GoogleドライブアプリをMicrosoft Officeのように操作しやすくする方法

Googleドキュメントは大好きですが、世の中は依然としてMicrosoft Officeが主流であることを受け入れるようになりました。多くの企業が依然としてOfficeを使用しており、特にOffice 365サブスクリプションはクラウドストレージのニーズを満たす人気の選択肢となっています。

あなたも同じ状況にあるなら、深呼吸して、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの使いやすさや入力しながら保存できる便利さを Microsoft の Office スイートに捨てる必要はないと知って勇気を出してください。

デフォルト設定をいくつか変更し、その他の調整を加えることで、Googleドキュメントの見た目や操作性をWordに近づけることができます。これにより、OfficeユーザーやOfficeユーザーとファイルを共有する際、ファイルをMicrosoft形式に変換する手間が大幅に軽減されます。また、アプリで作業内容をオフラインで保存するように設定し、その他の調整もいくつか行えば、Officeユーザーとファイルを共有する際、書式設定や変換の調整を何度も行う必要がなくなります。

いくつかのデフォルトを変更する

Word とファイルを交換する際に互換性を大幅に向上させるには、デフォルトのフォントを Microsoft のワードプロセッサに一致するものに変更します。

残念ながら、まだそうなっていませんが、修正は簡単です。ドキュメントで、「標準」フォントをCalibri、フォントサイズ11ポイントに変更します（WordではCalibri Lightが使用されていますが、今のところこれが最も近いものです）。これを行うには、テキストをハイライト表示し、「スタイル」トグルをクリックします。 「標準テキスト」の横にある矢印をクリックし、「標準テキストを一致するように更新」を選択します。

見出し1と見出し2（それぞれCalibri 16と13）にも同様の設定をすると便利だと分かりました。普段から使用しているフォントやメニュースタイルがある場合は、Googleドキュメントのデフォルト設定を使ってWordと合わせることができます。

Googleドキュメントを使用する際に、もう一つ注意すべき点があります。ダウンロードして他の人と共有する際は、「ファイル」＞「変換」を選択して、Wordのすべての機能に完全に準拠していることを確認する必要があります。この操作を行わなくても大きな問題が発生する可能性は低いですが、念のため確認しておくことをお勧めします。

スライドを使用する場合、Officeユーザーとファイルを共有する予定がある場合は、PowerPointでファイルを作成することをお勧めします。PowerPointには独自のスタイルやテーマが多数あるためです。ただし、それらはスライドにもほぼ同じように移行できます。そのため、PowerPointで作業すれば、ファイルをオンラインで埋め込んだり、スライドの他の機能を使用したりする必要がある場合でも、ファイルはMicrosoftのデザインと一致します。

スプレッドシートを使用する場合、覚えておくべき主な点は、ExcelにはGoogleスプレッドシートとは異なる方法で動作するデータ分析用の様々なプラグインやツールが用意されていることです。スプレッドシートは共同作業には依然として最適ですが、より深いデータ分析にはExcelが必要になる場合があります。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドをスタンドアロン アプリのように実行します

WindowsでGoogleドキュメントを使用する利点の一つは、各アプリをまるでWindowsアプリのように個別のウィンドウで実行できることです。これにより、複数のChromeタブを操作しながらマルチタスクを高速化し、1つのアプリに集中し続けることができます。

これを行うには、Chrome アプリ ランチャーを開きます。タスクバーにピン留めされていない場合は、Windows ボタンをクリックし、 「Chrome アプリ ランチャー」と入力して検索するのが最も簡単な方法です。

次に、ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドを右クリックし、「ウィンドウとして開く」を選択します。アプリを開くと、無数のタブの1つではなく、専用のChromeウィンドウ内にアプリが表示されます。

開いたら、Windowsタスクバーのアイコンを右クリックし、「タスクバーにピン留め」を選択します。これで、いつでもワンクリックでアクセスできます。

オフライン作業を設定する

LTEやWi-Fiが普及したインターネットの幻想世界に住んでいない限り、インターネットにアクセスできない時が必ずあります。「物事は3つで起こる」という格言がありますが、インターネット接続に関してはいつもそうなります。例えば、ホテルのネットワークがダウンし、その建物で携帯電話会社の電波が遮断されてしまう、といった状況です。

オフラインでもOfficeが常に使えるように、Googleドライブアプリもオフライン作業に対応できるようにしておきたいですよね。そのためには、Googleドライブで「設定」 > 「オフライン」を選択してください。これで作業内容がPCのハードドライブに同期され、インターネットに接続できない環境でも作業を続けることができます。

ドキュメントを開いているときに接続が切断された場合も同様です。「すべての変更はドライブに保存されました」という通知が「すべての変更はオフラインで保存されました」に変わります。