ヤフーのCEO、マリッサ・メイヤー氏は2月に在宅勤務を禁止し、ベスト・バイもその直後に在宅勤務プログラムを中止したことで大きな話題となった。しかし、Families and Work Institute（PDF）によると、リモートワークは増加傾向にある。昨年、従業員に柔軟な勤務形態を与えていると回答した企業は63%で、2005年の34%から増加している。また、ギャラップ社の最近の調査では、従業員の39%がリモートワークをしていると回答している。この調査会社によると、リモートワーカーはオフィス勤務の従業員よりも労働時間が長く、仕事へのエンゲージメントもわずかに高いことがわかった。
疲れる通勤を避けたり、パジャマ姿で仕事をこなしたりできる従業員にとっては良いことですが、上司はどうでしょうか？テレワーカーが本当に働いているのか、そして彼らが最高のパフォーマンスを発揮できるようサポートするにはどうすれば良いのでしょうか？リモートワーカーとの円滑なコミュニケーションを促進するための、最適なツールをいくつかご紹介します。
フィードバックと連絡：15Five
面倒なステータスレポートはもう不要です。この洗練されたクラウドプラットフォームは、企業のコミュニケーション基盤として機能します。従業員は週に15分を費やし、成功、課題、アイデア、士気などをレポートに記入します。マネージャーは、このレポートをわずか5分で読むことができます。15Fiveが尋ねる質問は、マネージャーが決定します。「あなたの役割でうまくいっていることは何ですか？」や「どのような課題に直面していますか？また、どのようなサポートが必要ですか？」などです。ボタンをクリックするだけで、マネージャーは自分のレポートに従業員のコメントを追加できます。経営陣がアイデアや問題に回答すると、マネージャーと従業員の両方にメール通知が届き、15Fiveに戻って会話を続けることができます。
現在、GmailやYahoo!などの無料メールプロバイダーをご利用の場合、15Fiveはご利用いただけません。同社は、今後のプラットフォームアップグレードでこの制限を解除する予定です。4週間無料でお試しいただけます。試用期間終了後は、最初の10名様まで月額49ドル、追加1名様につき5ドルの追加料金がかかります。
プロジェクト管理: Asana または Pivotal Tracker
何百万人ものユーザーがBasecampを使用していますが、この堅実で人気のプロジェクト管理プラットフォームは無料版の提供を終了しました。代わりに、1日1ドルから利用できるプランがあり、最大15件のプロジェクトを管理できます。予算が限られている中小企業の方は、Webでもモバイルでも使える無料製品、Asanaをお試しください。
Asanaのクラウドプラットフォーム（Evernoteの3パネルWebアプリに似ています）は、特定のプロジェクトに関する豊富な情報を提供します。左側のパネルでは、プロジェクトまたはチームメンバーごとに、メインの中央セクションに表示される内容をフィルタリングできます。特定のタスクをクリックすると、右側のパネルに詳細情報が表示されます。これには、期日、プロジェクトに割り当てられたメンバー、チームメンバーからのコメントなどが含まれます。Asanaでは、コンピューター、Google Drive、Dropboxからファイルをタスクに添付できます。また、新規ユーザー向けには、使い始めやすいようデモビデオを視聴するよう促しています。
従業員がプログラマーなら、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツール「Pivotal Tracker」を試してみるのも良いでしょう。月額7ドルから、共同作業者3名、プロジェクト5件まで利用可能です。
対面式のバーチャルミーティングの場合: Google+ ハングアウトまたは Zoom
2人でのビデオ通話なら、Skypeは簡単で無料です。しかし、最大10人まで同時にSkypeをしたい場合は、グループの誰かが月額5ドルからのSkype Premiumに加入する必要があります。
そのため、最大10人までの会議が無料で利用できるGoogle+ハングアウトの利用をお勧めします。利用するにはGoogle+アカウントが必要ですが、iOSとMacユーザーも参加できます。一方、AppleのFaceTimeはAndroidとWindowsでは利用できません。
Googleはハングアウトに、ハングアウト・オンエアなど、非常に便利な機能をいくつか搭載しています。ハングアウト・オンエアを使えば、ハングアウトをGoogle+でライブストリーミングしたり、YouTubeチャンネルに録画したり、ウェブサイトで配信したりできます。また、スクリーンショットを共有したり、ハングアウトの写真を撮ったり、SlideShareやCacooなどのアプリを呼び出してプレゼンテーションや描画を行うこともできます。
10人以上の参加者がいるオンライン会議を開催する必要がある場合は、Zoomを試してみると良いでしょう。月額10ドル（会議を40分以内に収める場合は無料）で、最大25人まで参加できます。Google+ハングアウトと同様に、Zoomはモバイルデバイスでも利用できます。ただし、ハングアウトとは異なり、ZoomはHDビデオとオーディオをサポートしています。
給与計算：Intuit Online Payroll
Intuitのオンライン給与計算ツールは、姉妹製品のQuickBooksやQuickBooks Onlineに簡単にデータをエクスポートできるため、中小企業に最適です。まず、初期設定時にデータを入力する際には、豊富なサポートが提供されます。給与明細から連邦税、州税、地方税まで、多くの変数に対応する必要があるため、このプロセスは複雑になりがちです。Intuitのセットアップウィザードは、必須タスクと推奨タスクを示すToDoリストを作成し、メールリマインダーで入力漏れを防ぐことができます。
Intuit Online Payrollでは、Webブラウザ、スマートフォン、またはタブレットから給与情報にアクセスできます。3種類のプランがあります。月額25ドルから始まるBasicプランは、給与支払い担当者専用です。月額35ドルから始まるEnhancedプランは、給与明細の作成、W-2フォームと連邦および州の納税申告書の自動入力、給与税の納付期限の通知などを行います。月額99ドルから始まるFull Serviceプランは、従業員への給与支払いに加え、確定申告と納税も行います。各プランでは、従業員1人につき月額2ドルの追加料金がかかります。さらに、1人につき月額3ドルを追加することで、タイムトラッカーモジュールをサービスに追加できます。これにより、従業員は出勤・退勤を記録し、各自でタイムシートを作成できるため、二重入力の手間が省けます。
経費用：Expensify
「つまらない経費報告書を作らない」をキャッチフレーズとするサンフランシスコのスタートアップ企業が提供するExpensifyは、経費の追跡と経費報告書の作成・提出を大幅に簡素化するオンラインツールとモバイルアプリです。従業員のモバイルデバイスにインストールすれば、経費を即座に記録したり、領収書の写真を撮ったり、GPSを使って走行距離を算出したり、プロジェクトに費やした時間を追跡したりできます。Expensifyが請求書作成機能を提供している今、これは特に便利です。
オフィスに戻ったら、従業員はウェブアプリにアクセスし、モバイルアプリで入力した情報と同期できます。そこからExpensifyのSmartScanテクノロジーを使って領収書の写真を分析し、日付と金額の欄を自動入力できます。銀行やクレジットカードの取引をインポートすると、プラットフォームがIRS（内国歳入庁）の審査に合格する電子領収書を生成するため、紙の領収書を保管する必要がなくなります。
Expensifyは、Evernote、FinancialForce、FreshBooks、Google Apps、NetSuite、QuickBooks、Salesforceなど、多くの人気製品と連携できます。一部のアカウントに接続するには、プレミアムサブスクリプションが必要です。
無料版では、上司は2人の従業員の経費精算書を承認、確認、そして承認できます。追加の従業員をカバーするには、1人あたり月額6ドルかかります。ユーザーはExpensifyに好きなだけ領収書をアップロードできます。無料のSmartScanは月10回までで、それを超えると1回あたり20セントの料金がかかります。
その他の必需品
もっと知りたいですか？リモートワーカーの勤務時間を追跡する必要がある場合は、TransparentBusinessを試してみてください。数分ごとに従業員のコンピューターのスクリーンショットを撮るなどの機能があります。電話を頻繁に使用する企業の場合、ShoreTel SkyのVoIPテクノロジー（ユーザー1人あたり月額35～50ドル）を使用すると、従業員全員がリモートで作業している場合でも、通話を転送でき、電話に費やしている時間も確認できます。一度に複数の人とグループチャットしたい場合は、HipChatをお試しください。Harvestは時間追跡、経費管理、請求書発行に優れており、多くのプロジェクト管理アプリと統合できます。FreshBooksは、従業員が既に使用している可能性のある他の多くのソフトウェアプラットフォームと統合できる優れたクラウドベースの会計サービスです。
正直に言って、リストはまだまだ続きます。リモートワークを導入するのにこれほど良い時期はありません。なぜなら、在宅勤務者との連絡を非常に簡単にする、素晴らしく手頃なツールが豊富にあるからです。
