ホスティングサービスがなければ、中小企業はどうなってしまうでしょうか？ ホスティングサービスがあれば、ファイルの保存から会議の開催まで、あらゆることを、高額なインフラを追加することなく行うことができます。多くの場合、無料のエントリーレベルプランが用意されているので、費用をかけずにこれらのサービスを利用できます。
これらの無料オプションは魅力的ではありますが、よりプレミアムなサービスにお金を払う方が理にかなっている場合もあります。私たちは、中小企業がよく利用するホスティングサービスをいくつか調査し、どれにお金を払う価値があるのか、そしていつ支払うべきなのかを判断しました。
ドメイン名
もしどうしてもお金をかけなければならないものがあるとしたら、それはウェブサイト用のカスタムドメイン名とメールアドレスの取得です。高額である必要はありません。GoDaddyのドメイン名は年間約10ドルで購入できるので、予算を圧迫するほどの出費にはなりません。
「適切に選ばれたカスタムドメインは、gmail.comのメールアドレスを使うよりも、より確立された、より規模の大きい企業に見えます。なぜなら、gmail.comなら誰でも30秒で無料で取得できるからです」と、ユタ州に拠点を置くSEO会社MWIのCEO、ジョシュア・ステイムル氏は述べています。「『私は確立された企業であり、信頼できる企業です。明日消えてしまう心配なく、安心してビジネスをしていただけます』というメッセージを送ることができるのです。」つまり、カスタムドメイン名を持つことで、たとえ2日前に会社を設立したばかりであっても、しっかりとした企業に見えるようになるのです。言うまでもなく、企業が確立されればされるほど、従業員一人ひとりにカスタムドメイン名とそれに対応するメールアドレスを持たせることがより重要になります。
インタラクティビティ・マーケティングのデジタルアナリスト、コンラッド・オコネル氏は、このルールの唯一の例外は、個人事業主で、今後もその状態を維持するつもりが明らかな場合だと述べています。「（相手にとって）個人コンサルタントと取引していることが明白であれば、正当性を失うことなく無料のGmailアドレスを取得できるかもしれません」とオコネル氏は言います。「しかし、企業として自己紹介をする場合は、『ブランディング』に対する期待が異なります。」
ウェブホスティング
GoDaddyはカスタムドメイン名を固定するのには適していますが、安価なバンドルWebホスティングパッケージに惑わされてはいけません。「賢明なビジネスオーナーは、GoDaddyでコスト削減を目指すのではなく、高品質のWebホスティングサービスを選ぶべきです」と、Money Crashersの創設者兼CEOであるAndrew Schrage氏は述べています。「有料のWebホスティングサービスは、より高品質な製品と優れたカスタマーサポートを提供します。」これは特にホストの稼働時間に関して重要です。有料サービスでは、サーバー（ひいてはビジネスウェブサイト）がダウンした場合、返金保証が付いているのが一般的だからです。
ウェブホストを選ぶのは、特に初めての場合は大変な作業になることがあります。一般的に、最低99.5%以上の稼働率があり、24時間365日体制のテクニカルサポートを提供しているホストを探すのが賢明です。ウェブホストの選び方について詳しくは、中小企業に最適なウェブホストの選び方に関するガイドをご覧ください。
メール
これで、カスタムドメイン名と、それに付随するパーソナライズされたメールアドレスを取得できました。実際にメールを使用するには、いくつかの選択肢があります。ホストサーバーを使用する（おそらく機能が制限され、ストレージ容量も十分ではありません）、Gmailなどの無料のホスト型メールアカウント経由でメールをルーティングする、あるいはGoogle Apps for BusinessやMicrosoft Office 365などのより強力なビジネスメールオプションを有料で利用する、といった方法です。
最初の2つのオプションは無料ですが、残りの2つは有料です。Google Apps for BusinessとMicrosoft Office 365はどちらもユーザー1人あたり年間約60ドルで、中小企業にとっては妥当な価格です。どちらのサービスも、ビジネスを加速させる追加のメール機能を提供しており、IMAPサポートの強化（Outlookなどのオフラインメールクライアントをダウンロードして受信トレイを監視可能）、カスタムメールアドレスのサポート、メッセージ用の追加クラウドストレージ容量などが含まれます。また、メールと連携するコラボレーションツールも含まれています。
しかし、これらのサービスにすぐに料金を支払う必要はありません。ロサンゼルスに拠点を置くマネージドITサービス企業GeekTekのCEO、エリック・シュリッセル氏によると、会社が成長する機会がまだないうちにIMAPメールサービスに料金を支払うと、後々問題が発生する可能性があります。「従業員が数人になり、共有カレンダーやコラボレーションツールといった有料メールの機能が必要になるまでは、メールの料金を支払うべきではありません」とシュリッセル氏は言います。「早い段階でIMAPメールサービスに縛られ、会社が急速に成長した場合、Office 365やExchangeなどのサービスへの移行が困難になる可能性があります。」
クラウドストレージ
クラウドストレージのニーズは、ビジネスの種類によって大きく異なります。ウェディングフォトグラファーなど、メディアを多く扱うビジネスでは、多くの容量が必要になる可能性があります。一方、シリコンバレーのスタートアップ企業は、より高度なセキュリティと暗号化されたファイルを重視するかもしれません。Dropbox、SkyDrive、Googleドキュメント、あるいはその他のクラウドストレージサービスを選ぶのは、あなた次第です。しかし、料金を支払う価値はあるのでしょうか？
繰り返しになりますが、状況によります。シュリッセル氏は、中小企業の経営者に対し、自社のニーズをしっかりと見極め、Dropboxなどのクラウドサービスプロバイダーが提供するビジネスパッケージに簡単に誘惑されないよう警告しています。「必要なのは追加の容量ですか、それとも追加の機能ですか？」とシュリッセル氏は問いかけます。「今日、明日、あるいは数ヶ月後に必要なら、お金を払ってください。2年後に必要になるかもしれないと思うなら、購入を控えてください。特にクラウドプロバイダーは中小企業にアップセルを仕掛ける傾向があるので、今何が必要なのかを現実的に考え、慎重に検討する必要があります。」
クラウドサービスの「ビジネス」プランでは通常、共有フォルダなどの追加のコラボレーションツールが提供されますが、「個人」プランでもこれらの機能は提供されます。例えば、Dropboxでは複数のユーザーとフォルダを共有でき、Google Driveではドキュメント、スプレッドシート、図面、プレゼンテーションを最大200人（最大50人が同時に1つのドキュメントで共同作業可能）と共有できます。大容量ストレージをお探しなら、Copyは20GBの無料容量に加え、紹介ごとに5GBの追加容量を提供します。セキュリティを重視するなら、SpiderOakとWualaは追加のファイル暗号化を提供しています。
「まずはクラウドを検討すべきです」とシュリッセル氏はアドバイスする。「インフラやハードウェアに過剰投資してはいけません。安価なクラウドサービスプロバイダーは世の中にたくさんありますから。」
電話会議
中小企業が絶対に費用を負担すべきではないものの一つが電話会議です。無料の電話会議サービスはいくつかあり、どれも設定も利用も簡単です。唯一の問題は、参加者にフリーダイヤルが提供されていないため、クライアントが長距離通話料金を負担しなければならない可能性があることです。しかし、これは小さな問題であり、無料の電話会議サービスを利用したからといって誰も非難することはない、とシュリッセル氏は言います。
FreeConferenceCalling.com は覚えやすく、かなり堅牢です。このサービスは最大1000人の参加者と最長6時間の通話をサポートします。特に魅力的なのは、VoIP（Google Voiceなど）による発信に対応していること、そして主催者が通話を録音したり、現在の通話統計（参加者数など）を確認したり、オンラインポータルで発信者を管理したりできることです。Web会議をご希望の場合は、Google Hangouts をご利用ください。参加者は10人まで（Google+プレミアム機能を有効にすると15人まで。Google+プレミアム機能は2013年末まで無料です）の仮想会議を開催できます。
いつ支払いを始めるか
無料サービスの限界に近づき始めたら（Dropboxフォルダの98%を使用している、またはスタッフが増えているなど）、追加機能のために料金を支払うタイミングです。ただし、不要なサービスに過剰な料金を支払ってしまうという罠にはまらないように注意してください。
「他の企業がそのサービスにお金をかけているから、自分もそのサービスにお金をかけなければならないと、つい熱狂してしまいがちです」とシュリッセル氏は言います。「しかし、一歩ずつ着実に進め、本当に必要な機能だけにお金をかけるようにしましょう。そして、最高の有料サービスとは、あなたのビジネスを確固たるものにし、プロフェッショナルな印象を与えてくれるサービスであることを忘れないでください。」
