Office for iPad: IFTTT を使って Word から PDF をエクスポートする

MicrosoftのOffice for iPadのアップデートで、WordにPDFエクスポート機能がやっと追加されました。20分ほどイライラしながらタップし続けた後、まさかと思うようなメニューに隠されたオプションを見つけましたが、期待していたほどの機能はしませんでした。アプリの初期リリースでは印刷できなかったのを覚えていますか？今回のリリースでは、PDFをメールの添付ファイルとしてのみエクスポートできます。iOSユーザーが真に生産性を高めるには、これでは不十分です。

とはいえ、不足している機能や未完成の機能に悩まされる必要はありません。Wordの機能に欠けている部分の一部は、IFTTTのちょっとした助けを借りれば補うことができます。

PDFのエクスポート

Office 2013、Google Drive、LibreOfficeなどのデスクトップパブリッシングスイートを使ったことがある方なら、通常はファイルメニューからエクスポートを行うことをご存知でしょう。ところが、iPad版Wordではそうはいきません。

iPadのファイルメニューの単語 — Word for iPad のファイルメニューには、エクスポートオプションが明らかに不足しています。

代わりに、Microsoft はコマンドを [共有] メニューに配置することを選択しており、PDF を添付ファイルとして電子メールで送信するという 1 つのオプションのみを提供しています。

これを行うには、共有アイコン（小さな人間の胴体と「+」記号の横にあるアイコン）をタップして共有メニューを開きます。そこから、「メールに添付して送信」 > 「PDFを送信」をタップします。

iPad用のWordをPDFにエクスポート — ドキュメントを PDF としてエクスポートする機能は、ユーザーが期待する [ファイル] メニューではなく、あいまいな [電子メールの添付ファイルとして送信] オプションの背後に隠されています。

PDF ファイルが添付された電子メールフォームが表示されます。

どれもとても簡単ですが、非常に制限があります。例えば、PDFをiPadのローカルストレージに直接エクスポートする機能はMicrosoftには含まれていません。自分宛てにメールを送信するのが好きなのでなければ、PDFにアクセスするエレガントな方法はありません。

そのため、私たちはクラウドの力を活用して、Word にさらなる力を与えるつもりです。

PDFをクラウドにエクスポートする

元の Word 文書をアップロードせずに、ドキュメントをクラウドで共有したい場合はどうすればよいでしょうか。Microsoft では、もちろん OneDrive や SharePoint にドキュメントを保存できますが、他のサービスを好む方もいるでしょう。

IFTTTを使えば、メール経由でクラウドストレージにファイルをアップロードできます。IFTTTの使い方をまだよく知らない方は、オンラインタスクの自動化にIFTTTの使い方を学ぶことをお勧めします。

このIFTTTレシピでは、メールとクラウドストレージサービスの2つのチャンネルが必要です。この例ではGoogleドライブを使用しますが、BoxやDropboxのチャンネルでも使えるようにレシピを変更するのも同様に簡単です。

チャンネルをアクティブ化する

まず、IFTTTがあなたのメールアドレスからのメールをあなたのアカウントに紐付けられるように、メールチャンネルを有効化する必要があります。「チャンネル」をクリックし、メールチャンネルアイコンをクリックして、メールチャンネルへ移動します。

メールアドレスを入力すると、IFTTT からそのメールアドレスに PIN が送信されるので、次のページでその PIN を入力する必要があります。

次に、クラウドストレージチャネルを設定する必要があります。Googleドライブの場合は、メールチャネルと同じ方法でGoogleドライブチャネルに移動します。

Googleドライブを有効にするには、Googleアカウントへのログインを求められる場合があります。ログインすると、GoogleがIFTTTにアカウントへのアクセスを許可するかどうかを尋ねます。「承認」をクリックすると、チャンネルの準備が完了します。

料理を始めよう

さあ、レシピを作成してみましょう。「マイレシピ」をクリックし、次のページで「レシピを作成」をクリックします。これをクリックし、トリガーチャネルとして「メール」を選択します。

IFTTT メールトリガー — メールチャンネルではトリガーが2つしか提供されません。「IFTTTにタグ付けしたメールを送信」オプションを使用すると、ハッシュタグを使った様々なレシピを作成できます。

「IFTTTにタグ付けしたメールを送信」を選択し、ファイルのアップロード時に指定するハッシュタグを入力します。これは非常に便利です。メールの件名にハッシュタグを使用することで、各ファイルの送信先を正確に制御できます。

ifttt メールタグ — メールの件名にタグを追加することで、タグごとに異なる IFTTT レシピを作成できます。

例えば、TPSレポートをGoogleドライブ上の「TPS」というフォルダにアップロードしたい場合、件名にハッシュタグ「#TPSReports」を使用すれば、IFTTTは適切なレシピを使って処理します。この例では、レシピでハッシュタグ「#PCWorld」を使用することにしました。

完了したら、「トリガーの作成」を選択します。

次に、アクションを設定する必要があります。「Googleドライブ」を選択し、「URLからファイルをアップロード」を選択します。

IFTTT Googleドライブアクション — Google ドライブではいくつかのアクションが提供されていますが、この場合は URL からファイルをアップロードするアクションのみを使用します。

IFTTTは、そのアクションに必要な情報をアクションフィールドに自動的に入力します。ファイルURLフィールドは、ドライブがファイルを取得する場所となるため、添付ファイルURLのままにしておいてください。

ファイル名には「件名」を使用しても問題ありません。これにより、ドライブにアップロードしたファイルのファイル名は、ハッシュタグを除いたメールの件名に設定されます。例えば、メールの件名が「製品パンフレット #PCWorld」の場合、アップロードしたPDFのファイル名は「製品パンフレット.pdf」になります。

IFTTT Googleドライブのアクションフィールド — IFTTT はアクションフィールドを自動入力します。ほとんどのデフォルト設定で問題ありませんが、フォルダパスの変更を検討してください。

最後に、ファイルを追加するフォルダを設定します。デフォルトでは「IFTTT/Email」ですが、ほぼ任意のフォルダに設定できます。このフィールドを空白のままにすると、デフォルトで「IFTTT」フォルダに設定されますのでご注意ください。ファイルをGoogleドライブのベースフォルダにドロップしたい場合は、/パスを入力してください。

完了したら、もう一度[アクションの作成]をクリックします。

これでレシピに名前を付けられるようになります。また、レシピが実行された際にIFTTT AndroidまたはiOSアプリから通知を受け取るかどうかも選択できます。

ifttt レシピ作成 — レシピに、何をするかが分かりやすい名前を付けましょう。必要に応じて、レシピの実行時にIFTTTアプリからアラートを受け取るように設定できます。

完了したら、「レシピを作成」をクリックします。

これでテストの準備は完了です。iPadのWordアプリで、件名に適切なハッシュタグを付けてPDFを[email protected]にメールで送信するだけです。1～2分ほどかかる場合がありますが、PDFは自動的にGoogleドライブ（またはその他のクラウドストレージ）アカウントに追加されます。