Microsoft Word は、夜通し作業に追われる原因になることがあります。筆が進まないからだけではありません。フォントを変えても、Word は元に戻してしまいます。段が揃わない。プログラムがフリーズして、作業が滞ってしまう。
安眠を台無しにするWordのよくある失敗例5つと、その解決方法をご紹介します。以下のアドバイスはWord 2007とWord 2010の両方で有効です。
1. Word が読み込まれない
まさに悪夢です。ワープロを起動すると、フリーズするか、強制終了してしまいます。何もできないのです。
おそらく標準テンプレートが破損していると思われます。バックアップに置き換えるか、Wordで最初から再作成すれば、おそらく正常に動作するようになるでしょう。
まず最初に、テンプレートフォルダを開きます。おそらくこれでうまくいくでしょう。Wordを閉じた状態で、「スタート」（ XPの場合は「スタート」、「ファイル名を指定して実行」）をクリックし、 「%appdata%microsofttemplates 」と入力してEnterキーを押します。
Word を大幅にカスタマイズしている場合（スタイルの変更やマクロの作成（特にマクロの作成）など）、復元したバックアップが最善策です。Windows 7 ユーザーは、意識的にバックアップを取っていなくても、復元できる可能性があります。Normal.dotx（または Normal.dotm）ファイルを右クリックし、「以前のバージョンの復元」を選択します。表示されるバージョンのいずれかを復元してみて、問題が解決するかどうかを確認してください。
それ以外の場合、別のバックアップがある場合は、そこからファイルを復元できるかどうかを確認してください。
そうでない場合は、Normal.dotm ファイルの名前を変更してください。名前は何でも構いません。「Abnormal」で問題ありません。Word を再起動すると、Microsoft のデフォルト設定を含む新しい Normal.dotm ファイルが作成されます。
標準テンプレートの破損状況によっては、Wordを起動した後でも読み込むことができる場合があります。Wordで、Officeアイコン（Word 2007）またはファイルリボンタブ（Word 2010）をクリックし、「新規」をクリックします。「マイテンプレート」を選択し、「Abnormal」（またはファイル名）を選択します。
作成した新しいドキュメントで Word がクラッシュしない場合は、Abnormal を引き続き使用できます。
2. Wordがクラッシュし、私の作品も消えた
これまでに書かれた他のあらゆるコンピュータプログラムと同様に、Word も時折クラッシュします。Windows も同様にクラッシュし、Word もクラッシュします。また、ハードウェアもクラッシュし、Windows と Word の両方がダウンすることもあります。
原因が何であれ、現実は避けられません。Word がダウンし、作業内容を保存する機会が与えられないこともあります。しかし、実際にどれほどの損失が発生するのでしょうか？そして、どうすればこの被害を軽減できるのでしょうか？
Wordは文書を2つの方法で保存します。両方を賢く活用すれば、災害発生時の損失を最小限に抑えることができます。
まず、昔ながらの手動でのファイル保存があります。もうお分かりですね。Ctrl + S キーを押してファイルを保存します。新規ファイルで初めて保存する場合は、文書に名前を付け、Word に保存場所を指定する必要があります。その後は、Ctrl + Sを押すだけです。
Ctrl+Sキーを頻繁に押す習慣をつけると良いでしょう。立ち上がってストレッチをするとき、考え事をしているとき、あるいは良い文章を書いているときなどに使ってみてください。さあ、私もやってみました。
しかし、この方法でファイルを保存するかどうかは作業習慣によって異なるため、完全に信頼できるとは言えません（悪意はありません）。幸いなことに、Wordには文書を定期的に保存する別の方法があります。それは自動回復です。
おそらく既にオンになっていると思いますが、念のため確認しておきましょう。Word 2007をお使いの場合は、Officeアイコンをクリックし、「Wordのオプション」を選択してください。Word 2010をお使いの場合は、 「ファイル」リボンタブをクリックし、左側のペインで「オプション」を選択してください。左側のペインで「保存」をクリックしてください。 「n分ごとに自動保存」がオンになっていることを確認してください。この時間は必要に応じて変更できます。私はデフォルトの10分ではなく、 5分に設定しています。Word 2010をお使いの場合は、 「最後に自動保存したバージョンを保持する」もオンになっていない場合はオンにしてください。
自動回復機能は、設定された間隔で、文書を別の名前で、開く必要のないフォルダに保存します。文書を閉じるかWordを正常に終了すると、ファイルは削除されます。これらのファイルは一時的なものであり、手動で保存した実際の.docxファイルの代わりとなるものではないことを覚えておくことが重要です。
しかし、Word、Windows、またはハードウェアがクラッシュした場合、このツールがまだ残っていると安心するでしょう。文書を読み込まずにWordを起動すると、左側の文書回復パネルで、最後に保存した自動回復ファイルと通常の保存ファイルを選択できます。最後に保存したファイルを選択してください。
3. 列が揃わない
左側のテキストを右側のテキストと縦に揃えなければならないページレイアウトを考えたことはありませんか？例えば履歴書の場合、左側の欄の「職歴」という単語が、過去の職歴を列挙した複数の段落の先頭と揃ってしまいます。そして、左側の「学歴」という単語は、出身校と同じ行から始めなければなりません。
多くの人は、タブかWordの段組み機能を使って、このようなレイアウトを設定しようとします。どちらの方法も、無駄な作業と頭痛の種となることは間違いありません。完璧なレイアウトに1時間かけても、たった1つの文を追加する必要があることに気づき、すべてが台無しになってしまうこともあります。
解決策：列やタブを使わず、表を使いましょう。
[挿入] リボンで、[表]アイコンをプルダウンし、2 列/1 行を選択します (2 列が必要であると仮定)。
こうすると表が表示されますが、これは問題です。表らしく見せたくないのです。
「表ツール」というセクションに、さらに2つのリボンが表示されます。このセクションの「デザイン」タブをクリックします。右下隅にある小さな線と矢印のアイコンをクリックして「表スタイル」パネルをプルダウンし、「クリア」を選択します。
表が完全に消えてしまった場合は、「表ツール」セクションの「レイアウト」リボンをクリックし、左側の「ガイドラインの表示」をクリックします。そうすると表は表示されますが、印刷はされません。
2 つの列の幅を同じにしたくない場合は、列を分ける垂直線をドラッグして、それぞれのサイズを適切なサイズにします。
表の使い方は次のとおりです。左の列でTabキーを押すと、カーソルが右の列に移動します。右の列でTabキーを押すと、カーソルが次の行に移動します。表の最終行にいる場合は、次の行が作成されます。Enterキーを押すと、現在の行に新しい行が挿入されます。
例えば、上で説明した履歴書の場合、表の最初のセルに「職歴」と入力し、 Tabキーを押して、前職についての詳細を入力します。その後、Enterキーを押して、右の列に入力したまま、前職を別の段落に入力します。職歴の入力が終わったら、もう一度Tabキーを押して、学歴の行を新たに開始します。
次のページ: 消えないデフォルトのフォントを削除する方法…
4. デフォルトのフォントは消えない
Wordの標準フォント（例えば11ポイントのCalibri）が気に入らないので、変更します。次に新しい文書を作成すると、11ポイントのCalibriになります。そこでまた変更します。次に…まあ、お分かりでしょう。
重要なのは、フォントを一度変更すればどこが変更完了になるかを把握することです。Normalテンプレートで変更すれば、そのまま反映されます。
標準テンプレートを使って新しい文書を作成してください。何を言っているのかわからなくても心配しないでください。意図的に別のテンプレートを使用するほどの知識がない限り、新しい文書は既に標準テンプレートを使用しています。
「ホーム」タブの「スタイル」セクションで、「標準」ボックスを右クリックし、「変更」を選択します。このダイアログボックスでフォントを変更し、「このテンプレートに基づく新しいドキュメント」をクリックしてから「OK」をクリックします。
Normal 以外のテンプレートを使用する場合は、それらのテンプレートのデフォルトのフォントも変更する必要がある場合があります。
5. これらの段落はフォーマットし直す必要があるが、他の段落はフォーマットし直す必要がない
長い文書で、小見出しで区切られています。そして、上から命令が下されます。小見出しだけ、しかも小見出しだけは別のフォントにしなければならない、と。
例えば、文書全体を12ポイントのBookman Old Styleで作成しました。小見出しを目立たせるために、太字で下線が引かれています。上司は、小見出しは14ポイントの太字Arialで作成するように指示しています。
文書全体を調べて手動で変更することもできますが、それは本当に面倒です。さらに変更を求められたら、さらに面倒です。
文書作成時にスタイルをうまく使用していれば（例えば、小見出しには「見出し2」スタイル、その他すべてには「標準」スタイルを適用するなど）、これで問題は解決です。作業は簡単です。
いずれかの小見出し（どれでも構いません）に移動します。段落全体を選択し、お好み（または上司の希望）に合わせて書式を変更します。次に、段落を右クリックし、「スタイル」→「スタイル名を選択範囲に合わせて更新」を選択します。例えば、小見出しに「見出し2」スタイルを使用している場合は、「スタイル」 → 「見出し2を選択範囲に合わせて更新」を選択します。
しかし、最初からスタイルを使っていなかった場合、状況はより複雑になります。（そして、おそらくこれからはスタイルを使うことになるでしょう。）小見出しを定義している現在の書式設定をスタイルに置き換える必要があります。これは「検索と置換」を使って行うことができます。
文書を開いた状態で、Ctrl + H キーを押して「検索と置換」ダイアログボックスを開きます。「検索する文字列」と「置換後の文字列」のフィールドは両方とも空白のままにしておきます。左下隅に「詳細」ボタンがある場合はクリックしてください。
「書式」プルダウンメニューボタンをクリックします。現在ヘッダーを区別している書式設定のオプションを選択します。例えば、太字と下線付きの例では、「書式」、「フォント」を選択します。「フォントスタイル」では「太字」を選択します。「下線スタイル」では適切なオプションを選択します。
「置換後の文字列」フィールドにカーソルを置き、「書式」をクリックし、「スタイル」をクリックします。適切なスタイル（例：見出し2）を選択します。
「すべて置換」をクリックします。
サブヘッダーに独自のスタイルが設定されたので、上記の手順を使用してサブヘッダーのみを変更できます。
文章を処理している間は、フォーマットやファイルの保護といったことに気を取られるべきではありません。適切な締めくくりの段落を考えるなど、仕事の本当に難しい部分に集中できるはずです。
寄稿編集者のリンカーン・スペクターは、PC Worldのアンサーラインコラムとブログ、そして映画ブログBayflicks.netを執筆しています。リンカーンをTwitterでフォローしてください。
