「ITのコンシューマライゼーション」という言葉を耳にしたことがあるかもしれません。これはどういう意味でしょうか？Microsoftによると、これは人々のプライベートと仕事の境界線が曖昧になり、自宅で使っているのと同じテクノロジーを職場でも使いたいという欲求が高まっていることを意味します。
ITマネージャーにとって、この言葉は消費者向けスマートフォンやタブレット、そして拡大するBYOD（個人所有デバイスの持ち込み）の動きを思い起こさせますが、ソフトウェアにも当てはまります。この記事では、4つの消費者向けアプリケーションを検証し、それらがあなたの仕事の効率をどのように向上させるかをご紹介します。
旅行計画
TripItは、中小企業のニーズに簡単に適応できる、優れた無料の個人向け出張管理ツールです。あなたや従業員が出張で頻繁に外出する場合、このツールを使えば、全員の行き先や不在時間を把握し、たとえ短い出張であっても発生する予約関連の細かな手続きを管理することができます。
仕組みは？まず、TripItで無料アカウントを作成します。次に、社員が出張情報を共有できる社内グループを作成する担当者を任命します。TripItがリクエストを承認したら、社内の出張社員全員にアカウントを作成し、グループに参加するよう依頼します。これで接続完了です。
TripItの最大の特徴の一つは、ユーザーのメール受信トレイをスキャンし、予定されている旅行の旅程を自動入力する機能です。これは、旅行者がメールを隅々まで確認し、例えば到着時刻、確認番号、人数などを記載した社内用スプレッドシートに入力するよりも、はるかに洗練されたアプローチです。
TripItの自動インポート機能がお使いのメールシステムと相性が良くない場合（GmailやYahoo!メールなどのWebベースのサービスと最も互換性があります）、旅行関連のメールメッセージのコピーを標準のTripItアドレスに転送するだけで済みます。TripItは、フライトの確認、ホテルやディナーの予約、レンタカーなどの詳細情報を自動的に整理し、旅行日程表にインポートします。この旅程表は、個人用またはビジネス用のカレンダーに追加できます。iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone 7デバイス用のアプリを使えば、外出先でもプログラムにアクセスできます。
さらに、TripItに保存した出張情報は、LinkedIn、Yammer、Xpenser（経費、走行距離、勤務時間管理アプリケーション）などの既存のビジネスネットワークを含む他のサードパーティサービスと簡単に共有できます。これらのサードパーティ製アドオンは、少なくとも出張ごとに作成しなければならない書類やデジタルファイルの量を削減するのに役立ちます。
生産性
規模の大小を問わず、あらゆる企業にGoogleの無料のGoogle Apps for Businessコレクションをご検討いただくことを強くお勧めします。必要なのはドメイン名だけです。あとはGoogleが最小限の設定で面倒な作業を全て引き受けます。Google Appsパッケージのセットアップが完了すると、GoogleのGmailメールサービスと連絡先データベース、Webベースの共有カレンダー、Webベースのワープロ・スプレッドシートアプリ（共同編集機能付き）、そしてGoogleドライブクラウドストレージが利用可能になり、すべて貴社のブランドでご利用いただけます。
落とし穴は？Googleにコミュニケーションの中核を無料で管理してもらいたい場合、ユーザーアカウントは10個までしか利用できず、各アカウントには10GBのストレージ容量が付与されます。多くの中小企業にとっては十分な容量ですが、大企業は追加料金を支払う必要があります。Googleの料金はユーザー1人あたり月額5ドルですが、1年間のサービスにユーザー1人あたり50ドルで申し込むことで、少しお得になります。
少し手間をかけても構わないのであれば、Googleの標準サービスを安価に活用することも可能です。例えば、中小企業のウェブサイトにGoogleアナリティクスを統合するのは、会社名を冠したGoogleアカウントを設定するのと同じくらい簡単で、Googleアナリティクスツールにログインする以外にアカウントを使用する必要はありません。従業員は個人用のGoogleアカウントを使用して、GoogleドキュメントやGoogleドライブ経由で共有ドキュメントやファイルを共同作業できます。また、プライベートと仕事の境界をしっかりと分けたい場合は、仕事専用のGoogleアカウントを新たに作成し、個人アカウントにリンクさせることもできます。
クラウドストレージ
企業にテラバイト単位のネットワーク ストレージを備えた最も堅牢なサーバーが装備されている場合でも、ファイルの保管、複数のコンピューター上のフォルダーの同期、同僚との共同作業には、コンシューマー向けクラウド ストレージ サービスを使用することでメリットが得られます。
Dropbox、Google Drive、SkyDriveなどのサービスを利用すれば、部門、チーム、個々の従業員、外部委託業者間でのファイル共有が簡単になります。各サービスでは一定量のストレージ容量が無料で提供されており、必要に応じて容量を追加購入できます。これらのサービスは特に特別なプロジェクトに役立ちます。ネットワークアクセスを一律に許可するのではなく、クラウド上にフォルダを作成し、そのプロジェクトに必要なドキュメントだけを保存し、そのフォルダをプロジェクト関係者と共有することができます。また、大容量ファイルを送信する場合、添付ファイルのサイズに上限があるメールよりもクラウドストレージの方が便利です。
クラウドストレージは、自宅、出張中のスタッフ、そしてリモートワークの従業員間でファイルを同期させるのにも役立ちます。この仕組みにより、ITチームは社内ネットワーク上に安全なVPN（仮想プライベートネットワーク）接続や安全なリモート共有機能を設定する手間を省くことができます。重要なファイルをクラウドストレージに保存し、必要に応じて他のユーザーにアクセス権を付与するだけで済みます。出張中やリモートワーク中の従業員は、インターネット接続が可能な場所であれば、PC、タブレット、スマートフォンなど、あらゆるデバイスからアクセスできます。
このようなクラウドサービスの設定は、メールアドレスを入力し、小さなアプリをダウンロードし、共有権限を設定するだけです。各自のパソコン、タブレット、スマートフォンで複雑な接続設定を行うよりもはるかに簡単です。
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オンラインバックアップ
あなたの会社のコンピューターには、どれほどのかけがえのないデータが保存されているでしょうか？もしマシンが壊滅的な故障に見舞われたり、紛失したり、盗難にあったりしたら、どのようにデータを復旧するでしょうか？たとえドライブをローカルサーバーやNASボックスに自動バックアップしていたとしても、データは危険にさらされます。もし火災、洪水、その他の災害で元のデータとバックアップの両方を失ったらどうなるでしょうか？
Backblaze、Carbonite、CrashPlanといった消費者向けオンラインバックアップサービスに加入すれば、機密データへのアクセスを失う心配はもう必要ありません。これまでご紹介したクラウドストレージサービスと同様に、資金以外のリソースを投入したり、自動バックアップシステムの設定方法を学んだりする必要はありません。必要なのは、従業員一人ひとりにアプリをダウンロードしてインストールしてもらうだけです。
Backblazeは、コンシューマー向けとビジネス向けのプランで、1台あたり年間50ドルの料金を請求します。後者のプラン（5台以上のコンピューターを所有する企業向け）では、マスターアカウントからの一括請求とレポート作成機能が追加されます。Carboniteは、1台のコンピューターに容量無制限のストレージを年間59ドルで提供していますが、同社は250GBのバックアップストレージを無制限のコンピューターに提供する年間229ドルの中小企業向けプランも提供しています。
CrashPlanは、台数無制限のコンピュータに対応した、広告付きの無料バックアップサービスを提供しています。ただし、これはビジネス向けではなく、バックアップはCrashPlanのサーバー上に保存されません。無料サービスを利用してオフサイトの場所にバックアップしたい場合は、友人や親戚に依頼して、その人のコンピュータにファイルをバックアップしてもらうことになります（おそらく、彼らもあなたにバックアップをホスティングしてもらうことを期待するでしょう）。一方、ビジネスプランは年間270ドルかかりますが、最大3台のコンピュータから無制限のストレージ容量をバックアップできます。CrashPlanのユニークな特徴の一つは、Windowsに加えて、Mac OS、Linux、さらにはSolarisにも対応していることです。
どのオンライン バックアップ ルートを選択した場合でも、関連するクライアント ソフトウェアのダウンロードとインストールは、あなたと従業員にとって非常に簡単なプロセスであり、貴重なデータが損失から保護されていることを知ってすぐに安心できます。
