Microsoft Excelのスプレッドシートは、100万行以上のデータを保存し、数値計算を自動化しますが、それだけではありません。Excelのシンプルなインターフェースは、設計者が想像していた以上の用途に活用されています。
Excel は、パイロットにボーイング 747 の操作方法を教えることからクリップ アートの作成まで、さまざまな目的で使用されてきました。
他のプログラムの方が、このような特殊なタスクをより速く、正確に、そして効率的に実行できますが、忠実な Excel ユーザーは、それらのオプションを無視し、なじみのないソフトウェアよりも使い慣れたスプレッドシート プログラムを使用することを好みます。
ビジネスに携わっている方なら、Excelは日々の生産性向上に欠かせないツールの一つでしょう。Microsoftのスプレッドシートアプリケーションを他のユーザーが独創的に活用している事例を読めば、Excelが仕事にもたらす可能性に新たな視点が生まれるかもしれません。
ワードプロセッシング
Excelの活用方法の一つとして、ワードプロセッサとしての利用が挙げられます。この用途はそれほど珍しくなく、もしかしたらご存知の方も多いかもしれません。専用のワードプロセッサの方がはるかに優れた機能を備えていますが、Excelでもセルを結合して拡大したり、テキストボックスにコンテンツを配置したりすることで、手紙や短い文書を作成できます。
しかし、手紙を書くことは、デビー・ゲワンドがExcelで作成できるものと比べれば比較的簡単です。彼女はExcelを使ってクリップアート画像を作成し、その方法を解説した本も出版しています。ゲワンドはスキャンした写真をExcelに取り込んで参考資料とし、Excelの描画ツールで作成した多数の塗りつぶし図形を組み合わせてクリップアートとして描きます。また、Excelを使って2ページのパンフレットや名刺も作成しています。彼女のウェブサイトでは、様々な珍しい事例が紹介されています。
コックピットの後ろ
Red Triangle社のTodd Michael Edwards氏は、リージョナルジェットからボーイング747まで、世界中のパイロットにExcelを使った訓練を提供しています。彼の会社のコックピットモックアップはExcelワークシートとして作成されており、スイッチやインジケータの図が表示されています。ワークシートではコメントボックスが活用されており、セル内にはライトやインジケータの機能や状態ごとの意味をポップアップで表示します。
これは、ほぼすべてのコンピューターで実行できるシンプルな学習補助ツールであり、Microsoft プログラム自体ではなく、Excel ビューアー アプリケーションのみで使用できます。
リードを追跡し、ソフトウェアを構築し、データを分析する
Excelのパワーをビジネスに活用する斬新な活用法を発見したユーザーもいます。写真家のリーアン・マリーさんは、Excelでマーケティングワークシートを作成し、写真関連のリードと実際の撮影へのコンバージョンを追跡しています。このリード追跡シートには、データ収集ワークシートと、データを分析し、紹介元、失敗したリード、予約率などの詳細情報を提供する一連のピボットテーブルが含まれています。このワークシートは、彼女のウェブサイトから無料でダウンロードできます。
Purna Duggirala氏のような他のユーザーは、Excelのパワーを活用してユーザーインターフェースのプロトタイプを作成しています。彼はアプリケーションの構造を活用してデザインをレイアウトし、Excelの描画ツールやフォームツールもモックアップに活用しています。
Excelは、他の場所で作成された情報を分析するための優れたツールとして、常に優れた実績を誇っています。データストアからデータをインポートまたはリンクし、並べ替えや集計が容易な形式で表示することで、様々なソースからのデータを分析できます。Excelとデータ間のリンクが有効な場合、元のデータへの変更や編集はExcelに自動的に反映されます。Excelのグループ化、フィルター、統合、ピボットテーブルといったツールは、データを要約してビジネスに関する疑問に答えるための豊富なオプションを提供します。
Office Web Appsの登場により、SharePointサーバーを運用していない中小企業でも、Excelの新しいマルチユーザー作成機能を活用できるようになりました。例えば、Excelで作成した予算書などのワークシートをWindows Live SkyDriveアカウントにアップロードすれば、関係者全員がどこからでもオンラインで閲覧・編集できるようになります。Excel Web Appを使えば変更も可能で、Excelをインストールしていなくても利用できます。これはGoogleスプレッドシートが以前から提供している機能であり、Excelのビジネスユーザーにとって歓迎すべき追加機能となるでしょう。
ただの楽しみのために
Excelの斬新な使い方の中には、仕事というよりは娯楽的な用途もあります。かつてExcelのエキスパートだったHarald Staff氏は、Excelワークシート内で再生できるWebラジオプレーヤーを作成しました。Contextures.comからファイルをダウンロードすれば、実際に動作する様子をご覧いただけます。リストされているラジオ局のいずれかをクリックするだけで再生できます。
他のユーザーは、休日にサイコロが手に入らなかった場合の実用的な解決策として、Excel セルに簡単な乱数式を書いてサイコロの出目をシミュレートする方法を見つけました。
すべてがExcelの思い通りになるわけではない
スプレッドシートの興味深い使い方といえば、Google スプレッドシートにはExcelにさえない機能がいくつかあります。その一つが、Google ガジェットを使ってワークシートに保存されたデータから地図を作成できる機能です。（偶然にも、Excel 2000以前のバージョンにも同様の機能がありましたが、後に削除され、スタンドアロンアプリケーションのMicrosoft MapPointになりました。）
Googleスプレッドシートでは、まずISO国コードまたは米国州コードを使用して、地域別にデータをリストアップして追加します。コードは左端の列に入力し、以降の列には地図に表示するデータを入力します。各地図につき1列ずつです。次にヒートマップガジェットを挿入し、データを選択して使用する地図を選択すると、データが地図上に色分けされて表示されます。
マップガジェットを使えば、例えば、営業所や製品の販売代理店の所在地をGoogleマップ上にマークして表示することもできます。そのためには、マップ上の住所を1つの列に配置し、ユーザーがその場所にマウスを合わせた際に表示するツールヒントテキストを隣の列に配置します。次に、マップガジェットを挿入し、データを含むセルを選択します。ワークシートのデータが更新されると、いつでもマップが自動的に再描画されます。この柔軟性とGoogleスプレッドシートをWebに公開する機能を組み合わせれば、位置情報に基づいたビジネス情報をグラフィカルに提供できる優れたツールが完成します。
Googleスプレッドシートには、ビジネス用途にも活用できるもう1つの機能があります。Excelにはない機能ですが、フォーム機能も備えています。スプレッドシート内にフォームを作成し、ユーザーからデータを収集できます。例えば、返信を募る招待状や顧客アンケートフォームなどに活用できます。
複数選択式の質問やチェックボックスなどを含むフォームを作成したら、Webに公開します。ユーザーがフォームに入力すると、データが自動的にスプレッドシートに追加されるため、アンケートのデータを集計したり、招待状への返信を一箇所でまとめて収集したりすることができ、ユーザーの入力は不要です。（Excelでフォームを作成することはできますが、オンラインで公開してデータを自動的に収集する簡単な方法はありません。）
注意点
Excel（あるいはGoogleスプレッドシート）の用途すべてが、このアプリケーションにとって理想的というわけではありません。Excelを普段とは異なる用途で使おうとするユーザーの多くは、既に持っているExcelスキルを仕事に活かそうとしているからです。家計管理、税務申告、パンフレット作成など、様々な用途でExcelを活用しようとしているなら、ほとんどの場合、専用のアプリケーションを選ぶべきです。
例えば、税務申告書作成ソフトウェアは、ワークシートに組み込むことができる以上の機能を備えており、法律の変更に合わせて定期的にアップデートされます。必要な機能が組み込まれているため、既存のソフトウェアを再構築する時間をかけずに済むため、一般的には専用ソフトウェアを使用する方が有利です。
