Evernote は革命ではありません。私たちが日常生活で頻繁に使う多くのテクノロジー製品と同様に、Evernote は進化であり、優れたアイデアの集合体であり、 本来であれば個別に使用していた6つのアプリの機能を1つのプログラムにまとめたものです。
Evernote は個人向けに設計されましたが、企業による導入が拡大し、独自の活用方法を見つけています。Evernote 自身もこの傾向に注目しており、今年後半には Evernote for Business をリリースする予定です。これにより、Evernote のビジネスにおける利便性はさらに高まる可能性があります。
一方、Evernote を初めて使う場合、またはまだ使い始めたばかりの場合は、この小さなアプリを最大限に活用する方法をここで説明します。
Evernoteを使い始める
Evernote は、オフライン機能とクラウドベースの機能を組み合わせたハイブリッドシステムです。Evernote を初めてダウンロードする際にアカウントを作成する必要がありますが、その後はほぼどこにでもインストールできます。インストールする場所が多ければ多いほど、より便利になります。Evernote は Mac、Windows、そしてすべてのモバイルプラットフォームで利用できるため、どんなにマルチプラットフォームで作業していても、あらゆるデバイスで Evernote を利用できます。
Evernote のコア機能は、ノートを保存し、整理して、すべてのデバイス間でリアルタイムに同期することです。アプリにコンテンツを追加する前に、Evernote の用語について少し理解しておくと役に立ちます。用語は必ずしも直感的ではありません。
Evernote では、作成したすべてのページが独自のノートとして扱われます。ノートは、複数のノートブック（基本的にはノートが詰まったフォルダ）に整理すると最も便利です。ノートブックの設定は、モバイルアプリよりもパソコンの方が簡単なので、最初は空のままでも、事前にパソコンでノートブックを設定しておくことをお勧めします。ノートブックのグループは スタック と呼ばれます。1つのノートブックを別のノートブックにドラッグするだけで、自動的にスタックが作成されます。（名前を変更するには右クリックします。）
たとえば、Evernote を使用して給与のアーカイブを保管する場合、給与明細ごとにノート、従業員ごとにノートブック、従業員のさまざまなクラス (フルタイム、パートタイム、契約社員) ごとにスタックが作成されます。
コンテンツを追加する
ノートを作成するときに、Windows の「クリックしてタグを追加」ボタン、またはモバイルアプリの「情報」ボタン（円の中にiが描かれているボタン）をクリックして、複数のタグを付けることができます。Evernote ではあらゆるコンテンツが検索可能なので、タグはテキスト以外のコンテンツを埋め込む場合に特に便利です。タグは、すべてのノートブックで共通の一般的な用語を検索したい場合に最適です。たとえば、「2012 年の税金」、「個人」、「緊急」などです。モバイルアプリからコンテンツを追加する操作は、新しいユーザにとっては直感的ではないかもしれません。外出先でノートを作成するには、作業するノートブックに移動し、画面下部の大きなプラス記号 ( + )ボタンをクリックします。
コンテンツの追加といえば、Evernoteの大きな特徴の一つは、テキストだけでなくあらゆる種類のコンテンツをアーカイブに追加できることです。このプログラムは、PDF、画像、音声録音、スケッチ（Skitchプラグインを使用）、Webページ（Web Clipperブラウザプラグインを使用）など、様々なコンテンツをサポートしています。Evernoteは豊富なプラグインエコシステムを備えており、特定の種類のコンテンツをさらに深く掘り下げたい場合は、Evernoteホームページでプラグインエコシステムをご覧ください。
最後に、Evernoteの目玉機能である「共有」について触れておきます。Evernoteで作成したすべてのデータは、ノートブック作成時に特に指定しない限り、複数のEvernoteインストール間で自動的に共有されます。（この動作は後から変更できないのでご注意ください。）デフォルトでは、Evernoteは30分ごとにすべてのEvernoteインストール間で同期を行います。または、F9キーを押して手動で同期を開始することもできます。
他の Evernote ユーザーとコンテンツを共有することもできます。最も簡単な方法は、ノートブックを右クリックして「ノートブックを共有」を選択することです。メールアドレスを入力するか、Web 経由でアクセスできるノートブックへの公開リンクを作成するように求められます。招待を承諾すると、受信者は Evernote の左側のナビゲーション ペインの「共有」タブに共有されたノートブックを見つけられます。注: ノートブックを完全な読み取り/書き込みアクセスで共有するには、ノートブックの所有者がプレミアム ユーザー (月額 5 ドル) である必要があります。プレミアム ユーザーには、追加コンテンツや PDF 内のテキストを検索可能にする機能などの追加機能が付属しています。それ以外の場合、ノートブックは読み取り専用として共有されます。
基本を押さえたら、次はEvernoteのスキルをもっと有効活用してみましょう。中小企業の経営者がEvernoteを当たり前の活用方法を超えて活用している方法をいくつかご紹介します。
メモの取り方をアップグレード
Evernote は本質的には強力なメモシステムですが、マルチメディア機能を活用すれば、さらに活用の幅が広がります。Jumpstart:HR の CEO、ジョーイ・プライス氏は次のように述べています。「クライアントとのミーティングの音声を録音しながら、リアルタイムでメモを取っています。私たちは多くのクライアントを担当しており、速記だけでは不十分な場合があります。ミーティングを終えた後でも音声を再生できると、思考プロセスに再び集中でき、クライアントを支援するための新しいアイデアを生み出すことができます。」
重要なメールをアーカイブする
メールをウェブメールフォルダやOutlook内に永続的に保存するのは通常は問題ありませんが、読むには受信トレイにアクセスする必要があります。Evernoteでは、メールのアーカイブ方法をアップグレードするためのオプションがいくつか用意されています。まず、Outlookユーザーはツールバーに表示される「Evernote 4に追加」ボタンをクリックするだけで、メールの全文をノートとしてEvernoteに送信できます。
Outlookをご利用でないですか？「Evernoteにメール」機能を使えば、あらゆるメッセージをEvernoteに直接送信できます。アカウント作成時に、Evernoteから専用のメールアドレスが割り当てられます。このアドレスにメモや受信したメッセージを転送するだけで、自動的にノートに変換されます。
在庫を管理する
Evernote は在庫管理ソフトウェアに取って代わるほど強力ではないかもしれませんが、販売する様々な商品と基本的な価格情報を管理するのに最適なツールです。SKU の数が少ない場合は、Evernote を使ってあらゆるデバイスから商品を宣伝することもできます。写真、詳細、価格を追加するだけで、Evernote はいつでも更新できる便利なモバイルポートフォリオになります。
プロジェクトで協力する
スタッフやクライアントとの会議の議題作成は、通常、メールを駆使した面倒な作業です。しかし、Evernote 内でノートブックを共有すれば、プロセスははるかに共同作業的になります。議題は会議開始直前まで、即座に作成・修正できます。ブレインストーミングセッションは非同期で実施でき、参加者は1回のブレインストーミングセッションに限定されることなく、いつでも好きなときにメモを追加できます。大規模なイベントを計画している場合でも、Evernote を使えば、12 社もの下請け業者と情報を共有できます。
Getting Things Doneとの統合
Evernoteは生産性向上にこだわる人にとってまさにうってつけのツールです。GTD（Getting Things Done）のワークフローにEvernoteを追加する方法はおそらく理解できるでしょうが、あるWebプログラマーが、この15分で完了する設定ガイドで、その面倒な作業を全てやってくれました。GTDマニアなら、ぜひ一度覗いてみてください。
経費を追跡し、従業員に給与を支払い、税金を準備する
Evernote は小切手を切ることはできませんが、誰がいくら支払ったかを記録することはできます。Lugbill Designs のジャスティン・ラグビル氏は、レシートでいっぱいの靴箱の代わりに Evernote を活用しています。レシートをスキャンまたはスナップショットし、Evernote に保存できます。ラグビル氏は、「紙のレシートでもメールでの確認でも、受け取ったレシートはすべて Evernote アカウントに転送しています」と語っています。経費のカテゴリーごとに専用のノートブックが用意され、従業員の給与明細は別々のノートブックにアーカイブ・整理されているため、ラグビル氏はどの小切手でも簡単に検索できます。その結果、ToDo リストというよりは、簿記係の勘定科目表のような見た目になります。
アナログノートを後世に残す
世界中の会議室はホワイトボードのメモで埋め尽くされ、夕方の清掃員によってすぐに消されてしまう。ホテルのバーには、メモだらけのカクテルナプキンが散らばっていて、ゴミ箱に捨てられるのと同じだ。こうした情報をデジタルデータに書き留める作業は誰もやりたくないだろう。Evernoteを使えば、そんな手間は不要だ。PNTHR.comのジェシー・ウェイツ氏は、オフィスの外で描いたり手書きしたりしたものはすべて写真に撮り、Evernoteに保存しているそうだ。前述の通り、EvernoteはPDF内の手書き文字をプレーンテキストに変換してくれる。さらに、画像からテキストをスキャンし、そのテキストを別途保存してくれる。
ソフトウェアキーを保管する
購入またはダウンロードしたソフトウェアの登録時に受け取るソフトウェアキー、皆さんはどうしていますか？ 整理整頓が得意な方なら、コンピューターにファイルとして保存しているかもしれません。しかし、ハードドライブを消去する前にバックアップや印刷を忘れないようにしなければなりません（その時点で、キーを再び使いたくなるかもしれません）。簡単な解決策：登録コードが記載されたメールをすべてEvernoteに転送し、ノートブックにまとめておけば、もう二度と紛失することはありません。
名前を覚える
名刺は結局、山積み（あるいはゴミ箱行き）になりがちで、渡す側も受け取る側もほとんど役に立たないままです。Evernoteは連絡先情報の保管に最適なツールです。名刺の写真を撮れば、EvernoteのOCR機能が働きます。メモやタグを追加すれば、なぜこの人が重要だったのかを思い出すことができます。あるいは、Evernote Helloを使うのも良いでしょう。これは名刺管理に特化したアプリではありませんが、Evernoteを一種の強化された連絡先管理ツールとして使うことができます。
競合他社をスパイする
Next Day FlyersのDavid Handmaker氏は、EvernoteのおかげでWeb上での競合分析が簡単になると述べています。「Skitch（スクリーンショットや画像を編集したり注釈を付けたりできるEvernoteのアドオン）も大好きです。私もチームメンバーの多くと一緒に、Skitchを頻繁に使って自社サイトや競合他社のサイトのスクリーンショットを撮り、重要な情報を目立たせています。機能性と使いやすさは素晴らしいです。さらに、チームでPhotoshopのライセンスをそれほど多く購入する必要がなくなったので、会社のコスト削減にもつながっています。」
