Excel の 5 つの悪夢とその解決方法

Microsoft Excel がサディストによって発明されたのではないかと考えたことはありませんか?

複数のファイルを一度に編集しようとすると、「ワークシートを探す」ゲームのようになってしまいます。必要な機能はリボンのどれかにあるのは分かっていても、どれがどこなのか分からない、といった状況です。また、大きくて扱いにくいワークブックファイルはプログラムの動作を著しく低下させ、たった一つの数字を変更しただけでコーヒーブレイクが必要になることもあります。

正直に言って、Excelで重要な仕事を大量にこなしていると、次から次へと悪夢のような問題に直面することになります。そして、Excelを使う方が紙と鉛筆で家計簿をつけるよりも難しいと感じるなら、何かがうまくいっていない可能性があります。

Excel 2007 および 2010 でよくある 5 つの問題に対する解決策をご紹介します。複数のブックを簡単に管理する方法、処理速度の遅いファイルを高速化する方法、複数のユーザーによる変更を追跡する方法、すべてのリボンの中から必要な機能を見つける方法、データをより簡単に入力する方法などを説明します。

1. 複数のワークブックを開くと手間が最大限に増える

Excel では、3 つ以上のスプレッドシートを操作するのに、2 つの明白な方法があります。全体像がわからない小さすぎるウィンドウを使用するか、不器用な方法でウィンドウを切り替えるかのいずれかです。

Excelを起動すると、Windowsデスクトップに1つのウィンドウが開きます。別のブック（1つ以上のワークシートを含むExcelファイル）を開いたり作成したりすると、Excelウィンドウ内に内部ウィンドウが開きます。内部ウィンドウは、各ウィンドウがExcelウィンドウ全体に広がるように最大化したり、元に戻して一度に表示したりすることができます。

ワークシートが極端に小さい場合を除き、内側のウィンドウを最大化（デフォルト設定）して、Excelウィンドウ全体に表示されるようにしておく必要があります。ワークシート間の切り替えは、Ctrl + Tab キーを押すか、逆方向に切り替えたい場合はCtrl + Shift + Tab キーを押します。

この方法は、開いているファイルが2つだけであればうまく機能しますが、ファイルを追加するほど、ファイルを何度も繰り返し確認する必要があり、間違った方向に進んでしまい、戻って作業する時間を無駄にしてしまう可能性があります。この方法のもう一つの問題は、2つのワークブックを同時に確認できないことです（これは、作業内容によっては便利な場合もあります）。

そのためには、ワークブックの「復元」ボタンをクリックします。このボタンは、Excelの右上隅にある「復元」ボタンの下にあります。すると、ウィンドウのサイズを変更したり、並べ替えたりして見やすくすることができます。また、現在表示したくないウィンドウを最小化することもできます。

モニターを2台使用している場合は、Excelの「元に戻す」ボタンをクリックして最大化を解除し、Excelウィンドウの端をドラッグして両方のモニターに表示させます。ウィンドウを配置するスペースが広がります。

最後の選択肢（そして私見では最良の選択肢）は、ExtendOfficeのhttps://www.pcworld.com/downloads/file/fid,84316/description.html製品をダウンロードしてインストールすることです。これらのOfficeアドインは、開いている各ファイルをアプリケーションウィンドウの上部にある専用のタブに表示します。画面スペースは少し犠牲になりますが、複数のウィンドウを簡単に切り替えられるようになります。https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,198539/description.htmlは、Word、PowerPoint、そしてExcelにタブを追加し、必要な機能をほぼすべて処理できます。

2. 1つの超低速ファイル

Windowsエクスプローラーでワークシートをダブルクリックし、Excelに読み込まれるのを待ちます。そして待ちます。そして待ちます。ようやく読み込まれます。数値を変更し、さらに待ちます。

特定のExcelブックファイルがなぜ遅くなり、使い物にならなくなるのか、その理由を特定するのは難しいです。ここでは、よくある3つの原因と、その対処法をご紹介します。

計算が多すぎる:複雑なブックでは、1 つの数値を変更すると何百もの繰り返し計算に影響する可能性があり、Excel では各計算を実行するのに時間がかかります。

解決策は、自動計算をオフにすることです。これは「オプション」ダイアログボックスから行うことができます。Excel 2010では、「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「オプション」を選択します。Excel 2007では、丸いOfficeボタンをクリックし、ドロップダウンメニューの下部にある「Excelのオプション」ボタンをクリックします。

「オプション」ダイアログボックスが表示されたら、左側のペインで「数式」を選択します。「ブックの計算」では「手動」を選択します。

ファイルを保存するかF9 キーを押すまで、数字は正しくならないことに注意してください。

書式設定が多すぎる:スプレッドシートは見た目に美しい必要はありません。読みやすいように、書式設定は必要最小限に抑えます。

書式設定がファイルの速度を低下させているかどうかを確認するには、ファイルのコピーを作成し、そのコピーをExcelで開きます。Ctrl + A キーを押してワークシート全体を選択します。ワークブックに複数のワークシートがある場合は、Shiftキーを押しながらウィンドウ下部の最後のタブをクリックして、すべてのワークシートを選択します。次に、「ホーム」リボンの「編集」セクションで、「クリア」アイコン（消しゴムのような形）の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、「書式のクリア」を選択します。ファイルを保存します。

この新しいファイルが古いファイルよりも大幅に高速である場合は、元のファイルを過剰フォーマットしたことになります。

ファイルサイズが必要以上に大きい：大きなファイルが遅くなるのは当然のことです。しかし、ファイルサイズを小さくすることでメリットを得られる場合もあります。

ファイルがこれらのいずれに該当するかを確認するには、Ctrl + Endキーを押します。ワークシートの最後のセルに移動します。確かに、下や右のセルも表示されますが、Excel は実際にそれらのセルに何かを入力するまで保存しません。

移動先のセルがコンテンツを含む最後の行よりずっと下、または最後の列よりずっと右にある場合、ファイルに不要なオーバーヘッドがあることになります。

解決策は？実際に使用したセルを同じブック内の新しいワークシートにコピーし、古いワークシートを削除します。

3. リボンの迷路で機能が失われる

クイック: ページ レイアウト アイコンがどのリボンにあるか知っていますか? ヒント: ページ レイアウト リボンではありません。

Office 2007で導入されたリボンインターフェースは、Excelなどのアプリケーションの使いやすさを向上させるはずです。しかし、実際に使いこなせる場合もあれば、リボンをクリックする手間を惜しんで時間を無駄にしてしまう場合もあります。

https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,158142/description.html は、Microsoft Office Labs の無料アドオンでこの問題を解決します。アドオンをインストールすると、コマンドを検索できるリボンが表示されます。

(ちなみに、ページ レイアウト アイコンは [表示] リボンにあります。)

4. 複数のユーザーからの変更が積み重なる

同僚と二人で同じワークブックを編集すると問題が発生します。3人、4人がネットワーク経由で同じファイルをいじると、大惨事につながる可能性があります。

幸いなことに、ワークフローをコントロールするために必要なものはすべて、「レビュー」リボンに集約されています。ここでは、リボンにある3つの重要なツールをご紹介します。

変更内容を一目で確認：誰がいつどのような変更を行ったかを確認したい場合は、「変更履歴の記録」メニューをドロップダウンし、「変更箇所を強調表示」を選択してください。オプションを入力します。変更内容を保存する期間、変更履歴の記録対象者、変更内容を別のシートに表示するかどうかを制御できます。また、変更を承認または拒否することもできます。

ファイルの全体または一部を保護する：「シートの保護」と「ブックの保護」オプションを使用すると、誰が何を変更できるかを制御できます。いずれかのボタンをクリックすると、ファイルのさまざまな部分をパスワードで保護できます。

ワークブックを共有する：「ワークブックを共有」オプションを使用すると、複数のユーザーが同時にスプレッドシートを変更できます。このような設定は事態を悪化させるだけだと思われているかもしれませんが、ご安心ください。ファイルの保存時に競合が発生した場合、ダイアログボックスに両方のオプションが表示され、どちらかを選択できます。

5. 終わりのないデータ入力

スプレッドシートはデータベースプログラムではありませんが、誰もがデータベースプログラムとして使い、列や行のデータを表に入力しています。なぜそうしないのでしょうか？Excelで簡単な表を作成する方が、Accessなどで本格的なデータベースを作成するよりもはるかに簡単だからです。

理由はこうです。Excelではデータ入力がはるかに難しいからです。結局のところ、本物のデータベースにはデータ入力用のフォームが用意されており、スプレッドシートの表形式よりもはるかに使いやすいのです。

解決策は簡単です。Excelでデータ入力用のフォームを開くだけです。表内の任意のセルを選択し、フォームアイコンをクリックするだけで簡単に操作できます。

フォームアイコンを表示させてしまえば、あとは簡単です。クイックアクセスツールバーの右端にある下矢印をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。「コマンドの選択」ドロップダウンメニューで、「リボンにないコマンド」を選択します。下にスクロールして「フォーム」を選択します。 「追加」ボタンをクリックします。

表内の任意のセルを選択し、「フォーム」アイコンをクリックすると、データ入力フォームが表示されます。

こうしたExcelのテクニックを知らないと、悪夢はどんどん大きくなり、幸福度は下がり、競合他社に分断されて支配されてしまうでしょう。しかし、これらの悪夢を解決する方法を知った今、力はあなたにあります。