ビジネスに携わっている方であれば、遅かれ早かれ同僚や顧客とデータベース上で共同作業を行いたいと考えるでしょう。かつては、小規模なデータベースを共有する最も簡単な方法は、スプレッドシートを作成し、共同作業者にメールで送信することでした。これは最良の方法とは言えませんが、いくつかの理由から、より高度な競合にも耐えてきました。
まず、データベースは一部の人にとっては依然として理解しにくいものであり、スプレッドシートの方が分かりやすいです。スプレッドシートは通常 1 つの画面に収まるため、ロジックを理解するのは簡単です。また、行と列のグリッドも、一連のテーブルで構成される一般的なリレーショナル データベースよりも扱いやすいです。しかし、テーブルは多くの人にとって、特に正式な IT トレーニングを十分に受けていない人にとっては扱いにくいものとなっています。次に、データベースのコラボレーション ツールは習得も使用も困難です。Lotus Notes をメール以外にはあまり使用していない人が、未だにどれほど多いかを考えてみてください。ほとんどの人がメールに慣れているため、それを交通手段として使用することはそれほど負担にはなりません。3 人が同じスプレッドシートまたはデータベースで作業し、矛盾する変更を加えるまでは。
第三に、適切なコラボレーションアプリケーションを構築するには、どのようなデータがどのように共有されるかについてのスキルと理解が必要です。データベースにレコードを追加・変更する人は何人いるでしょうか？クエリやレポート作成だけを行う人は何人いるでしょうか？そして、同時更新の競合をどのように防ぐのでしょうか？
では、スプレッドシートをメールで送りたくない場合、どのような選択肢があるでしょうか？ 基本的に2つの方法があります。1つ目は、インターネット対応のデータベースプログラムを使うことです。Alpha Fiveにはすぐに使えるWebツールがいくつか用意されており、標準版は200ドル、Filemaker Server版は1000ドルで購入できます。他にも多くのツールがありますが、インターネット経由でセットアップして使用するには、この2つが最も簡単です。
どちらの製品も、インターネット プロバイダーでホストされている Windows または Mac マシンを使用するか、データベースを実行するマシンをインターネットに接続するための他の手段を用意する必要があります (PointInSpace は月額 40 ドルで Filemaker Pro ホスティング アカウントを提供しているプロバイダーの 1 つであり、ZebraHost は月額 30 ドルから Alpha Five ホスティングを提供しています。こちらに、Alpha Five でこれを行う方法を説明した一連のビデオ チュートリアルへのリンクがあります)。また、それぞれのプログラミング言語を習得し、レポートの作成方法に慣れる必要があります。この方法の利点は、実際のデータベース プログラムを実行でき、柔軟性が最も高いことです。ただし、スキル面での導入コストが高く、想定を超える負担がかかる可能性があります。以下は、Alpha Five を実行するために理解する必要があるプログラミングの種類を示す画面の 1 つの例です。
どちらかのスキルが難しければ、おそらく2つ目の方法、つまりスプレッドシートや表形式データの共有に特化したWebサービス企業を利用することになるでしょう。Googleドキュメントではファイルレベルでの共同作業が可能ですが、私たちが本当に求めているのは、もう少し高度で個々のレコードを認識できる機能です。私が見つけた中で、そのような機能を持つサービスは少なくとも4つあります。• TrackVia（ユーザー1人あたり月額10ドル）• DabbleDB（ユーザー1人あたり月額8ドル）• IntuitのQuickBase（ユーザー10人あたり月額250ドル）• Blist.com（ユーザー1人あたり月額10ドル、管理者アカウント1つにつき月額30ドル）
これらすべてがあれば、アカウントを作成してスプレッドシートをアップロードするまで約5分です。スプレッドシートの最初の行にフィールド名が含まれていれば、ほぼ完了です。矢印アイコンをクリックするだけで、どの列でも簡単に並べ替えることができます。重複レコードを素早く見つけたり、差し込み印刷テンプレートやWebサイト用のフォームを作成したり、すべてマウスを数回クリックするだけで行えます。
カスタムレポートはシンプルで、さらに、設定したスケジュールに従って共同作業者にメールで配信できます。権限が異なる共同作業者を追加するのも簡単で、約30分でプロジェクトを立ち上げ、チームと共同作業を開始できます。嬉しいことに、プログラマーである必要はなく、プログラマーのように振る舞う必要もありません。ホスティング料金もかかりません（ホスティング料金はサービスに含まれています）。必要なのは、Webブラウザだけでデータにアクセスできることです。
4つのサービスはすべて、まずは無料アカウントで始めることができます。TrackViaの場合は、クレジットカード情報を提供するまで14日間の猶予があり、dabbleDBの場合は、データが公開されることを気にしない限り、無料アカウントを無期限に利用できます。blistは、コンシューマーグレードのアカウントを無期限に無料で利用できますが、100MB未満のデータベースしか扱えません。QuickBaseは30日間の無料トライアルと最大10人までの共有が可能です。そのため、少人数の共同作業者をサポートするサービスを探している場合は、価格が高すぎるかもしれません。
4つのサービスはそれぞれ、データベースへのデータのインポート方法、利用可能なレポートの種類、アカウントごとに使用できるデータベースとストレージの数などが異なります。そのため、それぞれのサービスを試してみて、自分のワークスタイルや必須機能に最も適したものを見つけ、HTMLの知識がなくてもどこまで活用できるかを確認することをお勧めします。
TrackVia でデータをインポートする方法を例に見てみましょう。新しいデータベースを作成すると、以下の画面のように 3 つの選択肢が表示されます。
スプレッドシートをアップロードすることもできます。アップロードする場合は、「ヒントを見る」リンクをクリックすると、注意事項と手順の一覧が表示されます。データがCSVファイルの場合は、TrackViaにデータを取り込む前に、まずExcelにインポートする必要があります。他のサービスの中には、CSVを直接インポートしたり、デスクトップやWebサイトからデータを切り取って貼り付けたりできるものもあります。また、サンプルのデータベーステンプレートから始めるオプションもあり、TrackViaは12種類以上のテンプレートを提供しています。例えば、「連絡先」テンプレートを選択した場合、標準のWebフォームを使用して連絡先レコードを1つずつ追加するか、インポートツールを使用してスプレッドシートを読み込むことができます。
TrackViaには、専用のメール受信トレイを監視し、データベースに新しいレコードを収集して自動的に情報を投稿するという便利なオプションもあります。メール収集ツールにアクセスすると、以下の画面を含む一連の画面が表示され、この機能を設定できます。メールによって新しいレコードを作成したり、既存のレコードを更新したりできます。
データベースとスプレッドシートの共有がうまくいくことを祈っています!
