先週の金曜日、エイプリルフールだったので、「テクノロジーで超生産性を高める方法」という冗談めいた記事を投稿しました。笑ってしまうほど的外れなアドバイスが満載で、要するに「最新のガジェットを買って、数日から数週間かけて設定し、それからまた新しいガジェットを買う」という内容でした。しかし、これは単なる冗談記事ではありませんでした。テクノロジーが私たちの生産性にどのような影響を与えるかという重要な点を説明することが目的でした。
90年代初頭、Palm Pilotは、それまでほぼ完全に紙ベースだった生産性向上の環境に、ハンドヘルド機器をシームレスに統合することで、個人の組織化に革命をもたらしました。数百ドルで、知識労働者は軽量で柔軟性が高く、豊富なアプリから選べるPDAを手に入れることができるようになりました。スマートフォンはPDAの台頭を後押しし、それ以来、イノベーションのペースは猛烈な勢いを続けています。
こうした絶え間ない変化に伴う問題は、私たちの組織の中心となっているモバイルデバイスが、絶えず陳腐化していくことで、驚くほど速いペースで端末（そして今ではタブレットも）をアップグレードせざるを得なくなることです。アップグレードのたびに同じ製品プラットフォームを使い続けていたとしても、効率性を高める最新モデルにアップグレードするたびに、数営業日ほど生産性が急落してしまうことは容易に想像できます。iOSからAndroidへ、あるいはその逆へ移行すれば、生産性の低下はさらに深刻化します。
では、テクノロジーのアップグレードを効率化して生産性を維持するにはどうすればよいでしょうか?
システムを理解する
生産性オタクたちはいつも自分のシステムについて語りますが、私も例外ではありません。ここ数週間、私が互いに補完し合っていると考える2つのシステム、デビッド・アレンの「Getting Things Done」（GTD）とフランチェスコ・シリロの「ポモドーロ・テクニック」についてお話ししました。自分のシステムにどっぷりと浸かっている人は、（多くの場合、真剣な実験と経験に基づいて）自分のアプローチが他のものより優れていると主張する傾向がありますが、ここでより重要なのは、それが何であれ、何らかのシステムを持ち、それを効果的に適用する方法を知っていることです。
誰かの生産性哲学をそのまま取り入れるか、独自のシステムを構築するかは、実際には重要ではありません。重要なのは、自分の思考がどのように働くかを理解し、自分の生産性の弱点を補うように、誠実かつ体系的に自分のコミットメントを追跡し、自分が従うと約束したルールを守ることです。（ちなみに、生産性、そして人生全般における私の信条は、ルールをできるだけ少なくし、それを忠実に守ることです。つまり、私は非常にシンプルなシステムを好むのです。）
効果的な生産性向上システムがあれば、それを適用するテクノロジーはそれほど重要ではありません。例えばGTDは、フォルダーや手書きのリストなど、完全に紙ベースの環境でも、スマートフォンだけで完結するワークスペースでも、同じように機能します。GTDの考案者であるデビッド・アレンが、自身の手法をサポートするために設計された数百ものアプリの中から特定の選択肢を推奨することを躊躇しているのは、決して偶然ではありません。優れたシステムは、場所や状況を問わず機能するはずです。
したがって、作業に使用している媒体に関係なく、自分の責任を管理するための健全な方法論を自分自身で確立する（または他の人から借りる）と、システムをある技術プラットフォームから別の技術プラットフォームに移行する必要があるときはいつでも、軌道に乗ったままでいられる可能性が高くなります。
新奇なもの自体に抵抗する
このブログを読んでいるということは、生産性とテクノロジーに少なからず関心をお持ちだと思われますが、ご注意ください。技術の進歩には明らかな利点がある一方で、新しいものが必ずしも優れているとは限りません。スマートフォンやタブレットを持ち歩く主な理由が生産性向上である場合、より魅力的な製品が登場するたびにデバイスをアップグレードし続けるのは必ずしも得策ではありません。
新しいスマートフォンを使いこなせるようになるには、毎日何週間も使い続け、頻繁に設定を微調整する必要があるかもしれません。壁紙からデスクトップの配置、アプリとその様々なオプションに至るまで、デバイスの設定のあらゆるニュアンスが、そのデバイスがあなたの心の延長としてどれほど使いやすく直感的に機能するかに影響を与えます。そして、新しいデバイスを手に入れるたびに、少なくとも設定プロセスのかなりの部分を再実行しなければなりません。
ここで私が言いたいのは、新しいデバイスの設定に時間を取られるのを避けるためだけに、古くなったデバイスを永遠に使い続けるべきだということではありません。むしろ、今使っているガジェットからアップグレードする意味が本当にあるのか、自分に正直に考えてみるべきだということです。もし2年が経過し、新しいデバイスが生産性向上に役立つと5つ以上も明確に言えるなら、おそらく買い替えの時期が来ていると言えるでしょう。しかし、例えばVerizonのiPhone 4を買ったばかりで、既に4G対応のHTC Thunderboltへの買い替えを検討しているなら、少しペースを落とした方が良いかもしれません。
アプリを使い続ける
デバイスを変えると生産性が急降下するのと同じように、主要アプリを切り替えると、状況は一変してしまいます。結局のところ、あなたのデジタルライフを実際に管理しているのは、デバイスそのものではなく、アプリなのです。
もちろん、新しいアプリは絶えず登場しており、価値のない新作が何千本もリリースされるたびに、数本の逸品に出会う可能性は十分にあります。そしてそこに問題があります。真に革新的なアプリは、生産性向上の考え方に非常に良い影響を与える可能性があります。しかし、アプリストアのカテゴリリストの上位に躍り出る、安っぽい流行りのアプリを次々と試しては捨て去るのに費やす時間とエネルギーは、システムに取り入れる価値のある新しいアプリを一つも見つける前に、それらの潜在的なメリットを台無しにしてしまう可能性があるのです。
思考の川にまた大きな石を投げ込んで流れを乱す前に、少し調べてみましょう。アプリの機能、同期やカスタマイズ設定のニュアンスや癖、信頼できる情報源や他のユーザーのレビューなどを調べる時間は、実際のデータを読み込んで独自のワークフローを試してみるよりも、一般的に価値のある投資です。一般的に、他人の失敗から学ぶ方が良いでしょう。
クラウドを活用する
もちろん、いつかは既存のデバイスをアップグレードしたくなるでしょう。その際、お気に入りのアプリをサポートするクラウドサービスに重要なデータをすべて同期させておくと便利です。充実したオンラインコンポーネントを備えたアプリ（できればブラウザから完全に操作できるもの）を選択することで、デバイス間の移行が劇的に楽になります。ほとんどの場合、新しいデバイスにデータを移行するには、アプリ（https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,71923-order,4/description.html や https://www.pcworld.com/appguide/app.html?id=461229&expand=false など）をダウンロードしてログインするだけで済みます。アプリを思い通りに動作させるには、デバイス側でいくつかの設定が必要になる場合もありますが、少なくともToDoリストをすべて入力し直す必要はありません。
