スパムは、私たちがあらゆる努力を払っているにもかかわらず、依然として存在し続けています。しかし、Outlookにはスパムの送信速度を低下させる機能がいくつかあります。ここでは、誰でも実行できる対策と、企業のOutlookシステムで作業する際のヒントをいくつかご紹介します。
1. 送信者ブロックを頻繁に使用する
Outlookの送信者ブロック機能を使って、迷惑なスパムをブロックリストに追加し、迷惑メールフォルダに移動しましょう。1日に10通未満のメールを受信する場合は、この方法で問題ありません。
スパムメールを選択し、右クリックして、ドロップダウンメニューから「迷惑メール」を選択し、「送信者をブロック」をクリックします。または、 「ホーム」 > 「迷惑メール」 > 「送信者をブロック」を選択します。Outlook はすぐに迷惑メールとしてマークし、別の場所に移動します。
JD サルティン送信者を迷惑メール フォルダーに自動的に追加するには、送信者をブロックすることを頻繁に使用します。
2. ブロック送信者リストを設定する
特定のISPや国から大量のスパムメールを受信している場合、またはYahoo6.com、epaypal.com、WellsfargoのEarthLinkアドレス（[email protected]）など、正当な組織を装ったフィッシング詐欺グループから大量のスパムメールを受信している場合は、企業、グループ、国、ISP、その他の条件で、これらの悪質な送信者をブロック送信者リストに追加できます。「ホーム」 > 「迷惑メール」 > 「迷惑メールオプション」を選択し、「ブロック送信者」タブをクリックします。「追加」ボタンをクリックして、国コード、グループドメイン、または偽の企業（epaypal.comなど）を入力します。
このダイアログボックスに表示されている例からわかるように、グループまたは会社からのメールをすべてブロックするのにワイルドカードは必要ありません。グループ名の前に@記号を付けるか、グループ名だけを入力してください。「OK」 > 「適用」 > 「OK」をクリックします。タスクは完了です。
JD サルティンブロック送信者リストを使用して、グループ、国、偽の企業をブロックします。
これらの方法を試しても、せっかくブロックした企業や個人からスパムメールが届く場合は、ワイルドカードを使うのが解決策になるかもしれません。この方法は、ハッカーが常に新しいメールアドレスを作り上げ、スパム送信に利用しているという問題に対処するものです。個々のスパムメールアドレスをブロック送信者リストに入力するのではなく、この「包括的な」メールアドレス *@*.com をブロック送信者リストに入力するだけです。上記のセクション2の最初の3段落の指示に従えば、スパム問題は解決するはずです。あるいは、ハッカーがこの解決策を回避する別のプログラムを作成するまでは。
3. 並べ替え、移動などのルールを作成する
Outlookには「ルールの作成」という機能があり、仮想ルールブックで定義した条件に基づいてメールをカスタマイズできます。マクロと同様に、これらのルールは、特定のウィンドウに表示するメールを指定したり、メールを他のフォルダーに移動したり、カスタムサウンドで通知を設定したりするなど、日々の繰り返し作業を自動化します。
別のフォルダーに移動するメールを選択します。[ホーム] > [ルール] > [ルールの作成]を選択します。ダイアログボックスで、Outlook は「選択した条件（差出人、件名、送信先）のメールを受信したら、次の操作を行います：[新着アイテムの通知ウィンドウに表示]、[選択したサウンドを再生]、または [アイテムをフォルダーに移動する]」と尋ねます。Outlook は上部の 3 つのボックスすべてをオンにすることを前提としていますが、該当しないボックスはオフにしても構いません。下部のペインで、必要なアクションを実行するボックスをオンにし、[OK]をクリックします。
以下の例（下図参照）では、サンプル1のルールは、送信元がComcast、件名が「Your bill is ready」、送信先が[email protected]のすべてのメールにフラグを付け、次の操作を実行します。「サウンドの再生」にWindows RingIn.wavを指定し、「フォルダーに移動」に「Bills Due」を指定します。「サウンドの再生」では、「参照」をクリックし、Windows/Mediaフォルダーに移動して、リストからサウンドを選択します。「フォルダーに移動」では、「フォルダーの選択」ボタンをクリックし、ハードドライブのフォルダーリストからサウンドを選択します。
サンプル2では、件名が「Jace」、送信先が「[email protected]」のすべてのスパムメールにフラグが付けられ、「迷惑メール」フォルダに振り分けられます。件名に適切な単語が多すぎるため、このフィールドのチェックボックスはオフになっています。
JD サルティン定義した条件に基づいてカスタム電子メールを管理するには、「ルールの作成」を使用します。
4. ルールウィザード（詳細オプション）
設定した特定の基準に基づいて、スパムをブロックするルールを作成したり、その他の便利なタスクをいくつか設定したりできます。
例えば、UserKCさんは受信トレイに、自分のメールアドレス宛ではない添付ファイル付きのスパムメールを大量に受信しています。この場合、メールは[email protected]という人物に送信されたにもかかわらず、実際には受信されていませんでした。これは、時間の経過とともにエスカレートする一般的なフィッシング詐欺であるため、彼女はこれらのスパム攻撃をブロックするプロセスを自動化するルールを作成することにしました。
ホーム>ルール>ルールの作成 を選択します。ルールの作成ダイアログボックスで、詳細オプションボタンをクリックします。
「自動仕分けウィザード」ダイアログボックスで、Outlook は「どの条件をチェックしますか？」と尋ねます。ステップ 1: 条件を選択してください。」リストをスクロールして、ご自身の状況に当てはまる条件を選択してください。この例では、UserKC が「宛先ボックスに自分の名前が含まれず、添付ファイルがある」を選択しました。Outlook は「ステップ 2」ボックスに条件を入力します。「次へ」をクリックします。
JD サルティン設定した特定の基準に基づいて、スパムをブロックするルールやその他の便利なタスクを作成します。
2番目のルールウィザードダイアログで、Outlookは「メッセージをどのように処理しますか？」と尋ねます。ステップ1：アクションを選択します。UserKCは「指定されたフォルダーに移動する」をチェックしました。
ここと「ステップ2」のボックスにある下線付きのテキストにご注目ください。これは「このリンクをクリックしてこの操作を完了してください」という意味です。一度クリックし、「指定された」フォルダー（迷惑メール）を選択して「OK」をクリックします。Outlookはこの操作をルールに追加し、新しい「ステップ2」のボックスにルールが再表示されます。「次へ」をクリックします。
JD サルティン下線付きのテキストは、このリンクをクリックしてこのアクションを完了することを意味します。
3番目の「ルールウィザード」ダイアログで、Outlookは「例外はありますか？」と尋ねます。ステップ1：例外を選択します。UserKCは、安全のための例外を追加することにしました。「送信者名/メールアドレスが現在のアドレス帳のレコードと一致する場合は何もしない」。例外ボックスにチェックを入れ、下線付きの「指定」アドレス帳をクリックし、該当する連絡先リストを選択して、「追加」をクリックします。
新しい「ステップ2」ボックスに、作成したすべてのルールが表示されていることをご確認ください。問題がなければ、「完了」をクリックしてください。「ルール設定ウィザードの完了」ダイアログが開き、このルール（またはルールのコレクション）の名前を指定するように求められます。わかりやすい名前を入力し、「このルールを有効にする」ボックスにチェックを入れて、「OK」をクリックしてください。これで、誤って送信されたフィッシングメールやスパムメールはすべて迷惑メールフォルダに直接振り分けられるようになります。
JD サルティン例外を入力し、ルールに名前を付けます。
5. スパムフォルダを頻繁にチェックする
スパム、フィッシング、ブロッキングフィルター、そしてそれらを管理するルールは、複数のレベルに分かれています。ご自身のコンピューターで作成したフィルターやルールに加え、メールソフト、ウイルス対策プログラム、インターネットプロバイダー、ネットワーク管理者、個々の管理者、そして場合によってはその他のシステムも、ユーザーを有害または迷惑な通信から保護するための様々なシステムを備えています。これらのシステムは、迷惑メールをフィルタリングするためにしばしば強力な手法を用いるため、正当なメールが届かない場合があります。
あらゆるレベルのスパムフォルダを頻繁に確認してください。特に、届かないと思っていたメールがある場合は、必ず確認しましょう。ほとんどのプロバイダはサービスにスパムフォルダを含むメールプログラムを提供しているため、ISPレベルではスパムフォルダへのアクセスは一般的に簡単です。個々の企業のポリシーは、それほど柔軟で便利ではない場合があります。メールが届かない場合は、ネットワーク管理者に連絡して、スパムフォルダの内容にアクセスして確認できるかどうかを確認してください。アクセスできない場合は、友人、同僚、関係者に連絡を監視してもらい、適切なタイミングで返信できない場合は連絡してもらってください。または、企業のポリシーで許可されている場合は、企業の罠に陥る可能性のあるユーザーを捕まえるために、予備のメールアドレスを提供することを検討してください。
この記事は2015年3月12日に最初に公開されました。
