Google ドキュメントの困った点トップ 10（とその解決方法）

Googleドキュメントは便利で安価、そしてほぼあらゆるプラットフォームと互換性があり、共同作業が驚くほどシンプルです。しかし同時に、苛立たしく、不完全で、機能も限られています。Googleドキュメントはクラウド上に漂い、指先でいじくり回すだけで、微調整、修正、機能強化を行うGoogleエンジニアの気まぐれに左右されてしまいます。

Google スプレッドシートは 2006 年にリリースされて以来、複雑なテキスト文書、ワークシート、表、フォーム、プレゼンテーションをサポートするために、Google ドキュメントを着実に改良してきました。ソフトウェアウィザードによる大きな変更が反映されるまでは時間がかかるかもしれませんが、いくつかの回避策や隠れた機能を適用することも可能です。Google ドキュメントのブラウザタブの数を減らしたいですか？ガイド付きのスペルチェッカーがないことを補いたいですか？よく使うテキストのショートカットを作成したいですか？編集エクスペリエンスを全体的に向上させるには、この記事を読み進めてください。Google のスプレッドシートとプレゼンテーションアプリケーションで使えるヒントもいくつかご紹介します。

(編集者注: これは、Google ドキュメントの煩わしさに対する修正方法を紹介する連載の第 1 回目です。第 1 回目では、Google ドキュメントのテキストエディタを取り上げます。 )

1. 繰り返しテキストを管理する

デスクトップのテキストエディタでは、macOSとiOS向けのTextExpanderなどのプラグインやユーティリティを使用して、職業上の肩書きやよく使うHTML行など、頻繁に繰り返される単語やフレーズをオートコンプリートできます。テキスト編集をクラウドに移行したい場合は、Googleドキュメントが同様の機能（ただし機能は限定的）を提供しています。

例えば、生徒のレポートに「説明不足」とよく書く先生だとしましょう。時間を節約するには、 Googleドキュメントのテキストドキュメント内で「ツール」→「設定」に進みます。表示されるポップアップウィンドウの「自動置換」で、「置換」の見出しの下に「nme」と入力し、「置換後の文字列」の見出しの下に「説明不足」と入力します。 「OK」をクリックします。

ドキュメントに戻り、「nme」と入力してスペースバーを押します。「説明が必要です」というメッセージが自動的に表示されるはずです。表示されない場合は、「ツール」メニューの「設定」に戻り、「自動置換」にチェックが入っていることを確認してください。Googleドキュメントが誤って目的の単語を置換で上書きしてしまうのを防ぐため、短くてユニークな文字の組み合わせの置換語句を選ぶようにしてください。

置換設定はユニバーサルなので、Googleドキュメント内のあらゆるテキストドキュメントで定型文を使用できます。この機能の制限事項の一つとして、Googleドキュメントは自動置換を1行のテキストとしてのみ挿入するため、署名ブロック全体は現時点では対応できません。

2. プレーンテキストファイルを表示する

Emacs、Gedit、メモ帳、Vimなどのデスクトップテキストエディタをお使いの場合、これらのアプリで作成したファイルがGoogleドキュメントに表示されないことがあります。代わりに、ここに表示されている笑顔の画像のようなものが表示されます。これは、Googleドキュメントが認識できない拡張子（Bashスクリプトファイルの場合は.shなど）のテキストファイルをアップロードした場合、またはプレーンテキストファイルに拡張子が全く付いていない場合に発生します。プレーンテキストファイルをGoogleドキュメントにアップロードする前に、ファイルを右クリックして「名前の変更」を選択し、ファイル名の末尾に.txt拡張子を追加してください。これで、Googleドキュメントでドキュメントを問題なく読むことができます。

3. ガイド付きスペルチェッカーをシミュレートする

他の多くのテキストエディタとは異なり、Googleドキュメントには正式なスペルチェック機能はなく、多くのウェブメールプログラムと同様に、入力時に自動的にスペルチェックが行われます。赤い下線が引かれた単語がある場合は、右クリックするとスペルの候補が表示されます。

このテクニックは有効ですが、潜在的なスペルミスを一つずつ指摘してくれるガイド付きプログラムほど効果的ではありません。Googleドキュメントですべてのタイプミスやエラーをガイドしてもらうには、キーボードショートカットのCtrl+;でドキュメント内の次のスペルミスに移動し、Ctrl+[で前のスペルミスを表示します。

4. より多くの不動産を取得する

Googleドキュメントは、メニューとツールバーを大きな空白で囲むことで、貴重な画面スペースを無駄にしています。ブラウザのウィンドウ装飾（「ブラウザクローム」と呼ばれる）に追加されたこの余分なスペースにより、作業に使えるスペースが少なくなってしまいます。このレイアウトの不具合を改善するには、ドキュメント内でCtrl + Shift + Fを押してください。この機能は、テキストドキュメント、図形描画、スプレッドシート、プレゼンテーションのメニューバーのサイズを縮小します。

この設定はドキュメントの種類ごとに設定する必要があることに注意してください。例えば、テキストドキュメントでコンパクトコントロールを設定した場合、スプレッドシートエディタでも設定しない限り、スプレッドシートではこのレイアウトは適用されません。

さらに広いスペースが必要な場合は、ドキュメントを全画面表示（「表示」メニュー）で表示してみてください。この設定では画面サイズいっぱいに拡大されるわけではありませんが、ブラウザタブ全体が表示され、Googleドキュメントのメニューとツールバーがすべて非表示になります。全画面表示は、キーボードショートカットを使用する方に適しています。ただし、ドキュメントの全画面表示は永続的な設定ではなく、ドキュメントを開くたびに有効にする必要があります。

5. 通知をオフにする

オンラインドキュメントの共同作業中に、プロジェクトからのメール通知が頻繁に届くことにイライラしていませんか？そんな悩みを抱えているのはあなただけではありません。Googleドキュメントの複数のディスカッションスレッドで表明されたユーザーの不満に応えて、Googleはドキュメントごとにメール通知を停止できる機能を開発しました。

電子メール通知を停止するには、問題のあるドキュメントを開き、画面の右上にある コメントアイコンをクリックしてから[通知]をクリックし、受信するオプション (すべて、自分のみ、またはなし) を選択します。

6. 誰がアイテムを変更したかを確認する

Google ドキュメントでは、共同作業中のドキュメントに誰がどのような変更を加えたかを、必要に応じて詳細に確認できます。まず、「ファイル」メニューの「変更履歴を表示」をクリックします。右側にサイドバーが開き、ドキュメントの最近の変更内容がすべて表示されます。ドキュメントを編集したすべてのユーザーが、対応する色でサイドバーに表示されます。

異なる編集者による変更は、それぞれの編集者に割り当てられた色で強調表示されます。ドキュメントを以前のバージョンに戻すには、履歴から目的のバージョンを見つけ、編集者名の下にある「このリビジョンを復元」をクリックします。色で強調表示せずにドキュメントのリビジョンを表示したい場合は、サイドバー下部の「変更を表示」ボックスのチェックを外してください。変更を加えずにリビジョン履歴を終了するには、ブラウザの戻る矢印をクリックしてください。

GoogleドキュメントとBox、Dropbox、SkyDriveの間でファイルを共有するのは、とにかく面倒です。これらのサービス間でファイルを共有する標準的な方法は、ファイルをデスクトップにダウンロードしてから、他のサービスにアップロードすることです。より良い代替手段は、オンラインサービスOtixoを使用することです。このサービスでは、複数のクラウドファイルサービスを一元管理し、PCに何もダウンロードすることなく、ファイル転送が可能です。

Otixoにサインアップしたら、「マイクラウドサービス」をクリックし、追加したいアカウントを選択して開始します。各サービスを承認したら、例えばGoogleドキュメントとDropbox間でファイルをドラッグ＆ドロップするだけで済みます。

Otixo は現在、Google Docs、Amazon S3、Box、Files Anywhere、GoDaddy Online Storage、GMX、Picasa、SkyDrive、SugarSync、WebDav サーバー、FTP サーバーなど、多数のオンラインサービスと連携しています。

Otixoは、毎月250MBまでの帯域幅利用は無料、オンラインファイルの転送と管理に無制限にアクセスするには10ドルかかります。Googleドキュメントのネイティブ形式で保存されたドキュメントを、GoogleドキュメントからDropboxなどのサービスに移動すると、.docファイルに変換します。

私のテストでは、Otixo はさまざまな「クラウド」間でファイルを転送するときにも iPad 上でうまく動作しました。

8. インターネットを避ける

Google ドキュメントは基本的にクラウドベースのアプリですが、作業を行うためにインターネット接続は不要になりました。Google ドキュメント（スプレッドシートとスライドも同様）をオフラインで利用できるようにするには、Google ドライブのメインメニューに移動し、右上の設定アイコンを選択して、「全般」タブで「オフライン」のチェックボックスをオンにします。