パートナー、顧客、同僚とのコミュニケーション手段は、電話、メール、インスタントメッセージ、FAX、ビデオ会議、ソーシャルメディアなど、実に多岐にわたります。それぞれのシステムを個別に管理することは非効率なだけでなく、インターネットという共通の基盤技術を使用しているため、システム間での衝突を引き起こす可能性もあります。
代わりに、すべてのデジタルコミュニケーション手段を単一のシステムで管理することで、単一の管理インターフェース、統合されたアーカイブとバックアップが可能になります。最も重要なのは、ユニファイドコミュニケーション（UC）により、ユーザーはすべてのメッセージに単一のインターフェースからアクセスできることです。オフィスでも外出先でも、ボイスメールの再生、メールの返信、TwitterやFacebookへの投稿、ファックスの送受信、ビデオ会議への参加など、すべてを単一のアプリケーションから行うことができます。企業がUCに投資すべき理由をご紹介します。
1. 長期的にはコストを削減できます。
UC戦略の導入には、計画、新規機器への投資、そして相当な準備期間が必要ですが、最終的には管理コストだけでなく、電話サービス、FAX、ビデオ会議、インスタントメッセージングなどのコストも削減されます。これらすべてがインターネット接続経由で実行されるようになるため、より高速で信頼性の高いデータパイプラインが必要になるかもしれませんが、複数の電話回線とFAX回線を構築するよりもコストは抑えられるはずです。
2. IT スタッフにとって、1 つのシステムを稼働させ続けることが容易になります。
ユニファイドコミュニケーションでは、通常、単一のインターフェースでシステムを管理します。複数のシステムを監視するのではなく、管理対象となるのは1つだけです。同様に、すべての通信はインターネット経由で行われるため、データネットワークや電話ネットワークの問題を診断して区別する必要はなく、難解な電話機器についても心配する必要もありません。
ビデオ：中小企業向けユニファイドコミュニケーションスイート
3. ユーザーが個別のプログラムを扱うのに費やす時間が短縮されます。
ユーザーはUCシステムのトレーニングを受ける必要がありますが、すべての通信に1つの受信トレイからアクセスできることで、業務が簡素化されます。例えば、ベンダーに注文を送るためにメールを開いて結果を印刷し、FAXで送信する代わりに、メールを直接FAXサーバーに印刷できます。ボイスメールのメッセージはどのコンピューターでも聞くことができ、メールを転送するのと同じくらい簡単に他のチームメンバーに転送できます。
4. バックアップとアーカイブがはるかに簡単になります。
メール、インスタントメッセージ、ファックスの安全な保存とアーカイブを保証するための多くの規制要件を考慮すると、バックアップおよびアーカイブシステムは不可欠です。メール、インスタントメッセージ、ファックス、ボイスメール、ドキュメントを個別にバックアップするのではなく、ユニファイドコミュニケーションシステムを導入すれば、すべてをバックアップ・アーカイブする単一のソリューションを構築できます。
5. ユーザーの機敏性が高まり、対応力が向上します。
ユーザーはWebブラウザ経由でUCシステムにアクセスできるため、自分のデスク、スマートフォン、ワイヤレスデバイス、そしてほぼあらゆるパソコンから作業できます。位置情報認識サービスにより、他のユーザーは、自宅、外出先、あるいは顧客先など、どこで作業していてもチームメンバーと連絡を取ることができます。
ユニファイドコミュニケーションの導入には、調査、計画、作業、そしてトレーニングが必要ですが、慎重に進めれば、最終的な成果は必ず報われます。データと音声システムの統合、そして管理インターフェースの進歩により、ユニファイドコミュニケーションはますます魅力的になっています。SkypeやAT&Tなどのホスト型システムは、小規模企業にも適しています。大企業であれば、MicrosoftのLync 2010 Serverや、CiscoやRicohのUCシステムなどの製品をカスタマイズすることで、究極の制御を実現できます。
