QuickBooksが中小企業向け会計ソフトウェアとして最も人気のある理由があります。Intuitが13年もかけて機能を磨き上げてきたからです。しかし、毎年新しいバージョンがリリースされているため、QuickBooksをより使いやすく、より速くするための方法をすべて把握できていないかもしれません。
レポートを作成する場合でも、重要な情報を呼び出すためのショートカットを探している場合でも、これらのヒントは時間とキー入力を節約します。各ヒントには、QuickBooks 2010以降のバージョンで最初に登場した年がラベル付けされています。それより古いバージョンは、単に2010以前と表示されています。
QuickBooksをあなたの好みに合わせる
QuickBooksの「設定」ウィンドウには、編集メニューからアクセスできる多数のオプションが用意されています。各設定項目には、個人用と会社用のオプションのタブがあります。個人用オプションは現在のユーザーのみに適用され、会社用オプションはすべてのユーザーに表示されます。両方のタブをクリックして、すべてのカスタマイズオプションを確認することをお勧めします。
1. デスクトップを選択する (QB2010)
QuickBooks の新規コピーを初めて起動したときに表示されるデフォルトのフローチャートは、会計の授業で出てきたような感じですが、幸いにもそれに固執する必要はありません。環境設定のデスクトップ表示で、人気のCompany Snapshotなど、別の起動画面を選ぶことができます。それには、希望するウィンドウに移動して現在のデスクトップを保存ラジオボタンをクリックします。あるいは、会社を閉じるときに保存をクリックすると、QuickBooks をシャットダウンするときに作業中のウィンドウがそのまま保存されるように設定できます。この同じウィンドウで、作業中に複数のウィンドウを開いたままにするデフォルトオプションと、一度に 1 つのオプションのみ (ウィンドウを開くと、前のウィンドウが自動的に閉じる) を選択することもできます。
2. 検索の高速化（QB2012）
QuickBooks の検索機能を使用すると、会社ファイルまたはプログラムのヘルプ ファイル内の項目を見つけることができます。 デフォルトでは、検索フィールドが上部のアイコン バー ([表示]、次に[上部のアイコン バー] で呼び出されます) に表示されますが、[環境設定]の [検索] で削除したり、会社検索またはヘルプ ファイル検索のどちらを使用するかを指定したりすることができます (デフォルトでは、QuickBooks では、検索を開始するたびに検索フィールドの下のドロップダウン メニューから選択できます)。 [会社] タブでは、検索に最近のエントリが反映されるように、QuickBooks が会社ファイルをインデックスする頻度を指定することもできます。 QuickBooks では 30 分間隔でのインデックス作成が推奨されていますが、インデックス作成によってプログラムが遅くなる可能性があるため、より長い間隔を選択することもできます。 最近のトランザクションを見つける必要がある場合は、いつでもこのウィンドウの [今すぐ更新] ボタンをクリックできます。
3. 古いメッセージを検索する（QB2010以前）
QuickBooksにはデフォルトで多数のリマインダーがあり、メッセージ内の「このメッセージを今後表示しない」ボックスにチェックを入れることでオフにできます。リマインダーを再び表示したい場合は、「一般」設定ウィンドウに移動して「すべてのワンタイムメッセージを表示する」ボックスをクリックしてください。ここでは、Enterキーでフィールド間をタブ移動したり、ツールヒントのテキストを非表示にしたり、新規取引の日付を今日の日付とするか最終取引の日付とするかを選択したり、その他多くの設定が可能です。2012以降のバージョンでは、QuickBooksの起動を高速化するために、バックグラウンドで実行するオプションが追加されました。
データとレポートをより効率的に活用
4. 複数のリストエントリを追加または編集する（QB2011）
たとえば、顧客や仕入先からサービスや部品まで、QuickBooksのリストを更新する必要がある場合 、「リスト」メニュー項目の「複数エントリの追加/編集」 を使用すると、いくつかの便利な方法で更新できます。リストのデータはスプレッドシートのようなグリッド形式で表示されるため、新しいエントリを入力するだけでなく、列の挿入、削除、移動、コピーしたExcelセルの貼り付けも可能です。セルを右クリックすると表示される「コピーダウン」コマンドを使用すると、セルの内容が列の残りの部分にコピーされます。ただし、以前の内容は上書きされるため、注意して使用してください。
5. 実行前にレポートを変更する（QB2010 以前）
QuickBooksを使えばレポートの調整が非常に簡単ですが、変更を加える前にレポートが開くのを待つ必要はありません。「環境設定」→「レポート」に移動し、 「レポートを開く前にレポートオプションの変更を確認する」にチェックを入れてください。そうすれば、レポートを選択すると、実際にレポートを実行する前に、オプションが表示されたウィンドウが表示されます。データセットが大きい場合、これは非常に時間の節約になります。
6. Excel でレポートを自動更新する (QB2012)
多くのQuickBooksユーザーは、レポートデータをExcelスプレッドシートにエクスポートすることを好みます。Excelスプレッドシートでは、書式の変更から数式の追加まで、様々な調整が可能です。QuickBooksでは以前、レポートの上部にExcelボタンを配置し、エクスポートオプションのウィンドウを表示することで、スプレッドシートの作成を容易にしました。さらに、「詳細設定」ボタンをクリックすることで、データをエクスポートする前にExcelオプションを設定することもできます。
以前のバージョンでは、QuickBooksからの新しいデータで調整済みのスプレッドシートを更新すると、面倒な作業が発生する可能性がありました。例えば、書式設定の変更が新しいデータに適用されないといった問題がありました。QuickBooks 2012では、Excelエクスポート機能がアップグレードされ、これらの問題の少なくとも一部が解決されました。エクスポートしたデータでExcelブックを作成すると、QuickBooksはExcelにメニュー項目を作成し、QuickBooksを起動することなくスプレッドシートを更新できるようになります。
このプロセスはまだ完璧ではありません。QuickBooksは、エクスポート機能を使って作成されたExcelワークブックに、その機能の制限を説明するシートを追加することさえあります。しかし、ExcelでQuickBooksのデータを操作したい場合は、作業が楽になるかもしれません。
ショートカットとメニューのカスタマイズを見つける
7. お気に入りをプレイする (QB2011)
QuickBooksには標準レポートが多数用意されているため、メニューからよく使うレポートを探すのは面倒な場合があります。レポートセンターで、標準レポート、保存済みレポート、投稿済みレポートの下にあるハートアイコンをクリックして、レポートをお気に入りに登録すれば、メニューをめくる手間が省けます。登録すると、レポートセンターの「お気に入り」タブに表示されるようになります。さらに、「お気に入りレポートを実行」コマンドを使えば、ワンクリックですべてのレポートを更新できます。
8. アイコンバーをカスタマイズする（QB2010以前）
QuickBooksの標準インターフェースには、必要のない項目のアイコンが大量に表示されており、必要なアイコンが見つからないこともあります。「表示」メニューの「アイコンバーのカスタマイズ」を選択し、 「アイコンバーのカスタマイズ」ウィンドウでアイコンを追加または削除することで、QuickBooksの使い方に合わせてアイコンバーを調整できます。また、ウィンドウ内の「詳細設定」ボタンをクリックして新しいアイコンを作成することもできます。
9. QuickBooks 製品情報（QB2010 以前）
QuickBooksの製品情報ウィンドウには、テクニカルサポートやその他の問題解決に必要な豊富な統計情報やその他の詳細情報が表示されます。インストール日時、正確なリリース番号、ライセンス情報、ユーザー数やリスト項目の詳細など、様々な情報を確認できます。Windows PCではF2キーを押してアクセスしてください。
10. ポップアップ電卓（QB2010以前）
見積書、受注書、請求書の作成中にちょっとした計算が必要になった場合でも、QuickBooksのフォームを離れる必要はありません。金額フィールドにカーソルを合わせ、+、-、*、/ （加算、減算、乗算、除算）のいずれかのキーをクリックするだけで、小さな計算機ウィンドウが表示されます。
11. 豊富なキーボードショートカット（QB2010 以前）：グラフィカルなメニューやウィンドウをクリックするよりもキーボードショートカットを好むユーザーのために、QuickBooks には DOS 時代から続く豊富なオプションが用意されています。たとえば、Ctrl + F キーを押すと、特定の取引を追跡するための詳細な検索ウィンドウが開き、Ctrl + Rキーを押すと、現在の取引に関連付けられたレジスタが表示されます。また、特定のデータタイプにのみ適用されるコンテキスト依存のショートカットも多数あります。たとえば、日付フィールドで作業している場合、Y キーを押すと日付が現在の年の最初の日に変わります。キーボードショートカットの完全なリストを見るには、まずこのトピックに関する QuickBooks ヘルプページにアクセスしてください。そこから、全般、日付、編集、ヘルプウィンドウ、アクティビティ、ウィンドウ内の移動など、すべてのショートカットカテゴリのリストにアクセスできます。
