ヤフーCEOマリッサ・メイヤー氏による最近の在宅勤務禁止は、ビジネス界に衝撃を与えた。専門家たちはすぐに賛否両論に分かれ、在宅勤務の支持者は「生産性が向上する」と主張する一方で、反対派は在宅勤務を「最悪の選択肢」と非難した。
どちらも正しい。正しい方法でテレワークを行えば、通勤で無駄にしていた無数の時間を節約できる。生活も安定し、仕事もより良くなる。しかし、やり方を間違えると、在宅勤務はあなたを破滅させる可能性がある。私は過去7年間、皮肉なことにそのうち4年間はYahoo!で在宅勤務をしてきたので、そのことはよく分かる。
あなたと雇用主にとって在宅勤務をうまく機能させるには、以下のアドバイスに従ってください。（上司であれば、これらのヒントはリモートワーカーをより適切に管理するのに役立ちます。）
接続が適切であることを確認する
オフィスのインターネット接続については特に気にしないかもしれませんが、自宅のインターネット環境を整える際には、帯域幅は重要な検討事項です。インターネットサービスプロバイダーにアップグレード、特に高速データサービスについて問い合わせてみましょう。例えば、Comcastは50Mbps、さらには100Mbpsのビジネス向けサービスプランを提供しており、どちらも多くの消費者が利用している10Mbps未満の速度よりもかなり高速です。そうでない場合は、別のISPを検討してみてください。
携帯電話でも同じことが言えます。接続が不安定で電話会議の参加者全員が不快に感じる場合は、代替手段を検討しましょう。自宅に固定電話回線を追加する、通信事業者を変更する、あるいはSkypeなどのVoIPサービスを利用する（ネットワーク速度が速いことが条件です）などです。ルーターのQoS（Quality of Service）設定を調整して、VoIP通話などの特定のアプリケーションに割り当てる帯域幅を増やすこともできます。
コンピュータ間のファイル転送が遅い場合は、社内Wi-Fiネットワークを802.11nまたは802.11acシステムにアップグレードする必要があるかもしれません。社内ネットワークから離れて作業し、バックアップサービスも利用できない場合は、データを定期的に、できればリアルタイムでバックアップするようにしてください。NASデバイスを自宅のネットワークに追加すると、ファイルの一元的な保存場所が提供され、ドライブミラーリングシステムなどのバックアップシステムも内蔵されているため、非常に役立ちます。
接続速度をもっと上げたり、アップグレードしたりできない場合は、ただ乗りする隣人や通信量の多いデバイスがルーターに侵入して速度を低下させていないか確認してください。ほとんどの無線ルーターは、接続されているデバイスのリストを表示します。怪しいと思われるデバイスへのアクセスを拒否し、勤務時間中に帯域幅を浪費している可能性のあるデバイスの電源をオフにしましょう。
セキュリティキーを作成する
Flickr: 不器用な在宅勤務者に関する大きな不満の一つは、雇用主がアクセスするデータの管理を怠っていることです。スターバックスでラテを飲みながら、ノートパソコンで次の四半期のキャッシュフロー計算書を開いたままにしていませんか？一つの解決策は、データをオフィスのサーバーに残し、リモートでアクセスすることです。もちろん、セキュリティ上の課題は別の方向に進みます。自宅とオフィス間の安全な接続をどうやって維持するのでしょうか？
最も効果的な方法の一つは、仮想プライベートネットワーク（VPN）の利用です。かつては設定が複雑で難しかったVPNですが、今では小規模な企業でも安全なWebトンネルを提供しています。VPNは、PCとスマートフォンの両方に対応したハードウェア版とソフトウェア版が用意されています。VPNの設定には雇用主と協力する必要がありますが、通常はシンプルなWebベースのインターフェースでオプションを選択するだけで設定できます。
仕事で自宅を離れる場合、そして会社でGoogle DriveやMicrosoft SkyDriveなどのクラウドサービスがまだ利用されていない場合は、Dropbox、Box、Evernoteなどを利用して、パソコンからすぐにアクセスできる場所にファイルを保存することを検討してください。これらのサービスからドキュメントを取得する方が、VPNを使ってオフィスのハードドライブにアクセスするよりも高速です。ただし、このようなクラウドベースのサービスに企業データを保存することが、会社のセキュリティポリシーに違反しないよう、事前に確認してください。
存在を知らせる
在宅勤務中にサボっているのではないかという同僚の疑念は、電話やメールへの返信が1分ごとに深まります。ですから、受信トレイを常にチェックし、他の電話に出ていない限り、留守番電話に着信が流れないようにしてください。メッセージを確認するのに時間がかかり、本来なら壁越しに大声で質問していたであろう同僚をイライラさせてしまうでしょう。
インスタントメッセージを使えば、同僚はいつでもあなたに連絡を取ることができます。Google Talkはリアルタイムコミュニケーションに人気があり、Google Apps for Businessスイートと連携しています。MicrosoftのOffice 365ビジネス向けパッケージでは、Lyncクライアントを使ったチャット機能が提供されています。同僚やクライアントと様々なサービスで連携している場合は、DigsbyやTrillianのようなマルチプロトコルシステムを使えば、複数のアプリケーションをインストールして管理する手間が省けます。ただし、不在通知を適切に設定し、受信したインスタントメッセージには速やかに返信するようにしてください。
Skypeは、複数のオフィスや在宅勤務者を抱える職場でますます人気が高まっています。有料ユーザー向けのSkypeグループチャット、またはImo.imなどの無料サービスを利用すれば、チームメンバーは仮想空間で会話できます。WebExやAdobe Connectなどのビデオ会議ツールは、テキストメッセージでは得られない、対面でのチェックインという人間味あふれる要素を提供します。また、画面共有も可能なので、デスクトップに表示されている内容をそのまま見せることもできます。
時間を予約する
Flickr: クリスディアステレワークに関する記事の多くは、仕事と家庭生活が混在しないように、特定の「勤務時間」を守るようにアドバイスしています。残念ながら、このアドバイスに従うのはほぼ不可能です。在宅勤務は、一部の人にとっては過度な長時間労働の習慣に陥りやすいかもしれませんが、一方で、長時間労働を強いられる場合には、テレワークが大きな効果を発揮します。夕食後に苦労したり、朝6時の電話会議のために起きるのは依然として面倒ですが、通勤の必要がないのではるかに便利です。
いずれにしても、在宅勤務者は洗濯、用事、昼寝、犬と遊ぶなど、常に怠けているという疑念や予想が一般的であり、その偏見を克服するには、オフィスで働く場合よりも多くの時間を費やし、より良い仕事をする必要がある。
別のスペースを見つける
Flickr: エルキットノートパソコンを脚に乗せていると、ソファに吸い込まれてしまいがちです。キッチンテーブルも同様です。こうした広々とした空間は、日中に誰かが入り込むことはまずありません。
とはいえ、これらの場所で本格的な仕事をするのは避けましょう。専用のスペースを確保しましょう。必ずしも部屋を片付けて応接間サイズのオフィスを作る必要はありません（もちろん、そうしても問題はありませんが）。しかし、明確に区切られたエリアを確保することは重要です。寝室やリビングルームの一角、あるいは小さな机を置ける廊下のアルコーブなどが良いでしょう。どうしてもキッチンテーブルで仕事をしなければならない場合は、毎朝テーブルクロス、新聞紙、塩コショウ入れを取り除いて、擬似オフィスに変身させましょう。この変身儀式は、一日の始まりを明確化し、生産的な時間への心理的な移行をもたらします。
オフィス環境を模倣する
Flickr: ジェレミー・レヴァイン・デザインスウェット姿で、歯磨きもせずにオフィスに来るなんてありえないですよね？（ジャーナリストなら別ですが。）では、なぜそんなひどい状態で自宅オフィスに来るのでしょうか？仕事を始める前に気を引き締めるだけでなく、オフィス空間には従来のデスクに欠かせないもの、例えばペンがいっぱい入ったカップ、付箋、本物のキーボードとマウス、そして上質なデスクチェアなどを用意しましょう。
多くの在宅勤務者は、座っている場所を気にせず仕事をするだけでなく、作業環境の人間工学を無視しがちです。本格的なオフィス家具を使用し、コンピューターのセットアップを人間工学的に整えましょう。ノートパソコンを使用する場合（多くの在宅勤務者はノートパソコンを使用しています）、ドッキングステーションやスタンドを活用して、モニターを適切な高さに保ち、画面上部が目の高さになるようにしてください。可能であれば、モニターを2台用意しましょう。快適なキーボードとマウスも使用しましょう。
ランチに出かける
テレワークは、自宅を牢獄に変えてしまう可能性があります。起きて、服を着て、仕事をして、食事をして、シャワーを浴びて、そして寝る。玄関のドアを開けることさえないこともあります。しばらくは非常に生産的かもしれませんが、やがて閉塞感に苛まれてしまうでしょう。
解決策は簡単です。昼休みに外に出て、足を伸ばしましょう（在宅勤務者は運動を怠りがちです）。そして、ちょっとした用事を済ませましょう。デスクに戻ればリフレッシュでき、おそらく重要なことを見逃すことはないはずです。ただし、念のためスマートフォンは持参してください。
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真剣に。
