購入価格と、トナーやインク、用紙、イメージングドラムなどの必要な消耗品すべてを考慮すると、プリンターは企業で最も高価な IT 機器の 1 つであることがわかるでしょう。
高価なマシンにユーザーが断続的にしかアクセスできない場合、ハードウェアをできるだけ多くのユーザーで共有することが理にかなっています。オフィスでこれを実現する最も簡単な方法は、プリンターをオフィスネットワークに接続し、すべてのネットワークユーザーがアクセスできる状態にすることです。
プリンターをネットワークに接続するには、基本的に3つの方法があります。1つ目は、ネットワーク機能が内蔵されたプリンターを使用する方法です。2つ目は、プリンターを別のネットワークエンドポイント（専用のプリントサーバー）に接続する方法です。このエンドポイントには追加機能がある場合とない場合があります。3つ目は、プリンターをコンピューターワークステーションに接続し、他のネットワークユーザーと共有する方法です。
これらの方法にはそれぞれ長所と短所があり、特定の状況下で最適に機能します。
ネットワーク対応プリンタの接続
最も簡単に接続できるプリンターは、ネットワークアダプターが既にインストールされているプリンターです。ネットワークアーキテクチャがシンプルな場合は、このタイプの周辺機器を使用して、わずか数分でネットワーク経由で印刷を開始できます。
オフィスまたは自宅のネットワーク内のすべてのコンピューターが同じネットワーク空間に存在する場合（つまり、xxx.xxx.xxx.xxx の IP アドレスの最初の 3 つの数字が各コンピューターで同じ場合）、プリンター共有の設定は非常に簡単です。異なるサブネットが存在する場合（つまり、すべてのコンピューターで最初の 2 つの数字のみが同じ場合）、作業はより複雑になりますが、そのような場合でも、企業には専任の IT スタッフが配置されている可能性があります。
ネットワークアダプターがプリインストールされたプリンターの製品説明には、「ネットワークプリンター」または「ネットワーク対応」という表現がよく使われます。多くのプリンターメーカーは、モデル名のどこかに「n」という文字を含めることで、プリンターがネットワーク対応であることを示しています。提供されるネットワーク接続は、ケーブルベースまたはワイヤレスです。どちらのデータ転送方法も、プリンターから用紙が排出される速度よりも速いため、プリンターのパフォーマンスに大きな影響を与えることはありません。ネットワーク対応マシンには、インクジェット マシン (https://www.pcworld.com/reviews/product/464684/review/epson_b510dn_business_color_inkjet_printer.html や https://www.pcworld.com/reviews/product/324688/review/hp_officejet_pro_8000_wireless_printer.html%3EHP など) やレーザー マシン (https://www.pcworld.com/reviews/product/334279/review/5130cdn_color_laser_printer.html や https://www.pcworld.com/reviews/product/330468/review/color_laserjet_enterprise_cp4025dn_printer.html など) があります。
ネットワーク プリンタを操作用に設定するための正確なプロセスはプリンタによって異なりますが、いずれの場合も、いくつかの基本的な手順を完了する必要があります。
1 つ目は、ネットワーク上でプリンタに独自の静的 (変更されない) アドレスを割り当てるか、ネットワーク上のすべてのデスクトップ クライアントやモバイル クライアントの場合と同様に、ネットワークの動的ホスト構成プロトコル (DHCP) サーバーがプリンタにアドレスを割り当てられるようにするかを決定することです。
DHCPを受け入れることに決めた場合、プリンターのネットワーク設定は既に完了している可能性が高いです。そうでない場合は、プリンターに割り当てるネットワークアドレスが他のデバイスに既に割り当てられていないこと、またDHCPによって割り当てられないことを確認する必要があります。これは通常、利用可能なアドレス範囲の中で上位のアドレス、例えば200以上（xxx.xxx.xxx.200）を選択することを意味します。ネットワーク上で既に割り当てられているアドレスやDHCPサーバーが使用するアドレス範囲がわからない場合は、DHCPにアドレス選択を任せた方がほぼ確実です。
プリンターがオンラインになったら、複数のワークステーションから接続できるようになります。Windows XP、Vista、またはWindows 7では、プリンターを直接接続する場合と同様の手順です。コントロールパネルで「プリンター」 → 「新しいプリンターの追加」 → 「ネットワークプリンター」を選択し、ウィザードに従ってプリンターを検索します。
Windows が提供するリストに新しいプリンターが表示されます。おそらく、ブランド名とモデル番号が表示されているはずです。プリンターの設定時にプリンターオプションで名前を選択できた場合は、その名前が表示されます。プリンター名を選択し、「追加」をクリックします。オペレーティングシステムがインストール済みのドライバーのリストから適切なドライバーを選択し、印刷できるようになります。
ブラウザウィザードにプリンターが表示されない場合は、コンピューターのファイアウォール設定を確認してください。コンピューターのセキュリティ設定を高くしすぎると、プリンターの検出とステータス報告に必要なトラフィックが許可されなくなります。このような場合は、一時的にセキュリティ設定を緩め、プリンターをインストールしてから、セキュリティ設定を以前の高いレベルまで上げてください。
ネットワーク対応プリンターの使用は、ネットワーク全体で印刷を可能にする最も簡単な方法です。ネットワーク機能のコストは低下していますが、プリンターの購入価格には影響します。そして、https://www.pcworld.com/products/printers.html によると、カラー印刷などのより高価な印刷サービスの利用が拡大する可能性があります。
標準プリンタを専用プリントサーバーに接続する
最近では、ネットワーク機能が組み込まれていないプリンターのほとんどは、何年も前のプリンターの残骸、https://www.pcworld.com/reviews/product/31542/review/pixma_mx7600.html のような多機能デバイス、または https://www.pcworld.com/reviews/product/456517/review/stylus_pro_7900.html#review のような高品質の写真プリンターです。
プリントサーバーは、ネットワーク非対応のプリンタをネットワーク上の任意のコンピュータからアクセスできるようにします。プリンタはサーバーのパラレルポートまたはUSBポートに接続し、サーバーの別のポートはネットワークに接続します。ネットワークプリントサーバーは、100ドル未満のシンプルなシングルUSBデバイスから、1000ドル以上するマルチポートの多機能システムまで、多種多様です。
典型的なローエンドのプリントサーバーとしては、https://www.pcworld.com/shopping/reviews/prtprdid,8028766-sortby,retailer/reviews.html と https://www.pcworld.com/shopping/reviews/prtprdid,18650646-sortby,retailer/reviews.html が挙げられます。代表的なハイエンドモデルとしては、https://www.pcworld.com/shopping/detail/prtprdid,749763701-sortby,retailer/pricing.html と Edimax PS-3103P が挙げられます。さらに、Iomega は印刷機能を備えた https://www.pcworld.com/reviews/collection/1651/top_10_network_attached_storage_devices.html も販売しています。
サーバーの適切な設定方法は、デバイスの複雑さやメーカーが組み込んだ特定の機能によって異なります。しかし、どの設定でも共通の結果が得られます。プリントサーバーを設定すると、プリンターはネットワーク対応プリンターと同じようにワークステーションから認識されるようになります。
プリントサーバーは、既存のプリンターへのアクセスを低コストで拡張する方法を提供します。職場で印刷ジョブのログ記録やジョブの最初のページの区切り印刷といった高度な機能が必要ない場合は、シンプルで安価なプリントサーバーで十分でしょう。より高度な課金機能やユーザーによるカスタマイズ機能が必要な場合は、ハイエンドのプリントサーバーを購入するコストと、それらの追加機能の価値を比較検討する必要があります。
Linux ユーザーの場合、プリンターを共有したり、ネットワーク プリンターに接続したりするプロセスは、該当する Linux ディストリビューションによって異なりますが、Ubuntu および Red Hat ユーザーの場合は、簡単なウィザード形式のプロセスになるはずです。
ネットワーク接続されたコンピュータから共有される標準プリンタ
オフィスネットワーク経由でプリンターを利用できるようにする3つ目の方法は、特定のコンピューターに接続されたプリンターを他のユーザーが共有できるようにすることです。プリンターに直接接続されているコンピューターでこの設定を行うには、まずWindowsの「ネットワークと共有センター」にアクセスします。次に、ワークグループ名が正しいことを確認します（コンピューターがActive Directoryドメインに属している場合は、Active Directoryサーバーが命名の詳細を処理します）。そして、「プリンターの共有」を選択します。ラベルの横にある下矢印をクリックし、「プリンターの共有を有効にして同意する」をクリックします。
コンピュータから共有プリンタにアクセスするには、 Windowsのネットワークビューを開き、プリンタをホストしているコンピュータのアイコンをダブルクリックします。共有設定されているプリンタのアイコンが表示されるので、そのプリンタを右クリックして「接続」を選択します。これで、ホストされているプリンタを使用する準備が整いました。
Macの場合は、「システム環境設定」を開き、「プリントとファクス」を選択し、プリンタリストの下部にあるプラス記号をクリックしてプリンタを追加します。「このプリンタをネットワーク経由で共有する」にチェックを入れると、プリンタの共有が有効になります。ネットワーク上のWindowsコンピュータとMacコンピュータ間でプリンタを共有する場合は、まず両方のコンピュータが互いを認識できることを確認する必要があります。
プリンターを共有するこの3つ目の方法の利点は、既存のデバイスへのアクセスを従来よりもはるかに容易にできることです。欠点は、ホストコンピューターの電源がオフになっている場合やオフィスから離れている場合、プリンターが利用できなくなることです。組織内に古いノートパソコンやワークステーションコンピューターが余剰になっている場合は、それらを専用のプリントサーバーとして利用できます。これは、プリンターへのアクセスを非常に低コストで最大化する方法です。
最もシンプルなレベルでは、プリンターをコンピューターに接続し、ネットワーク上で共有し、コンピューターの電源を切らずに済むというものです。これはプリンターを共有することだけを意味します。より高度な制御と機能が必要な場合は、https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,101690-order,4/description.html ($190) などのソフトウェアを使用すると、どのユーザーが何ページ印刷したかを記録したり、アカウントを制限したり、その他多くの機能を使用できます。
ネットワークプリンターの共有は、すべてのプリンターやすべてのオフィスにとって最適なソリューションではありません。経理や人事など、一部の業務では、組織の他の部門では利用できない専用プリンターが必要になる場合があります。しかし、ほとんどの業務では、共有ネットワークプリンターを導入することで、より高度な印刷機能を、より低コストで、より幅広い従業員に提供できます。これは、すべての従業員にとって利益となるでしょう。
