべき場合と、定型返信が有効な場合
4. 最初に削除し、残っているメッセージを後で読みます。
あなたが受け取るメールのほとんどは、おそらくゴミでしょう。必ずしもスパムメールではないかもしれませんが、あなたにとって役に立たず、一瞬たりとも注意を払う価値もありません。オンラインストアのメーリングリストに登録させ、簡単な買い物をしてしまった場合は、その可能性がさらに高まります。その結果、登録したにもかかわらず、毎日、不要なマーケティングメッセージが絶え間なく届くことになります。
一日の始まりに受信トレイをスクロールして、大量の迷惑メールの中から重要なメッセージを探すのではなく、まずは明らかに不要なメールを削除することで、少し精神的な安らぎを得ましょう。受信トレイに80件ものメールが溜まっている状態で一日を始めても、5分ほどで15件にまで絞り込めるなんて、驚きです。不要なメールを整理するのは気持ちがいいですし、ほとんど手間もかかりません。
そして、すべての無駄が取り除かれたら、重要なメッセージに自信を持って取り組み始めることができます。
外出中は、https://www.pcworld.com/reviews/collection/3973/best_5_business_phones.html のメールクライアントを使って不要なメッセージを探し出し、削除することで、受信トレイのサイズを縮小できます。モバイルインターフェースはメッセージの作成には必ずしも適していませんが、メッセージリストを素早くスクロールして不要なメールを除去するのに最適です。
5. すぐに行動を起こしましょう。
メールを開いたら、すぐに何らかの対応をしましょう。迷惑メールだったり、何らかの理由で保存しておく価値がない場合は、すぐに削除しましょう。保存しておく価値はあるけれど、それ以上の対応は必要ない場合は、信頼できるフォルダに保存するか、アーカイブしておけば、後から必要になったときに検索できます。
2分ルールを活用しましょう。メッセージに2分以内に完了できるアクション（返信を入力して送信ボタンをクリックするなど）が必要な場合は、すぐに実行してください。その後、メッセージをファイルに保存、アーカイブ、または削除して、次の作業に移りましょう。
メッセージが他の誰かの対応を必要とする場合は、「転送」をクリックして、対応が必要な人に送信することで委任できます。完了したか確認する必要がある場合は、「Waiting For（対応待ち）」というフォルダに保存しておけば、後で必要に応じてフォローアップできます。（毎日の終わりに「Waiting For（対応待ち）」フォルダの内容を確認することをお勧めします。）
メッセージの中には、特定の日付や時間にアクションが必要なものがあります。そういったメッセージを処理するために、私はNudgemailという新しいサービスを使っています。このサービスを使うと、[email protected]などのアドレスにメッセージを転送することで、メッセージを保留にすることができます。Nudgemailは、アドレスに指定された日付または時間にメッセージを返信してくれるので、その時に対処できます。これは、時間的に制約のあるメッセージを見失うことなく、受信トレイを空の状態に保つための優れた方法です。
12/3更新：本日、Nudgemailに定期リマインダー機能が追加されました。この機能を使うと、 [email protected]や[email protected]といったメールアドレスに、自動的に繰り返し送信されるリマインダーを自分に送信できます。上司から新しい業務を任され、それを日常業務に組み込む必要がある場合などに非常に便利です。
緊急性のないメッセージであっても、2分では対応できないような対応やフォローアップが必要な場合は、時間のある時まで延期しましょう。そのような場合は、カレンダー、ToDoリスト、サイドバーの信頼できるフォルダ、デスク上のWire Inboxなど、別のシステムにタスクを保存する必要があります。保存場所は問いません。必ず後で確認できる場所にしてください。対応策を講じ、その約束を信頼できる場所に記録したら、メッセージを受信箱から削除して次の作業に移りましょう。
6. ゆっくり進みましょう。
仕事中にメールに気を取られ続けないようにしましょう。プロジェクトに集中しなければならない時、絶え間なく届く新しいメッセージに惑わされ、目の前の仕事から簡単に気をそらされてしまう可能性があります。しかし、メールはインスタントメッセージではないため、どんなメッセージに対してもすぐに返信することが期待されることはほとんどありません。
中断のない時間を確保するには、メールクライアントの更新間隔を1～5分ごとではなく、30分程度に設定しましょう。GmailなどのWebベースのクライアントを使用している場合は、確認する必要がある時以外はブラウザのメールタブを閉じておきましょう。
7. 定型文の返信を使用します。
私たちの多くは、いくつかの繰り返しの話題について、たくさんのメールを受け取っています。そうしたメールの多くに対応するには、オフィスへの道順、方針表明、重要な製品に関する情報などの詳細を記載した定型的な返信を使用することで、時間を節約できます。
Gmailをご利用の方は、Google LabsのCanned Responsesプラグインをお試しください。この便利なツールを使うと、メールインターフェースにドロップダウンメニューが追加され、そこから複数のテキストエントリを選択してメッセージに挿入できます。
Outlook の署名機能は、Gmail の返信定型文とほぼ同じように機能します。定型メッセージごとに個別の署名を作成し、必要なときに「署名」オプションから選択します。
返信に盛り込むための重要な返答がいくつか用意されているので、親しみやすい挨拶文を入力し、定型文を挿入して、[送信]をクリックできます。
これらは、優れたメール管理戦略を構成する数多くの戦術のほんの一部に過ぎません。これらの戦術を熱心に実践すれば、受信トレイを開き、内容を確認し、仕事に戻る準備がスムーズになります。そして、一日の終わりにサインアウトするときには、届いたすべてのメッセージに迅速かつ効果的に対応できたという安心感が得られるでしょう。
ご自身の優れたメール戦略をお持ちでしたら、ぜひコメント欄でお知らせください。
