ツイート、ステータスアップデート、SMSメッセージといった情報が溢れかえる中で、「ソーシャル」が必ずしも「簡潔」を意味するわけではないことを忘れてしまいがちです。特に社内コミュニケーションにおいてはなおさらです。資金調達、顧客関係、あるいは複雑な製造プロセスについて140文字で説明するのは、到底無理な話です。
どうすれば、コラボレーションを促進しつつもワークフローを中断することなく、従業員が組織全体で知識や専門知識を共有するように促せるでしょうか (目くらまし、メモ、メールなどを使って)。答えは 1 つ: 社内ブログです。
顧客や競合他社が目にするとは限りません。また、一般公開されるブログとなると話は全く別です。社内ブログは、その性質上、プロジェクトの細部を管理するのに適したツールとは言えません。しかし、社内イントラネット上やパスワード保護されたサードパーティサービス上で安全に運営できる社内ブログがあれば、従業員はアイデアを交換したり、経験を迅速かつ非公式に共有したりすることができます。
社内ブログには多くの利点があります。
- 従業員の知識と専門知識を放送します。
- 検索可能な専門知識の永続的なアーカイブを作成します。社内ブログで公開されたすべての知識は、退職した従業員が退職した後も長期間保存されます。
- オープンな議論とコラボレーションを促進する。従業員は対面よりもバーチャルな場で発言する可能性が高くなります。
- 部門の垣根を越えて従業員をつなぐ。
- 重要だが会議には不十分な情報をスタッフに最新の状態に保ちます。
- 説明責任の確立：一度ブログに書いた内容は、後から否定することはできません。メールの履歴とはおさらばです。
とはいえ、社内ブログは必ずしもあなたの組織に適していないかもしれません。社内ブログは、複数のシフトや部署間の議論を活発化させるのに最適です。もしそれが社内で大きな問題になっていないのであれば、他のソーシャルプラットフォームの方が適しているかもしれません。例えば、社内の一般的なコミュニケーションは問題なく機能しているものの、プロジェクト管理や技術知識といったより正式な情報を管理・更新するためのツールが必要な場合は、Wikiが効果的です。
社内ブログを立ち上げる前に、十分な調査を行い、ビジネスケースを検討し、組織にとって適切な社内ソーシャルプラットフォームであることを確認してください。社内ブログがまさに組織に必要なものだとしても、WordPressサイトを適当に作って、従業員にブログへの参加を促すメールを送信するだけでは十分ではありません。
社内ブログを公開する前に、次の点を確認してください。
- ブログの目的は何でしょうか？情報の共有、問題解決のための協力的なフォーラムの作成、知識とヒントのリポジトリの作成、販売またはエンジニアリングサポートの提供などでしょうか？
- 投稿に関してどのような基準やガイドラインが定められていますか？一般的な行動規範で十分でしょうか？それとも、追加の社会ガバナンスモデルを策定する必要がありますか？
- これらの規則に違反した場合の罰則は何ですか？大企業の場合は、人事部は承認していますか？
- 誰が投稿するのでしょうか？役員、部門長、それとも全員でしょうか？ブログの投稿スケジュールは決められていますか？頻繁に投稿する「チャンピオン」がいますか？それとも自由投稿ですか？
- 従業員にブログをチェックすることを義務付けますか、それとも補足リソースとして扱いますか?
- 従業員がブログを読むのに費やすことができる時間について、期間、タイミング、頻度などの制限を設ける必要がありますか?
- ブログでの議論の種類に制限を設けるべきでしょうか？ 社内談義のみに留めるべきでしょうか、それとも時折、話題から外れた投稿も許容すべきでしょうか？ 社内の噂話はどうでしょうか？ 組織に何かネガティブな出来事が起こり、白熱した議論が巻き起こったらどうしますか？
最も重要なのは、社内ブログはオープンフォーラムであるだけでなく、効果的なリソースであり、会社を反映するものでなければならないということです。
