新しいMicrosoft Outlookの12の役立つヒント

新しいOutlookは、日々の業務をより効率的にする多彩な機能とカスタマイズオプションを備えています。適切な設定とヒントを活用すれば、作業の妨げとなる要素を最小限に抑え、メールを最適に管理し、予定やタスクを常に把握できます。以下の便利なヒントもぜひご覧ください。

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自動読み取りを無効にしてメールを効率的に管理する

Outlookのデフォルトでは、メールを短くクリックするとすぐに既読になります。そのため、重要なメールを見落としてしまう可能性があります。これを避けるには、「設定」>「メール」>「メッセージの処理」でこの機能を無効にしてください。

新しいOutlookでは、右上の歯車アイコンから設定にアクセスできます。「アイテムを自動的に「既読」にしない」オプションを選択してください。これにより、メッセージをいつ既読とするかを自分で決めることができます。これは、大量のメールを管理するのに役立ちます。

IDG / アシュリー・ビアンクッツォ

会話によるグループ化を無効にして受信トレイをカスタマイズします

Outlook では、デフォルトで同じ件名のメールが会話としてグループ化されます。ただし、特に複数の参加者がいる複雑なトピックの場合、このグループ化は混乱を招く可能性があります。

「設定」>「レイアウト」に移動し、 「メールをスレッドごとにグループ化して表示する」オプションをオフにするか、「メールを個別のメッセージとして表示する」オプションをオンにしてください。この設定にすると、メールが個別に表示されるため、各メッセージを個別に確認できます。これにより、個々の返信を追跡しやすくなり、類似した件名による混乱を防ぐことができます。

この時点でさらに設定を実施して、電子メールの表示を独自の要件に合わせてカスタマイズすることもできます。

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条件付き書式を設定して重要なメールを強調表示する

重要なメッセージを見逃さないように、特定の送信者からのメールや特定のキーワードを含むメールを色で強調表示することができます。これを行うには、「メール」>「条件付き書式」に移動し、ルールを作成します。

視覚的に区別することで、緊急メールをすぐに識別し、優先順位を付けやすくなります。ルールを作成する際に、条件を定義し、適切な色を選択してください。

管理コックピットを設定し、カレンダーとタスクを組み合わせる

Outlookの分かりやすい管理画面では、メール、タスク、予定を1つのビューにまとめることができます。これを行うには、右上のアイコンからカレンダーまたはタスクをアクティブ化します。

これにより、異なるビューを切り替えることなく、すべての関連情報を一目で確認できます。この設定により、概要を把握しやすくなるだけでなく、すべての重要な情報が一元的に確認できるため、時間の節約にもなります。

通知を最適化し、重要なことに集中する

通知は大きな気を散らし、生産性を低下させる可能性があります。より集中して作業するためには、メール通知を無効にすることをお勧めします。設定 > 一般 > 通知で簡単にカスタマイズできます。

ただし、Microsoft 365のOneDriveまたはSharePointライブラリにご自身または他のユーザーが保存したドキュメントのカレンダー通知とメンション通知は有効のままにしておく必要があります。これらの通知は、重要な予定やメッセージを見逃さないために役立ちます。このカスタマイズにより、新着メールに邪魔されることなく、重要なタスクに集中しやすくなります。

メールをタスクや予定に変換する

すべてのメールをすぐに処理する必要はありません。重要なメッセージを後で処理したい場合は、タスクや予定に変換できます。メールをタスクバーまたはカレンダーにドラッグ＆ドロップするだけで、関連するすべてのコンテンツを含むタスクまたは予定を直接作成できます。

右クリックで日付を調整できます。この機能は、重要な情報を忘れずに、受信トレイを整理するのに役立ちます。メールは保持されますが、すべてのオブジェクトと情報は予定またはタスクにも転送されます。

カレンダー週を有効にして効率的なスケジュール設定を行う

より分かりやすくスケジュールを管理するために、カレンダーの週表示を有効にすることができます。この設定は、「設定」>「カレンダー」にあります。カレンダーの週表示は、特に長期計画や複数の参加者がいるプロジェクトで、予定の調整を容易にします。

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Outlook を使用して予定を計画する場合は、この領域の他の設定も確認し、要件に合わせて調整する必要があります。

メールをピン留めするか再度リマインダーする

Outlookには、重要なメールが見落とされないようにするための便利な機能が2つあります。ピン留め機能を使えば、メールを受信トレイの一番上にピン留めできます。ピン留めするには、メッセージを右クリックして「ピン留め」を選択します。また、 「再度通知」機能を使えば、後でメールを自動的に受信トレイに戻すことができます。

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この機能は右クリックでも利用でき、リマインダーの日時を個別に設定できます。

ファイルを素早く添付

Outlook でのファイル添付は、インテリジェントな機能によって高速化されます。ファイルを添付する際にスラッシュ (/) を入力するだけで、最近使用したドキュメントが表示されます。

ファイル名の最初の数文字を入力して検索することもできます。ただし、この機能はSharePointまたはOneDriveに保存されているファイルでのみ機能します。特に同じファイルを頻繁に操作する場合は、時間の節約になります。

メールを遅延して送信する

送信スケジュール機能を使えば、メールの送信日時を指定できます。「送信」ボタンを直接クリックするのではなく、その横にある小さな矢印をクリックして日時を設定してください。これは、勤務時間外にメッセージを準備したり、勤務開始時に送信したりしたい場合に特に便利です。

電子メールの呼び出し

誤ってメールを送信してしまった場合、一定期間内であれば取り消すことができます。これを行うには、「設定」>「メール」>「作成と返信」に移動し、送信時に「取り消し」機能を有効にして期間を指定します。

あるいは、送信者と受信者が同じ Exchange または Microsoft 365 メールボックスを使用している場合は、取り消しメッセージを使用して送信済みメールを後で削除することもできます。

メールを効率的に処理する

受信トレイを整理整頓するには、メールを一貫して処理することから始めましょう。各メッセージについて、削除、返信、委任、タスクへの変換など、適切な処理方法を決めましょう。そうすることで、受信トレイが過密状態になるのを防ぎ、常にコミュニケーションをコントロールできるようになります。Outlookは、タスクやリマインダーなどのツールを活用して、この原則を効率的に実践するのに役立ちます。