Googleドライブのストレージを最大限に活用する5つの方法

無料の生産性向上ツールがお好きな方もいるかもしれませんが、Googleドライブはあくまでもクラウドストレージサービスです。Googleの他のサービスとの連携として、15GBの無料容量を活用して、ほぼあらゆる生産性向上タスクを効率化できます。ドライブを最大限に活用する方法をいくつかご紹介します。

1. デフォルトのドキュメントの場所として設定する

これを読んでいる方は、おそらく既にGoogleドライブを頼りになるストレージとして使っているでしょう。PC上のすべてのドキュメントのデフォルトの保存場所にGoogleドライブを設定することで、このプロセスを効率化できます。

Windowsでは、「ドキュメント」フォルダを右クリックし、「プロパティ」を選択します。「フォルダを含める」をクリックし、Googleドライブフォルダを選択します。フォルダをハイライト表示し、「保存場所を設定」を選択して、「適用」をクリックします。次回GoogleまたはMicrosoftファイルを保存すると、ドライブに保存されます。

2. ドライブのファイルをGmailに添付する

Google ドライブのファイルを Gmail メッセージに挿入できる機能には、ハードドライブからファイルを添付ファイルとしてアップロードするよりも大きなメリットがいくつかあります。まず、より大きなファイルをメールで送信できます。Gmail では、パソコンから添付できるファイルのサイズは 25MB に制限されています。しかし、Google ドライブから直接ファイルを挿入すれば、最大 15GB のファイルを送信できます。有料プランの場合は最大 1TB のファイルです。

Googleドライブにファイルを挿入 — ドライブファイルを添付ファイルまたはリンクとして Gmail メッセージに挿入できます。

ドライブにファイルを挿入すると、共同作業の効率も向上します。通常、共同作業用のドキュメントを複数の人に送信すると、受信者ごとに別々のバージョンのドキュメントが返送され、そこからフィードバックをまとめてマスタードキュメントを作成する必要があります。しかし、Google ドライブの生産性向上アプリ（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）を使えば、各共同作業者のコメントや変更内容がファイルを共有している全員にリアルタイムで表示されるため、同じドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの複数のバージョンを何度もやり取りする必要はありません。

最後に、Google ドライブのファイルを挿入すると、誰がファイルを閲覧できるかをより細かく制御できます。ローカルファイルをメールに添付した場合、受信者が権限のない人にファイルを転送してしまう可能性は避けられません。しかし、ドライブの共有機能を使えば、ファイルにアクセスできるユーザーを指定でき、共有設定はいつでも変更できるため、機密性の高い資料をメールで送信する際にも安心です。

Google ドライブからファイルを挿入するには、Gmail メッセージの下部にあるドライブアイコンをクリックし、ドライブアカウントからファイルを選択します。元のファイルへのリンクとして、または添付ファイルとして挿入できます。

1つか2つの独立したファイルだけを送信する場合は、添付ファイルをメールで送信しても問題ありません。しかし、同じグループの人々に多数のファイルを配布する必要がある場合は、すべてのファイルを1つのフォルダにまとめて共有する方がよいでしょう。

Googleドライブのフォルダ共有 — 多数のファイルを送信する必要がある場合は、それらをフォルダーに追加して共有できます。

これを行うには、すべてのファイルを含むフォルダを開き、右上にある共有アイコン（プラス記号の付いた人型のアイコン）をクリックします。フォルダを共有したい各人のメールアドレスを入力し、アクセスの種類を選択します。フォルダの場合は、閲覧権限または編集権限のいずれかを付与できます。メッセージ欄に指示を入力し、[送信] をクリックします。共有したフォルダの受信者には、共有されたことが通知されます。フォルダを共有すると、そのフォルダに追加したファイルも同じアクセス権限で共有されます。

4. ウェブコンテンツを保存する

EvernoteやMicrosoftのOneNoteといったデータ収集アプリの利点の一つは、Webからコンテンツを簡単にキャプチャしてオンラインに保存できることです。Chromeブラウザの拡張機能「Googleドライブに保存」を使えば、Googleドライブでもほぼ同じことができます。

拡張機能をインストールしたら、Chromeツールバーのドライブアイコンをクリックして、現在表示しているウェブページを保存できます。拡張機能のオプションを設定することで、スクリーンショット（ページ全体または表示部分のみ）、ウェブアーカイブ、HTML形式で保存できます。また、オブジェクトを右クリックし、ドロップダウンメニューから「Googleドライブに保存」を選択することで、ドキュメント、画像、リンク、HTML5の音声・動画を保存することもできます。

5. ドライブの容量を管理する

Googleドライブの15GBのストレージ容量制限に近づいている場合は、ドライブページの左下にある使用状況データにマウスオーバーすることで、Googleドライブ、Gmail、Googleフォトのどのサービスが最も多くの容量を消費しているかを確認できます。クリックすると、同じデータが円グラフで表示されます。