紙の文書をデジタル化する方法

新年の抱負として、「ペーパーレス化」は「減量」と「節約」の間くらいの、常に上位10位以内にランクインするテーマです。しかし、書類のデジタル化を決意したことがある人なら、口で言うのは簡単だが、実際に実行するとなると一苦労だということが分かるでしょう。多くの人と同じように、入ってくるデジタルデータの管理には既に慣れているでしょう。問題は、そこに残る紙です。正直なところ、机上の紙切れを全てなくすことはおそらく不可能でしょう。ですから、スキャンは不可欠です。

スキャンは、堅牢なハードウェア、十分なストレージ（オフラインまたはオンライン）、そして少なからぬ労力を必要とする複雑なプロセスです。ここでは、これらすべてを効率化し、スキャンを可能な限りスムーズにする方法をご紹介します。

適切なハードウェアを選択する

ハードウェアが対応できなければ、またしても解決策が失敗したと嘆くことになるでしょう。幸いなことに、ほとんどのプリンターメーカーが、カラープリンター、コピー機、ファックス機と同じ筐体で高品質なスキャン機能を備えた高性能なオールインワンデバイスを200ドル以下で製造しています。

スキャナーのレビューはこの記事の範疇を超えていますが、PCWorldが代わりにその重労働をやってくれました。レビューを読む際には、シートフィーダーと両面印刷機能を備えたデバイスのみを検討してください。紙の使用量を削減したいという善意は、原稿を1枚ずつフラットベッドスキャナーにセットしたり、ページが乱れたスキャン結果に対処したりすることで台無しになってきました。

スキャン速度も重要な考慮事項です。スキャンは長時間かけて行う作業ではないからです。スキャナーを使用する人数が多ければ多いほど、より高速で機能が充実したスキャナーが求められます。当社の最高評価機種であるLexmark OfficeEdge Pro5500は、片面カラーで毎分最大10ページをスキャンできます。一方、Samsungのより高価（かつ大型）なCLX-6260FWは、毎分20ページのスキャンが可能です。1回のスキャンが10ページ程度であれば、速度はそれほど重要ではありません。しかし、スキャンするページ数が50ページ、60ページを超えると、高速スキャナーによる時間節約は大きなメリットとなります。

もう一つの選択肢は、NeatのNeatDeskや富士通のScanSnapのようなスキャン機器です。これらはプリンターではなくスタンドアロンのスキャナーで、面倒なプロセスを省き、クラウドサービス（後述）をハードウェアと密接に統合することで、スキャンをシンプルで簡単な作業にすることを目指して設計されています。デスク上に余分な機器を置いても構わないのであれば（プリンターは必要になる可能性が高いので）、これらは優れたソリューションです。外出先で作業するユーザー向けには、Brother DS-920dwのようなモバイルソリューションも提供されています。

スキャンソフトウェア

良いニュース：スキャン機能は、ハードウェアデバイスが直接提供するオプションに加えて、膨大な数のソフトウェアプログラムやモバイルアプリに統合されるようになりました。悪いニュース：その結果、ユーザーにとって選択肢が多すぎる可能性があります。

オペレーティングシステム（Mac OSと各種Windows）から直接スキャンできるほか、WordやAcrobatなどのアプリからもスキャンできます。モバイルデバイスでも豊富なスキャンアプリが提供されており、多くのアプリでは別のデバイスの代わりにスマートフォンのカメラを利用できます。ただし、文書のアーカイブ保存には、より高品質な正規のスキャナーを使用することをお勧めします。

どちらの方法を選ぶかは大して重要ではありませんが、ほとんどのユーザーにとって、スキャナーに付属のソフトウェアが最もシンプルで分かりやすい選択肢となるでしょう。重要なのは、そのプログラムがスキャンした文書をどのように処理するかです。自分のPCにアーカイブする予定であれば、指定したフォルダに簡単に保存できるシステムが必要です。オンラインでアーカイブする予定であれば、選択したクラウドサービスと連携できるシステムが必要です。

クラウドへの移行

近年のスキャン業界における最も重要な進歩は、クラウドとスキャンソフトウェアおよびハードウェアの統合です。スキャンしたすべての文書を保存するローカルストレージを探して管理し、その後オンラインアーカイブを管理する必要がなくなり、スキャナーから直接、お好みのオンラインストレージシステムにスキャンを送信できるようになりました。

例は数え切れないほど多く、すべてを網羅することはできません。例えば、富士通のScanSnapは、SugarSync、Evernote、Google Driveなどのオンラインストレージに文書を送信できます。また、エプソンの「Scan to Cloud」対応スキャナーは、Box、Dropbox、Evernote、Google Driveに直接保存できます。設定には多少の時間がかかりますが、一度設定してしまえば、バックアップのためにファイルをクラウドに手動でコピーするという手間が省けます。

クラウドストレージに特化した類似サービスの中には、ドキュメントスキャン機能を備えたものもあります。SimpleScanやFinoveraなどは、すべてをオンライン化することでローカルストレージへの依存から完全に脱却できるように設計されていますが、財務管理全体をクラウドサービスに任せることに最初は不安を感じる人もいるかもしれません。

タグ付けとアーカイブ

さて、悪いニュースです。ファイルをオンラインかオフラインかに関わらず、少なくとも管理には多少の手間がかかります。スキャンしたからといって、後で簡単に見つかるとは限りません。弁護士のトム・フローレス氏は、「弁護士が銀行員の書類箱の中から書類を探しているのを見ることよりも嫌なのは、弁護士がタブレットで書類をめくっているのを見ることだけです」と述べています。

スキャンしたファイルには適切なタグを付け、適切な場所にアーカイブするなど、ファイルの内容を意識して選びましょう。スキャンしたファイルには適切な名前を付け、適切なタグが付いたフォルダに保存しましょう。（Evernoteなどのアプリは、このような整理を簡単に行えるように設計されているので、ぜひ活用してください。）また、可能な限りOCRを使用して、各ファイルの内容がアーカイブされ、検索可能であることを確認することで、スキャンの価値を大幅に高めることができます。

ワークフロー管理

最後に、スキャンにはある程度の肉体的および精神的な労力が伴います。このような些細な労力は、多忙なプロフェッショナルにとってToDoリストの上位に来ることはまずありませんが、スキャンシステムの価値を維持するためには、定期的にスキャンを実行することが重要です。

理想的には、すべての紙がデスクに届いた瞬間にスキャンされ、リサイクルされるでしょう。しかし、それはおそらく楽観的すぎるでしょう。仕事の内容や受け取る紙の量にもよりますが、スキャン作業は週に1～2回のスケジュールで安全に行うことができます。ただし、そのスケジュールを守り、「受信箱」の山があまりに高くならないように注意する必要があります。スキャンは習慣化する必要があります。休みの日には、電子明細書の登録、不要なメールの配信停止、クライアントへの電子通信の希望についての説明などに活用しましょう。