会議がつまらないのは、私たちがそれを許しているからです。毎日、私たちは会議室に集まり、チームの最新情報を共有したり、戦略会議を開いたり、昔ながらのブレインストーミングを行ったりしています。しかし、もし私たちが会議を真剣に受け止めなければ、つまり、参加者の質問や発言を無視したり、会議の成果を記録しなかったり、事後のフォローアップを忘れたりすれば、会議は開催されなかったも同然です。
必ずしもそうする必要はありません。適切なテクノロジーと適切な戦略があれば、会議を再び意義あるものにすることができます。
必要に応じてメモする
会議からより多くの成果を得るための鍵は、より良いメモを取ることです。これは、すべてのことを書き留めるという意味ではありません。自分自身、あるいはグループ全体のメモを取る人としての目標は、会議の内容を本質的な部分に絞り込むことです。
会議が終わった後に何をすべきかに集中しましょう。会議のメモをToDoリストのように扱い、デスクに戻ってからプロジェクトを開始するために必要な情報をすべて含めましょう。
グループでメモを取る場合は、会議で出されたすべてのアクションアイテムと、それぞれの責任者の名前を必ず記録してください。余分な詳細は省きましょう。後で思い出す必要があるものだけを記録し、残りの時間は発言内容に耳を傾け、グループとの交流に使えるようにしましょう。
手書きでインクを同期させる
ノートパソコンでのタイピングは、キーの音と、あなたと他の参加者との間に物理的な障壁を作ることで、大きな集中力の妨げになりかねません。ノートパソコンの画面は、物理的にも無意識的にも、あなたと他の参加者を隔ててしまい、積極的な参加者というより、孤立した記者のような立場に立たせてしまうのです。
ノートパソコンをデスクに置いて、ペンでメモを取ってみましょう。試してみる価値のある選択肢の一つがLivescribe 3です。インクの他に、ペンの軸には小型コンピューター、赤外線カメラ、Bluetoothワイヤレスチップが内蔵されています。Livescribeは専用の用紙を使って、手書きや落書きをキャプチャ・デジタル化し、記録として保存します。この記録は、ペンに付属のソフトウェアを使って後から検索できます。
Livescribe 3とLivescribe+アプリをペアリングすれば、メモをiPad、iPhone、iPod touchに即座に転送できるので、後で文字起こしする必要がありません。デジタル化されたメモは、カレンダー、連絡先リスト、その他のアプリケーションですぐに使用できます。また、会議全体を即座に録音することも可能です（後述）。アプリでは音声とメモを同期できるので、後で確認する必要がある場合でも、必要な箇所を探して前後に移動する時間を無駄にする必要はありません。
タブレットでメモを取る
デバイスに直接メモを取る必要がある場合は、テーブルの上に平らに置けるタブレットが最適です。縦置きの画面を持つデバイスを使うことで生じる違和感を避けることができるからです。タブレットで手書きするかタイピングするかは、タイピングの速度と精度によって決まります。Samsung Galaxy Noteシリーズのようなスタイラスペン搭載デバイスを使えば、入力速度と精度の両方が向上するだけでなく、図や描画を正確に記録しやすくなります。
さまざまなメモ作成アプリがあらゆるタブレット プラットフォームで利用できるので、アプリの機能が自分のニーズに合っているかどうかを確認してください。
頻繁に会議に参加する場合は、「Minutes App」（5ドル、iOS）が役立ちます。膨大なメモを整理したり、アドレス帳との連携で担当者にフォローアップを割り当てたり、時間を追跡したりといった機能も充実しています。毎日のスタッフ会議の進捗状況を把握する必要がある場合は、このアプリが最適です。
Note Taker HD（5ドル、iOS版）は、携帯機器で自由に落書きをする人に適しています。シンプルな描画機能とPDFへの注釈オプションを備えています。
一般的なメモ作成には、Evernote (無料、iOS、Android、BlackBerry) が、メモの整理を簡単にする、常に安定した選択肢です。
会議にマイクを
会議全体を音声で記録しておくことは、例えばブレインストーミングセッションで役立ちます。アイデアが次々と飛び出し、それを書き留めるよりも早く、あるいはアイデアが複雑すぎて短いメモではすべてを捉えきれないような場合です。また、会議の内容を集中して記録し、後でメモで要約したい場合にも、録音は役立ちます。
会議の録音は、言うほど簡単ではありません。会議室のテーブルの真ん中にスマートフォンを置くと、（特にスピーカーフォンで会議に参加している人がいれば）キンキンとした歪んだ音声になりやすく、文字起こしの作業が難しくなります。
最善策は、ハイエンドのマイクを使うことです。（こうしたデバイスなら、録音機器を座席の近くに置いておけるので、必要に応じて録音を開始・停止できます。）例えば、Blue Spark Digital Microphone（200ドル）はUSBまたはiOSデバイスに接続でき、スタジオグレードの技術を採用することで最高品質の録音を実現します。
モバイルデバイスで録音する場合は、このマイクを音楽ではなく会議の録音に特化したアプリとペアリングすることをお勧めします。Audiolio（2ドル、iOS）を使えば、音声セグメントにタイムスタンプ付きのメモをブックマークし、会議後にファイルを共有できます。
トランスクリプトを注文する
会議全体の逐語的な記録が必要な場合、たとえ 1 分間に 100 語の入力速度であっても、自分の入力に頼って文書を作成することはできません。
グループ会議の録音をソフトウェアで確実に自動で書き起こせるほど、技術は進歩していません。ディクテーションソフトウェアもこの環境ではうまく機能しません。そのため、自分で手動で書き起こすか、（より可能性が高いのは）書き起こしサービスに依頼する必要があります。
こうしたサービスを利用すれば、カセットテープを郵送し、書き起こしが完了するまで何日も待つ必要がなくなるという朗報があります。今では、多くのアプリに書き起こしオプションが組み込まれています。Rev Voice Recorder（無料、iOS）を使えば、音声を録音し、アプリから直接電子的に書き起こしを依頼できます。料金は書き起こし1分あたり1ドル（最初の10分は無料）で、48時間以内に納品されます。TranscribeMe（無料、iOS）も同様のプランを提供しています。
文字起こしが完璧になることは決してありませんが、録音の品質が十分に高ければ、ほとんどの会社は 98 パーセントの精度を保証しています。
会議後
上で述べたように、メモはToDoリストの基礎となり、期限があればすぐにカレンダーに記入しましょう。グループ全体のメモを取っていた場合は、会議の要約を後ほど書き起こしてメールで送るのが良いでしょう。早ければ早いほど良いでしょう。要約は必ずしも長文である必要はありません。むしろ、簡潔であればあるほど、読んでもらえる可能性が高くなります。しかし、アクションアイテムは明確に示し、それに関連する期限を明記し、リストに記載されている（そしてメール配信リストにも記載されている）タスクの担当者を特定する必要があります。特に緊急性の高い項目は、太字や色付きのフォントで強調表示しましょう。
会議を成功させる上で最も重要なのは、ハードウェアやソフトウェアではなく、参加者です。注意深く、積極的に参加しましょう。誰かが延々と話している間に、メールやテキストメッセージをチェックして気を散らさないでください。ほとんどの会議は、参加者の能力の低さによって成功率が左右されます。ですから、たとえ会議があなたにとって特に役に立たなくても、少なくとも他の参加者の邪魔にならないようにしましょう。
訂正、2013年11月12日：この記事の以前のバージョンでは、Livescribe 3に内蔵マイクが搭載されていると誤って記載されていました。また、正しいLivescribe 3の写真を掲載するように更新しました。PCWorldは、この誤りを深くお詫び申し上げます。
