Microsoft Word文書で同僚と共同作業していて、共同作業者があなたに知らせずに変更を加えていることにイライラしているなら、変更履歴機能をオンにしましょう。このツールは、誰かが文書に加えたすべての変更を記録するので、すべての変更を確認して、文書に反映するか、拒否するかを選択できます。
変更履歴の記録はデフォルトでオフになっています。しかし、変更履歴の記録を使いたいのに、文書をレビューしているときに忘れてしまう場合、あるいは変更履歴の記録を使う人がいる場合、Wordには強制的に変更履歴を記録させる方法があります。この方法とその他の方法をいくつかご紹介します。また、ご自身や会社に迷惑をかけないようにする方法もご紹介します。
ドキュメントに加えられた変更を追跡する
Word文書の変更を記録するには、「校閲」>「変更履歴の記録」をクリックして機能をオンにします。これで、Wordは文書に加えられたすべての追加または削除を記録し、表示します。ステータスバーを右クリックし、ポップアップメニューから「変更履歴の記録」をクリックしてください。すると、文書ウィンドウの下部に「変更履歴の記録」のオン/オフが表示されます。 「変更履歴の記録」ボタンをクリックすることで、オン/オフを切り替えることができます。
変更履歴の記録方法が編集内容のマークアップに用いられる方法は、Wordの設定によって異なります。通常、変更されたテキスト行の左側に縦線が表示されます。挿入されたテキストは色付きで下線が引かれ、削除されたテキストには取り消し線が引かれます。
変更の表示と非表示
作業中に、変更履歴のカラフルなマークアップが邪魔になる場合があります。「校閲」タブで別の「校閲用に表示」オプションを選択することで、マークアップを非表示にできます。通常、「校閲用に表示」オプションは「最終版：マークアップを表示」に設定されています。これを変更するには、「校閲」をクリックし、「校閲用に表示」ドロップダウンリストで「最終版」をクリックして、すべての変更が反映された文書を確認します。この操作では変更は適用されません。新しいテキストが追加され、削除された部分が削除された文書が表示されるだけです。変更前の文書を確認するには、「校閲用に表示」リストで「オリジナル」をクリックします。「最終版：マークアップを表示」をクリックすると、文書にマークアップされた変更内容が表示されます。
マークアップ書式の設定方法を確認する
追加または削除されたテキストの書式設定を制御するWordの設定を確認するには、「校閲」>「変更履歴の記録」>「変更履歴の記録オプション」をクリックします。デフォルト設定では、各ユーザーの編集内容が異なる色で表示されるため、簡単に識別できます。設定を変更することもできますが、私が検討する唯一の変更点は、書式の変更とテキストの移動の追跡を無効にすることです。
変更を確認して文書を最終決定する
ドキュメントを完成させて配布する前に、変更内容を確認しましょう。リボンの「校閲」をクリックし、「次へ」をクリックします。Wordはドキュメント内の最初の変更箇所を表示します。変更箇所はハイライト表示されるので、簡単に識別できます。
変更内容に応じて、 「承認」または「拒否」のいずれかをクリックします（これらのボタンは「前へ」ボタンと「次へ」ボタンの左側に表示されます）。承認された変更内容は文書に反映され、拒否された変更内容は元に戻されるか削除されます。いずれかのオプションをクリックするとすぐに、カーソルが文書内の次の変更箇所に移動します。「次へ」をクリックすると、変更内容を処理せずにスキップできます。
ドキュメント内のすべての変更を一度に承認する場合は、「承認」ドロップダウンリストに移動し、「ドキュメント内のすべての変更を承認」をクリックします。同様に、すべての変更を取り消す場合は、「拒否」ドロップダウンリストに移動し、「ドキュメント内のすべての変更を拒否」をクリックします。
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確認ウィンドウの操作
テキストにマークアップされた変更内容を確認するだけでなく、表示パネルで確認することもできます。「校閲」>「校閲パネル」をクリックします。（ 「校閲パネル」を一度選択するとパネルが表示され、もう一度クリックすると非表示になります。）
ドロップダウンリストからオプションを選択して、縦向きのペインと横向きのペインのどちらかを選択します。普段は変更履歴ペインを使用しない場合でも、特定の変更内容が画面に完全に表示できない場合に、変更履歴ペインが表示されることがあります。
変更履歴ウィンドウを表示すると、各変更箇所に編集者名が表示されます。名前が間違っている場合、または表示されている名前とは異なる名前に変更したい場合は、「校閲」>「変更履歴の記録」>「ユーザー名の変更」をクリックします。この操作により「Wordのオプション」ダイアログボックスが開き、Wordでユーザーを識別するために使用されるユーザー名とイニシャルを変更できます。
ドキュメントに変更履歴マークアップを保存する
文書を保存すると、マークアップされた変更履歴は文書内に残ります。これは理にかなっていますが、災難を招く可能性があります。「レビュー用に表示」を「最終版」に設定して文書を表示している状況を想像してみてください。変更履歴は表示されませんが、文書内には残っています。もしこれらの変更が公開されれば、あなたやあなたの会社に迷惑をかける可能性があるなら、その文書をそのような状態で管理下に置いてはいけません。多くの企業や政治家がこのようにして不正アクセスを受けているので、注意が必要です。
変更履歴を含む文書を保存したり共有したりしないようにするには、保存や共有を行う前に警告が表示されるようにWordを設定する必要があります。Wordはデフォルトでは警告を表示しませんが、簡単に設定できます。[ファイル] > [オプション] > [セキュリティセンター] > [セキュリティセンターの設定] > [プライバシーオプション]をクリックします。 [変更履歴やコメントを含むファイルを印刷、保存、または送信する前に警告を表示する] チェックボックスをオンにして有効にします。今後、変更履歴を含む文書を保存するたびに、表示/非表示に関わらず、Wordから警告が表示されます。
ドキュメントに加えられた編集を選択的に確認する
複数の人が同じ文書を編集している場合、各人の変更は他の全員の変更とは独立して、それぞれ異なる色や挿入・削除スタイルでマークアップされます。文書をレビューする際に、1人または複数の人による変更を分離して、「マークアップの表示」リストにそれらの編集内容だけを表示することができます。「レビュー」>「マークアップの表示」>「レビュー担当者」をクリックします。編集内容を確認したいレビュー担当者を選択し、編集内容を非表示にしたいレビュー担当者の名前の選択を解除します。
ドキュメントの変更を強制的に追跡する
状況によっては、文書に加えられた変更がすべて自動的に記録され、誰も変更履歴の記録を無効にできないようにするために、Word で変更履歴の記録を強制的にオンにしたい場合があります。これを行うには、[校閲] > [編集の制限]をクリックし、作業ウィンドウで[文書でこの種類の編集のみを許可する]チェックボックスをオンにします。ドロップダウン リストで、[変更履歴の記録] をクリックします。[はい、保護を開始します] をクリックし、必要に応じて、この設定を保護するパスワードを入力して、パスワードがないと無効にできないようにします。これで、同僚が文書を表示、編集、保存できるようになり、行った編集内容が文書に保存されます。
変更履歴の記録は、他のユーザーと公平に共同作業を行うのに役立ちます。この機能を使用すると、全員が同じドキュメントで共同作業を行い、変更や編集を行うことができます。変更内容は個別に保存されるため、変更内容は常に表示され、簡単に編集できます。
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