ここ数年、ほとんどクラウドに移行してきたにもかかわらず、メールの添付ファイルは今でも私の日々の仕事の中心的な存在です。Word文書、PDF、スプレッドシート、プレゼンテーション、そして写真が、一日中、何時間も絶え間なく受信トレイに流れ込んできます。もし受信した添付ファイルが最新バージョンかどうかを知る方法がなければ、重要な文書の古いバージョンを1、2時間かけて編集し、後から正しいバージョンでやり直さなければならない、といった事態にならないよう、多忙な同僚に頼るしかありません。添付ファイルを整理するために、私はDokDokというGmailプラグインを使っています。
GmailアカウントでDokDokを有効にすると、すべてのメッセージの下部に添付ファイルを追跡できる小さなボックスが表示されます。表示中のメッセージ自体に添付ファイルがない場合でも、送信者との添付ファイルの履歴全体を表示できます。「最近交換したファイル」と表示されている相手のメールアドレスをクリックすると、送信した、または受信した添付ファイルのリストが表示されます。
添付ファイル履歴リストでは、添付ファイルごとに元のメールを開くか、新しいタブで添付ファイルのプレビューを表示するかを選択できます。DokDokは、連絡先と交換した特定のファイルのすべてのバージョンを表示し、複数のバージョンを比較して、それらの間で何が変更されたかを特定できます。
私の仕事では、プロジェクトの進行状況に応じて、2 つの異なる Word 文書間の違いが非常に大きくなったり、わずかになったりすることがあります。そのため、文書を開かなくても変更履歴をすばやく表示できる方法があると便利です。
同じスライドを様々なクライアント向けに何度も繰り返し使用する現場の営業担当者にとって、DokDokは大きな時間節約をもたらします。オフィスにいる営業アシスタントと交換したファイルの履歴を呼び出し、それらを素早く比較することで、次の会議に最適なファイルを選ぶことができます。ファイルを一つずつ開く必要はありません。
DokDokは、特定の連絡先と過去にやり取りした添付ファイルを思い出す際にも時間を節約できます。重要な添付ファイルが含まれた過去のメールを探すのに時間を無駄にするのではなく、その人からの最新のメールを見つけて、添付ファイルの履歴を引き出し、必要な添付ファイルを瞬時に選択できます。
DokDokはContext.IOと呼ばれるAPIをベースに構築されており、同社は最近、クラウドメールアプリケーションにおけるより幅広い用途のために開発コミュニティにリリースしました。開発者がこのコードを使ってどのようなことができるのか、今後楽しみにしています。
