MicrosoftがOffice 2013をリリースした際、ドキュメントを様々な方法で共有できる共有画面が追加されました。メールでリンクを共有したり、共有リンクを取得したり、ソーシャルネットワークやブログに直接ドキュメントを投稿したりできました。
機能は豊富でしたが、少し複雑でした。特に、メールで共有する方法が実質的に2つしかなかったのが難点でした。さらに、ドキュメントとOfficeのバックステージビュー（「ファイル」をクリックしたときに表示される画面）の共有ページを何度も切り替える必要がありました。うーん。
マイクロソフト ワード 2016
Office 2016では、Microsoftは作業を大幅に簡素化しました。複雑なオプションを備えたバックステージ版の共有機能は引き続き利用可能ですが、新しく改良されたのは、上の写真のように、ドキュメントのすぐ横に表示できる共有パネルです。
仕組みは以下のとおりです。
Office 2016で共有したいドキュメントを開きます。アプリの右上隅、自分の名前の横にある「+共有」ボタンをクリックします。共有パネルがウィンドウの右側に表示されます。
Microsoft Word 2016 の Office 2016 の簡略化された共有ウィンドウの主要セクション。
ほとんどのオプションは比較的分かりやすいです。一番上には、メールで誰かを招待する簡単な方法があります。これは、バックステージビューの「人を招待」オプションに相当します。
メールアドレスを追加し、メッセージを入力して「共有」をクリックすると、受信者にOneDrive内のドキュメントを閲覧するための招待メールが届きます。そこから、ドキュメントをデスクトップにダウンロードするか、Office Onlineを使用して編集することができます。
編集権限なしで閲覧権限のみを付与したい場合は、 「編集可能」ドロップダウン メニュー オプションを「閲覧可能」に変更します。
招待機能の下には、現在ドキュメントを編集しているユーザーのリストと、アクセス権限を持つユーザーのリストが表示されます。パネルの一番下には、「共有リンクを取得」オプションがあり、インスタントメッセージでリンクを送信したり、Microsoftアカウントに紐付けられていないメールアカウントからリンクを送信したりできます。
Office 2016 では、ドキュメントを終了せずに、任意のユーザーの権限を即座に変更できます。
あまり知られていないのは、共有パネルを使用して、個々のアクセス権限を即座に変更できることです。
リスト内のドキュメントへのアクセス権を持つユーザーの名前を右クリックすると、2つのオプションが表示されます。1つ目は、そのユーザーを完全に削除することです。つまり、そのユーザーはドキュメントにアクセスできなくなります。2つ目は、ドキュメントの編集権限と閲覧権限を切り替えるシンプルな方法です。
この共有パネルで最後に気付かないかもしれないのは、Microsoftがドキュメントに加えた変更を他のユーザーと自動的に共有するタイミングを選択できるオプションを提供していることです。これは、特定のセクションを他のユーザーに公開する前に作業したい場合に便利です。デフォルトでは、Officeは変更を共有する前に確認メッセージを表示します。ただし、変更を共有しない、または常に共有するように選択することもできます。
新しい簡易バージョンよりも高度な共有機能が必要な場合でも、Outlook 2016 経由でファイルを添付ファイルとして送信したり、ブログにドキュメントを投稿するなどのオプションを備えたバックステージの共有ビューにアクセスできます。
