Microsoft Officeは長年、重要な文書の作成、編集、書式設定におけるゴールドスタンダードでした。しかし、Google DocsなどのWebベースの競合製品は、文書のリアルタイム共有や共同編集を容易にすることで、Officeを凌駕しています。
そこで登場するのが、新しいOfficeスイートです。今年初めにリリースされたこれらのスイートは、デスクトップアプリケーションとブラウザアプリケーションを組み合わせて他のユーザーと共同作業できるようになり、これまでの遅れを取り戻しました。これらの機能は正しい方向への一歩ではありますが、Microsoftのコラボレーションに対する新しいアプローチは、結局のところ、本来あるべきほど簡単ではありません。
Office 365 サブスクリプションの購入、または Office 2013 デスクトップ ソフトウェアの購入を検討している場合、あるいはすでにどちらかを使用している場合は、共同編集の苦悩と喜びについてお読みください。
私は、Office 365 Small Business Premium アカウントを持つ同僚と、Office 2013 さえ持っていない社外の人と、Word、Excel、OneNote、PowerPoint の共同作業をテストしました。
外部との協力
新しい Office では、SkyDrive クラウド ストレージと Office Web Apps を使用することで、組織内外の誰とでも共有や共同編集を行うことができます。
例えば、ドキュメント作成者は、Word Web Appで誰でもドキュメントを閲覧または編集できるように招待できます。「ファイル」メニュー の「共有」をクリックすると、他のユーザーを招待するためのオプションが表示されます。基本的には、共有リンクを作成してメールまたはインスタントメッセージで送信するか、指定したOutlookの連絡先にメール招待を送信します。いずれの場合も、リンクを作成または送信する前に、ドキュメントをSkyDriveに保存する必要があります。
受信者がリンクをクリックすると、ブラウザーウィンドウが開き、Word、Excel、OneNote、またはPowerPoint Web Appでファイルが開きます。受信者にドキュメントの編集を許可するリンクを送信した場合でも、メールやインターネットダウンロードでドキュメントを開いたときにすべてのOfficeアプリで表示されるのと同じポップアップメッセージが受信者に表示されます。このポップアップメッセージは、インターネットは安全ではない可能性があるため、デフォルトではドキュメントの閲覧のみ可能であることを警告しています。受信者は編集を有効にするためにボタンをクリックする必要があります。これは、ドキュメントの編集権限を明示的に付与したリンクを作成していたため、少々不自然な手順です。
あなたと指定された共同編集者は、いくつかの制限はあるものの、同時に文書を編集できます。例えばWordでは、あなたと同僚が同じ段落を同時に編集することはできません。同時に編集しようとすると、その旨のポップアップメッセージが表示されます。
さらに、共同編集者が作業内容を確認するには、その人が保存する必要があります。ありがたいことに、共同編集者の名前がアプリに表示されるので、他の誰かがドキュメントを編集中であることがリアルタイムでわかります。（または、「ファイル」>「情報」をクリックすると 、現在誰が編集中かを確認するバックステージビューが表示されます。）他の編集者がMicrosoftアカウントにサインインしていない場合は、一般的な「ゲスト」として表示されます。
保存した変更は自動的には表示されません。Word は更新が利用可能であることを通知し、共同編集者の作業内容を確認するには、保存するか更新ボタンをクリックする必要があります。更新すると、変更内容が薄緑色で強調表示されます。
共同編集機能は、片方がWord Webアプリを使用し、もう片方がデスクトップアプリを使用している場合でも問題なく機能します。OneNoteでも同様で、変更内容は自動的に表示され、薄緑色で強調表示されます。
デスクトップ版Excelで誰かが作業している間は、Excelで共同編集することはできません。共同編集しようとすると、スプレッドシートがロックされているというメッセージが表示されます。ただし、Excel Web Appでは共同編集が可能ですが、機能は大幅に制限されています。変更内容は、作成者がセルを離れた後にのみ自動的に表示され、強調表示されないため、共同作成者が何を変更したかが必ずしも分かりにくい場合があります。ただし、他のユーザーが編集中の場合は、アプリ側でその旨が表示されます。
Microsoftは、PowerPointの共同編集者はデスクトップ版とWebアプリのいずれかを使用し、両方を同時に使用しないことを推奨しています。片方がデスクトップ版を使用し、もう片方がブラウザ版で作業している場合、変更内容が正しく保存されない可能性があります。ただし、PowerPointの変更内容は保存する必要はありません。編集者が画像やテキストボックスなどのオブジェクトの操作を終えた後に反映されます。
同僚とのコラボレーション
Office 365のビジネスプランにご加入いただいた組織では、コンシューマー向けプランではご利用いただけないコラボレーションツールをご利用いただけます。Office 365 Small Business PremiumとOffice 365 Midsize Businessでは、それぞれコラボレーションとユニファイドコミュニケーションのためのホスト型SharePointサーバーとLyncサーバーが提供されます。
ドキュメントを作成し、同僚を閲覧者または編集者として共有するよう招待するプロセスは、一般ユーザー向けと基本的に同じです。ただし、知っておくべき注意事項があります。既定では、ドキュメント編集の招待を初めて承諾すると、Office 2013 のデスクトップ版がインストールされていても、Office 365 は関連する Web アプリを起動します。デスクトップ版 Word で共同編集するには、 Word Web アプリ内の「Word で編集」 ボタンをクリックし、プログラムが起動するのを待つ必要があり、これは時間のかかる追加手順です。
Office 365管理者は、共有サイトの設定の奥深くでこのデフォルト設定を変更し、ドキュメントがデスクトップアプリで起動するように設定できます。デスクトップアプリとWebアプリのいずれかが起動する前に、どちらかを選択できないのは残念です。
また、編集中のドキュメントがSkyDrive Proのワークスペースに自動的に表示されると思われるかもしれませんが、そうではありません。デフォルトでは、ドキュメントは作成者のSkyDriveファイルにのみ表示されます。
同僚が作成したドキュメントを再度表示するには、ドキュメントへのリンクをクリックする必要があります。1つの方法は、そのリンクが記載された招待メールを見つけることです。より簡単な方法は、元の招待メールの「フォロー」オプションをクリックして共有ファイルをフォローすることです。この操作を行うと、SkyDrive Proワークスペースの左側のナビゲーションバーにある「マイドキュメント」の下にある「フォロー中のドキュメント」にドキュメントへのリンクが追加されます。
Office 365プロファイルでニュースフィードを設定している場合、フォローしているドキュメントの変更について通知が届きます。ただし、これらのファイルを表示するには「フォロー中のドキュメント」をクリックする必要があります。Microsoftは、ユーザーのドキュメントの横に「フォロー中のドキュメント」を表示するインターフェースがあれば、もっと簡単にできたはずです。
共同作業しながらチャットする
Office 365のビジネス環境で気づいたもう一つの大きな問題は、チャットに関するものでした。ログイン後、Office 365のホーム画面上部の「People」項目をクリックすることで、Outlook Web Appから同僚にインスタントメッセージを送信できました。しかし、その後SkyDriveをクリックしてドキュメントを編集しようとすると、IMセッションを終了するように促すウィンドウが表示され、共有ドキュメントの編集中はOutlook Web Appを使ってIMを送信できませんでした。Microsoftによると、これは本来の動作ではないとのことです。
Office 365でIMを使用する別の方法があることがわかりました。Office 2013デスクトップソフトウェアに含まれるLyncデスクトップアプリケーションを起動し、Lync内からアカウントにサインインします。その後、アクティブな編集者リストで名前をクリックすることで、ドキュメントを共同編集している同僚にドキュメント内からメッセージを送信できます。
少なくとも理論上は可能です。私たちのテストでは、Lyncで相手が出席中と表示されているにもかかわらず、IMアイコンがグレー表示になることがありました。Microsoftには、共同作業者にとってチャットをスムーズにするために、やるべきことが山ほどあることは明らかです。互いに統合されていない2つのチャットサービスを作るという決定は理解に苦しみますし、Webサービスにログインした後で別のアプリケーションを起動しなければならないのは煩わしいものです。Lyncの不安定な動作は、まさにその悪影響です。
コラボレーションの要点
Microsoftは明らかにユーザーが文書を共同編集できるようにしたいと考えているようですが、新しいOfficeスイートではそれが容易ではありません。主要アプリにおける共同編集の様々な手順は分かりにくく、特にWordでは、関係者全員が互いの変更内容を確認するために文書を保存または更新する必要があるため、共同作業の速度が低下します。この仕組みは、ユーザーが入力した変更内容がすぐに表示されるGoogleのワープロアプリとは大きく異なります。
Office 365のビジネス環境におけるドキュメント共有も、必要以上に直感的でなく、自分が作成していない共有ドキュメントを見つけるのが困難だったり、ファイルを開いているときに同僚とチャットしたりするのが困難です。Microsoftが正しい方向に進んでいるのは良いことですが、今のところはせいぜい小さな一歩に過ぎません。共同編集がワークフローの常套手段である場合、新しいOfficeでもそれが可能になりますが、まだ段階的です。これらの癖を徹底的に理解して対処するか、Google Apps for Businessの利用を検討してください。
