Googleは道を示しました。ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションソフトといった一般的なOfficeプログラムをオンラインで提供できるのです。無料で、ほとんどのユーザーにとって十分な機能を備えています。
Google は 2006 年に初めて「Google ドキュメント エディタ」スイートを導入し、Microsoft は 2009 年に独自のオンライン オフィス スイートでこれに応えました。Google の競合他社と同様に、使用するために必要なのはユーザー アカウントのみで、技術的な要件はブラウザとインターネット接続に限られます。
ブラウザでログインするだけ
オンライン オフィスのホームページでは、左側で目的のアプリケーションを選択するか、新しい空白のドキュメントを直接開始することができます。
IDG
Officeプログラムに関するお問い合わせ窓口は、ポータルサイトwww.office.comです。Microsoftアカウントでログインするか、新規アカウントを作成できます。ログイン後すぐに、左側のバーと9つの点が並んだ四角いアイコンから、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneDrive、Teams、OneNote、To Doリスト、ファミリーセーフティ、カレンダー、Skypeにアクセスできます。
Forms や Loop などの他の多くのプログラムが「アプリ」の概要に表示されますが、それらを使用するには有料の Microsoft 365 サブスクリプションが必要です。
四角いアイコンをクリックして別のOfficeアプリケーションに切り替えるたびに、ブラウザは新しいウィンドウを開き、前のアプリケーションは引き続き実行されます。メモリの消費を抑えるため、必要に応じて、前に使用していたOfficeプログラムのウィンドウを閉じてください。
左側の列で「スタートページ」を有効にしている場合は、「ドキュメント」、「プレゼンテーション」、「ワークブック」から対応する空のドキュメントを作成し、適切なアプリケーションを起動できます。または、プログラムのアイコンをクリックし、「空のドキュメント」、「空のプレゼンテーション」、「空のワークブック」を選択することもできます。各アプリケーションには、あらかじめ用意されたテンプレートも用意されています。
さらに読む: Microsoft 365 サブスクリプションがお金をかける価値がある 6 つの理由
ファイルの開き方と保存方法
鋳造所
ローカルコンピュータに保存されているOfficeファイルは、無料オンラインオフィスに直接読み込むことはできません。アクセスできるのはクラウドストレージOneDriveに保存されているファイルのみです。Microsoftアカウントをお持ちのすべてのユーザーには、自動的に5GBの無料ストレージスペースが提供されます。
これを行うには、9つのドットアイコンから利用可能なアプリの概要を開き、「OneDrive」をクリックします。次のウィンドウに利用可能なファイルとフォルダーが表示されます。上部の「アップロード」をクリックし、「ファイル」または「フォルダー」をクリックします。次のエクスプローラービューで、編集するローカルファイルまたはフォルダーがあるディレクトリを選択し、必要なコンテンツを選択して「開く」をクリックし、OneDriveに保存します。
編集したドキュメントの保存方法も、デスクトップアプリケーションとは少し異なります。新しいドキュメントはすべて自動的にOneDriveに保存されるため、何もする必要はなく、開いているファイルのあるブラウザウィンドウを閉じるだけで済みます。
あるいは、ドキュメントをPCのハードドライブに直接保存することもできます。これを行うには、「ファイル」>「名前を付けて保存」>「コピーをダウンロード」をクリックします。ファイルはダウンロードフォルダに保存されます。Officeプログラムでは、「PDFとしてダウンロード」や「ODTとしてダウンロード」（Word）、「ODSとしてダウンロード」（Excel）、「ODPとしてダウンロード」（PowerPoint）を使用して、ファイルをすぐに変換することもできます。PowerPointでは「画像としてダウンロード」コマンドも提供されており、これを使用してプレゼンテーションのスライドを個別のJPEGファイルに変換できます。
Office プログラムでは、リボンの縮小版とクラシック版を切り替えることができます。
鋳造所
デフォルトでは、オンライン Office リボンには重要なコマンドが 1 行にまとめられたツール バーが表示されます。
利点:タブレットなどの小型モニターでは、メニューが占めるスペースが少なくなり、ワークスペースがより広く、より明確になります。
デメリット：利用可能なコマンドがすべて表示されるわけではありません。クラシックリボンビューに切り替えるには、ツールバーの右端にある小さな下向き矢印をクリックし、「クラシックリボン」を選択します。リボンを非表示にすることもできます。
オンラインOfficeでは、印刷機能もデスクトップ版と比べて変更されています。これは使用するブラウザに関係なく適用されます。たとえばWordで文書を印刷するには、ファイルを開き、「ファイル」>「印刷」>「印刷」をクリックします。すると、「完了しました。ファイルは印刷可能です」というメッセージとその下に「PDFを開く」ボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、PDFファイル用のリンクされたデスクトッププログラムが起動し、そこからファイルをプリンターに送信できます。
Word Onlineの概要
無料のオンライン版Wordをざっと見ただけでも、リボンに違いがあることがわかります。例えば、「図形描画」「下書き」「参考資料」「送信」といったメニューはオンラインでは使えませんが、デスクトップ版のコマンドの一部は場所が違うだけです。
Microsoft 365 の「参考資料」には、脚注や文末脚注、目次や参考文献を作成したり、キャプションを挿入したりするためのコマンドなど、学術論文の作成に役立つ機能があります。
Word Online では、ページ余白の右上と右下の 2 つの四角形を使用してワークスペース上で直接、または [表示] リボンを使用して脚注と文末脚注を作成することもできます。
目次、脚注、文末脚注を作成する機能は、オンラインオフィスの「参考文献」にあります。ただし、差し込み印刷機能はありません。
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「参考資料」リボンを使って、目次や脚注、文末脚注を作成することもできます。ただし、デスクトップ版の「差し込み文書」で整理した差し込み印刷は、Word Onlineではサポートされません。
オンライン版ではマクロを使用することはできません。マクロが含まれた既存のWord文書は開くことができません。暗号化されたファイルやパスワードで保護されたファイルも同様です。
「表示」の選択オプションも非常に限られています。ズーム機能を使ってページを縮小し、複数のページをWordウィンドウに収めることはできますが、ページは常に上下に配置され、2ページ以上になるとテキストが判読できなくなります。
Excel Onlineの概要
Excelのオンライン版もマクロをサポートしておらず、Wordと同様にVBAも基本的にサポートされていません。しかし、全体的にはデスクトップ版とのインターフェースの違いはWordほど大きくありません。唯一欠けているのは「ページレイアウト」リボンです。その代わりに、6つのツールを備えた「描画」メニュー項目があります。
Word とは異なり、Excel でも描画はできますが、ツールが 6 つしかないため、オプションはかなり制限されています。
WordやPowerPointとは異なり、Excel Onlineではローカルハードドライブから直接ファイルを読み込むことができます。「ファイル」>「開く」>「このデバイスからファイルを開く」を選択すると、表を選択するためのエクスプローラービューが表示されます。
ダブルクリックしてローカル ファイルを Excel Online に直接読み込むには、Firefox でポップアップ ウィンドウを許可するか、Office アプリケーションの例外を定義する必要があります。
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その後の動作はブラウザによって異なります。Firefoxは選択したファイルを OneDrive に読み込み、そこから Excel でファイルを開く際に何も問い合わせる必要はありません。ただし、これはブラウザでポップアップの表示を許可している場合にのみ機能します。
これを行うには、右上の「ハンバーガー」メニューで「設定」をクリックし、左側の「プライバシーとセキュリティ」に切り替えて「許可」までスクロールダウンします。そこで、「ポップアップウィンドウをブロックする」の前のチェックを外します。または、Microsoft OfficeのWebサイトを例外として設定することもできます。チェックを入れたまま「例外」をクリックし、「Webサイトのアドレス」にURL https://onedrive.live.com を入力します。最後に「変更を保存」をクリックして確定します。
Microsoft Edgeブラウザでポップアップの表示を許可する必要があります。これを行うには、右上の3点メニューをクリックし、「設定」に移動します。次に、「CookieとWebサイトの権限」をクリックし、「ポップアップとリダイレクト」までスクロールします。「ブロック（推奨）」をオフにするか、「許可」の横にある「追加」をクリックして、https://onedrive.live.comというアドレスを入力します。ただし、Chromeではこの方法は機能しないため、まずファイルをOneDriveにアップロードし、そこからExcelで開くという従来の方法しか使えません。
その他、Excelのリボンにはデスクトップ版の機能の一部が欠けています。例えば、「挿入」には「マップ」や「3Dマップ」、「記号」、スパークラインといった機能が欠けており、「数式」には「エラーチェック」や「監視ウィンドウ」がありません。Excel Onlineはピボットテーブルも扱えますが、外部データソースを統合することはできません。さらに、オンライン版はXLSX、XLSB、XLSM、XLSの4つのファイル形式しか認識しません。
PowerPoint Onlineの概要
ただし、PowerPointプレゼンテーションプログラムのオンライン版には、「記録」リボンがありません。このリボンのコマンドを使用すると、Windowsデスクトップ上のプロセスを録画し、ビデオとして保存できます。残りのメニューはデスクトップ版と同じです。
Microsoftは機能も簡素化しました。印刷する際は、スライド全体、ノートページ、配布資料の印刷のみを選択できます。すべてはまずPDFに変換され、その後プリンターに送信できます。デスクトップ版のPowerPointに不可欠な機能であるデザイナーは、オンラインでのみ利用可能で、1ヶ月間の試用版が用意されています。
このツールはAIを搭載しており、プレゼンテーションのトピックに基づいてデザインを提案します。「挿入」>「画像」>「ウェブを検索」から、Bing検索を使って他の適切なデザインを検索できます。
Office Online が推奨される 4 つの理由
機能はMicrosoft 365のデスクトッププログラムほど充実していませんが、Word、Excelなどのオンライン版には多くの利点があります。
まず、価格についてです。プログラムは無料ですが、Microsoft 365のシングルライセンスは年間69.99ドル、最大6人まで利用可能なファミリーライセンスは年間99.99ドルです。ほぼすべてのプライベートタスクは無料版でも完了できます。
2つ目は、ライセンスについて心配する必要がなくなったことです。Office Onlineには1つまたは複数のアカウントでログインでき、複数のプログラムを並行して使用することも可能です。
3つ目に、オペレーティングシステムに依存しません。Office Onlineは互換性のあるブラウザのみで動作します。PC、Mac、Androidタブレットなど、どのOSでも動作します。追加のソフトウェアをインストールする必要もありません。
そして4つ目：ソフトウェアはローカルのコンピュータではなくMicrosoftのクラウドサーバー上で実行されるため、Office Onlineに必要なリソースははるかに少なくなります。Web版は古いデバイスでもスムーズに動作します。
この記事はドイツ語から英語に翻訳され、元々はpcwelt.deに掲載されていました。
