Google Docsが初めてリリースされた当時、よく批判されたのは、その原始的な機能でした。例えば、そのワードプロセッサは、1980年代からWindowsに無料で付属しているワードパッドと比べても、ほとんど性能が劣っていました。
ある意味、これはGoogleの計画の一部だった。Microsoft Officeとの競合は望ましいことだったが、それはGoogleがGoogle Docsの目玉機能である共同編集とドキュメント共有でMicrosoftの足元をすくい取った後のことだった。同僚とドキュメントで作業するのに高価なSharePointサーバーは必要ない。必要なのはブラウザだけだ。
しかし、Googleは時が経つにつれ、Officeのような機能を徐々に導入し始めました。最近、スプレッドシートツールに2つの機能が追加され、少なくとも私にとっては、アプリが完成度の高いものになりました。
最初の機能はフィルタリングです。ただし、高度な機能に慣れたユーザーは期待しすぎないようにしましょう。フィルタリングは基本的にExcelのオートフィルタリングと同じですが、少し使いやすくなっています。ただし、例えば「より大きい」や「より小さい」といった値でフィルタリングしたり、追加のサブフィルタを適用したりすることはできません。
スプレッドシートに馴染みのない方のために、フィルタリング機能を使うと表内のデータを並べ替えたり、行見出しでデータを抽出したりできることを知っておいてください。フィルタの設定は自動で行われます。表内のツールバーにあるフィルタボタン（ツールバーの右端にあります）をクリックすると、Googleドキュメントがフィルタを適用するデータ範囲を自動的に計算します。ただし、選択した列のみにフィルタを適用することもできます。
例えば、スプレッドシートに営業担当者の業績を各地域で表示した表があるとします。フィルターを適用すると、個々の担当者を個別に切り離して個別に数値を確認したり、地域別の数値を小さい順（またはその逆）に並べ替えたりすることができます。重要なのは、これらの変更は永続的ではないため、柔軟性が高く、フィルターはいつでも削除できるということです。フィルターボタンをもう一度クリックするだけで削除できます。
2つ目の新機能は、グラフに表示するデータの連続しない範囲を選択できるようになりました。以前は、グラフを作成するには、クリック＆ドラッグで単一のデータ範囲を選択するか、隣接するセル範囲を指定する必要がありました。しかし、今では、例えばデータ範囲の上下のみのデータを含むグラフを作成したり、スプレッドシートの2つの別々の領域（ただし、それらの領域が十分に類似している（つまり、同じ見出しを持つ）場合）のデータをグラフ化したりすることが可能になりました。
これを行うには、最初のデータを選択し、ツールバーのグラフ作成ボタンをクリックします。次に「範囲を選択」リンクをクリックし、表示されるダイアログボックスで「別の範囲を追加」リンクをクリックします。クリック＆ドラッグして新しい範囲を選択します。必要なデータがすべて選択されるまで、この操作を繰り返します。
また、すべてのGoogleドキュメントアプリに新たに追加された機能として、古いドキュメントを変換して、昨年のこの時期に導入された「新しい」Googleドキュメントで編集できる機能があります。新しいGoogleドキュメントでは、リアルタイムの共同編集が可能です。古いドキュメントを開くと、変換ボタンがオプションとして表示され、プレビューしてフォーマットが維持されていることを確認できます。Googleは表の処理に問題があると警告しているため、プレビューを確認することをお勧めします。
Googleは、新しいスプレッドシート機能は最も要望が多かった機能の一つだと説明しており、なぜこれほど重要な機能の登場がこれほど遅れたのか疑問に思うのも無理はありません。そもそも、Googleドキュメントのスプレッドシートは5年も前から私たちの生活に寄り添ってきたのですから。
しかし、昨年の今頃、新しい共同編集システムが導入されたことからもわかるように、Googleはドキュメントスイートにおいて単に異なる優先順位を置いている。Microsoft Officeをオンラインで再現しても何も得られない。ほとんどの人は既にビジネス用のコンピュータにOfficeをインストールしているし、そうでなくてもLibreOfficeやOpenOfficeといった互換性のある類似ソフトを入手できる。Googleは、オフィススイートのコンセプトにクラウドの力を導入しようとしているのだ。
最近ご覧になっていない方は、今こそ Google ドキュメントがビジネスにどのようなメリットをもたらすか確認する良い機会です。
