この3部構成の記事の最後は、カスタムWord文書と顧客リスト（OutlookからExcelにエクスポートしたもの）を結合して配布する方法です。パート1では、Excelにエクスポートする特定のフィールドを選択する方法、パート2ではExcelでその連絡先リストをカスタマイズ、管理、維持する方法について説明します。
ステップ1: 差し込み印刷ウィザードを起動する
1. Word で既存の文書を開くか、新しいカスタム文字を入力します。
2. 「差し込み文書」タブで「差し込み印刷の開始」をクリックし、ドロップダウンメニューから「差し込み印刷ウィザード」を選択します。画面右側に差し込み印刷ウィンドウが開きます。
ステップ2: 開始文書を選択する
1. 最初のウィンドウでは、文書の種類（手紙、メール、封筒、ラベル、ディレクトリ）を選択するように求められます。リストの各オプションをクリックすると、説明が表示されます。この演習では、「手紙」を選択してください。
2. 「次へ」をクリックして続行し、「現在のドキュメントを使用」、「テンプレートから開始」、「既存のドキュメントから開始」の3つのオプションから1つを選択します。完了したら、「次へ」をクリックして続行します。
JD サルティン 図 1 - 手順 2: 開始ドキュメントを選択します。
ステップ3: 受信者を選択する
1. 次のウィンドウで受信者を選択します。「既存のリストを使用する」、「Outlookの連絡先から選択する」、「新しいリストを入力する」のいずれかを選択できます。データベースにカスタムフィールドを追加しており、今後も追加する予定があるため、Excelデータベースの既存のリストを使用します。最初のオプションをクリックし、「参照」をクリックします。
2. 「データ ソースの選択」ダイアログ ウィンドウからデータベースを選択し、「開く」をクリックします。次に、「テーブルの選択」ダイアログ ウィンドウから該当するテーブルを選択し、「OK」をクリックします。
注：混乱していませんか？ExcelファイルはSheet1で開き、Sheet2とSheet3のタブが追加されます。Excelではこれらのテーブルをテーブルと呼びます。インポートしたCSVファイルをExcelで（.xlsxファイルとして）保存した際に、Excelは最初のタブ（またはテーブル）にファイル名（5-15-15 Contact List.xlsx）を使用しました。そのため、「5-15-15 Contact List」というテーブルを選択してください。
3. Wordの「差し込み印刷の宛先」ウィンドウに、選択したデータベースが表示されます。指示に従って、下部のパネルにあるオプションを使用して、文書に差し込む前にデータベースに変更を加えたり、調整したりしてください。完了したら、「OK」をクリックします。 「次へ」をクリックして続行します。
JD サルティン 図2 — ステップ3: 受信者を選択します。
ステップ4: 住所ブロックを挿入する
1. 伝統的な手紙の形式には、日付、送信者と受信者の連絡先情報、そして挨拶文が含まれます。この例では、送信者の連絡先情報が会社のレターヘッドに印刷され、その後に日付が続きます。受信者の連絡先情報を挿入するには、日付の2行下にカーソルを置き、「手紙を書く」ウィンドウペインから「住所ブロック」を選択します。
2. 「住所ブロックの挿入」ダイアログが開き、この文書での住所ブロックの表示方法を選択できます。該当するボックスにチェックを入れ、リストから氏名の形式を選択します。右側のプレビューウィンドウに、住所ブロックが手紙にどのように表示されるかが表示されます。「郵便番号」にチェックが入っているのに右側のプレビューウィンドウに表示されない場合は、「フィールドの一致」ボタンをクリックして、Word が不足しているフィールドを自動的に検出できるようにします。
JD サルティン 図3—ステップ4 – 住所ブロックを挿入する
4. 「フィールドの一致」ダイアログが開きます。左側の列のフィールド名は、これらのフィールドのデフォルト名です。フィールドボックスの半分以上に「一致しません」と表示されていることに注目してください。右側の下矢印をクリックすると、Excelデータベースで使用されているフィールド名が表示されます。
5. 例えば、「Address1」の行の横にある「一致しない」フィールドのボックス矢印をクリックします。「bStreet」フィールドを選択すると、「一致しない」という単語が「bStreet」に置き換えられます。「City」、「State」、「Posted Code」、「Country」についても同様の手順を繰り返し、「OK」をクリックします。
6. Word は「住所ブロックの挿入」ダイアログに戻ります。プレビューウィンドウに完全な住所が表示されていることを確認し、「OK」をクリックします。Word は日付の下の2行目に「<<AddressBlock>>」というフィールドを配置します。
JD サルティン 図4—ステップ4 – アドレスブロックの検証
7. カーソルを住所ブロックから2行下に移動します。差し込み印刷ウィンドウの「あいさつ文」をクリックします。「あいさつ文の挿入」ダイアログが開きます。「あいさつ文の書式」のドロップダウンリストから挨拶文を選択します。次に、受信者名の書式を選択します。
8. 次に、名前が無効または欠落している受信者への敬称を選択します。サンプルの下にある矢印を使用して、レコードの内容を参照し、正確であることを確認してください。
9. フィールドが不足しているか不正確な場合は、「フィールドの一致」ボタンをクリックし、上記の手順に従って修正してください。完了したら、「OK」をクリックしてください。
JD サルティン 図5—ステップ4 – 挨拶文を挿入する
10. このメニューの次のオプションは「電子郵便」です。電子郵便ソフトウェアをお持ちで、この機能を使用するためのアカウントが設定されている場合は、このオプションを選択してください。
11. 「その他のアイテム」をクリックして、Excelで作成したカスタムフィールドを挿入します。カーソルをレターの最初のプレースホルダーに移動し、「その他のアイテム」 > 「差し込みフィールドの挿入」リストから「Expertise（専門知識）」フィールドを選択して、「挿入」ボタンをクリックします。Wordでこの「Expertise（専門知識）」フィールドがレターに挿入されます。
12. この手順を繰り返して、「Innovations」と「Fees」を入力します。入力漏れや不正確な項目がある場合は、「Match Fields」ボタンをクリックし、上記の手順に従って修正してください。完了したら、「Close」をクリックし、「Next」をクリックして続行します。
JD サルティン 図 6 - 手順 4 - [その他のアイテム] リストからカスタム フィールドを挿入します。
ステップ5：手紙をプレビューする
1. 「次へ：手紙のプレビュー」をクリックすると、Wordは最初の差し込み印刷された手紙を表示します。カスタムフィールドが正しく、正しい位置に印刷されたことを確認してください。
2. 特定のレコード/受信者を表示する場合は、「受信者の検索」をクリックし、検索ボックスに検索条件を入力するか、正しいレコードが見つかるまで二重矢印をクリックします。
3. 結合されたフィールドのいずれかに間違いがある場合は、「受信者リストの編集」をクリックして、データベースを即座に編集します。
JD サルティン 図7—ステップ5: 文字のプレビュー
ステップ6: マージを完了する
1. 差し込み印刷を完了するには、「印刷」を選択します。「すべて」、「現在のレコード」、またはレコードの範囲を選択して、「OK」をクリックします。
2. [個々のレターの編集]を選択して、すべてのレコード、現在のレコード、またはレコードの範囲を新しいファイルに結合し、個々のレターを参照してそれに応じて変更を加えることもできます。
3. 完了したら、「OK」をクリックして、文字を印刷します。
図8—ステップ6: マージを完了する
