仕事上のやり取りとなると、正直に言って、私は少しぎこちないところがあります。意図したよりも口調がそっけないものになってしまうこともあります（すみません！）。あるいは、最初から自分が望むほど明確に表現できていないこともあります。不思議なことに、自分の視点で書くよりも、架空の人物の視点で書く方が落ち着くこともあります。ただし、それは書く内容にもよります。
私は在宅勤務で、同僚とのコミュニケーションは大抵テキストメッセージなので、ChatGPTという万能チャットボットに助けを求めることにしました。幸いにも、提供されたガイダンスには大変満足しており、チャットボットをメールの下書きの参考にすることが多くなりました。的確なアドバイスやヒントを提供してくれるだけでなく、修正点やその場での微調整も提案してくれます。
ChatGPTに一般的なガイダンスを求める
ChatGPTにまず求めていたのは、自信を持ってメールを書くための一般的なガイダンスでした。そこで、画面下部のチャットボックスに最初に入力した質問は、「同僚や他の専門家に自信を持ってメールを書くにはどうすればいいですか？」というシンプルなものでした。
チャットGPT
ボットは3つの異なる回答を提示しました。最初の2つはリスト形式（どちらかというとステップバイステップのガイド）で、内容は重複していました。これらのリストでは、明確な件名と、やり取りの早い段階で目的を明記することの重要性が強調されていました。しかし、3つ目は簡潔な言葉遣いと洗練された締めくくりを説明したメールテンプレートでした。まさにビンゴ！クリックしたのがこれです。
ChatGPTが情報を分かりやすいリストに整理してくれる点は評価しますが、私は例を通して学ぶ方が好きなので、3番目の返信に惹かれました。テンプレートは明確で簡潔な言葉遣いを重視しており、これはビジネスメールを作成する際に考慮すべき重要な要素であることは間違いありませんが、口調が堅苦しすぎると感じました。ボットが生成した返信は以下の通りです。
件名:提案の承認が必要です
こんにちは、[受信者の名前]様
Q2プロジェクトの更新提案についてご承認を賜りたく、ご連絡いたしました。修正した文書を添付しておりますので、ご確認いただけますようお願いいたします。
主な更新内容は次のとおりです。
- 新しい成果物に合わせてタイムラインを調整しました。
- 生産を効率化するために追加のリソースが割り当てられます。
ご質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。計画通りに進むため、[日付]までにご承認いただければ幸いです。
宜しくお願いいたします、
[あなたの名前]
率直であることは確かに重要ですが、上記のAI生成の例はあまりにも率直すぎるように感じました。もっと親しみやすく、堅苦しくないテンプレート（そして自分の仕事内容にもっと合ったもの）が欲しかったので、ボットに新しいメールの作成を依頼しました。
もっと暖かさをお願いします
ChatGPTは私にもっと詳しい状況を説明するように頼みました。グループプロジェクトの最新情報を伝えているのでしょうか？それともメーカーに何かを依頼しているのでしょうか？ChatBPTに、レビュー用のノートパソコンをリクエストするメールを書いてほしいと頼みましたが、もっとカジュアルなトーンにしてほしいとのことでした。ボットがまとめた返信はこんな感じでした。
件名:ノートパソコンのレビュー依頼
こんにちは、[受信者の名前]様
お元気ですか？レビュー用にノートパソコンを1台お願いしたいのですが、[目的を簡潔に記入してください（例：弊社ソフトウェアとの互換性テスト、チームのパフォーマンス評価など）]。もしご利用可能な場合は、確認手順をお知らせください。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。ご協力に感謝いたします。
宜しくお願いいたします、
[あなたの名前]
上記のAI生成メールは私の仕事内容に特化していますが、それでも少し魂が抜けているように感じたので、別のアプローチを試し、ChatGPTに私が書いたメールを評価してもらいました。テンプレートがあれば後で見返すのに便利ですが、建設的なフィードバック（たとえボットからのものであっても）が最も役立つと感じています。
ChatGPTに建設的なフィードバックを求める
時には、たとえそれがチャットボットであっても、意見を聞ける相手がいると安心します。私はChatGPTに、自分が書いたメールを評価してもらい、修正点を提案してもらいました。元のメールはこちらです。
こんにちは、
PCWorldでノートパソコンセクションを担当しているアシュリー・ビアンクッツォと申します。より手頃な価格のマシンの取り扱いを拡大したいと考えており、エントリーレベルのノートパソコンを数台レビュー用に入手したいと考えています。この計画をできるだけ早く実行に移したいので、お早めのご返信をお待ちしております。
どうもありがとうございます！
ベスト、
アシュリー・ビアンクッツォ
以下は私の元のメールの修正版（および提案）です。
チャットGPT
このフィードバックは本当に貴重で、元の構成のぎこちなさを完璧に解消してくれます。私はビジネスメールで自然な表現をするのが苦手で、ChatGPTはそれを如実に示してくれました。ボットはノートパソコンの貸し出し依頼の緊急性を和らげるようにも指示してくれましたが、これは全く理にかなっています。私のバージョンでは迅速な返信をお願いしていましたが、それでは要求が強すぎるかもしれません。
もう一つ苦労しているのは、特に自己紹介のメールで自分の名前を自然な形で取り入れることです。見た目がぎこちなく、おそらく受信者は読みにくいでしょう。上のスナップショットからもわかるように、ChatGPTはここでも私を驚かせました。どういうわけか、メールの署名に自分の名前が入っていることを忘れてしまうことがよくあるので、やり取りの冒頭で名前を使う必要はないのです。
ChatGPTの修正版の最後の文のemダッシュが気に入らなかったので、ボットにそれを削除し、さらに最後の文も微調整するように依頼しました。ChatGPTが出した修正版は以下の通りです。
件名:エントリーレベルのノートパソコンのレビュー依頼
こんにちは、
お元気ですか？PCWorldでノートパソコンのセクションを担当しており、お手頃価格のマシンの取り扱いを拡大する中で、エントリーレベルのノートパソコンを数台レビューしたいと思っています。このプロセスをすぐに開始したいと思っています。在庫状況と今後の進め方についてお知らせください。
お時間をいただきありがとうございます。ご返信をお待ちしております。
ベスト、
アシュリー・ビアンクッツォ
ChatGPTに現在の修正版にちょっとした修正を依頼できるのが気に入っています。ChatGPTに新しいメールを一から作成してもらうよりもずっと早いです。
私の持ち帰り
全てのメールにChatGPTを使うわけではありません。特に同僚との簡単で簡潔なやり取りの場合はなおさらです。しかし、自己紹介メールや複雑な内容のメールの場合は、できる限り明確に伝えたいので、ChatGPTにアドバイスや修正を依頼します。ChatGPTは、相手に読んでもらうための第二の目となり、考えすぎてしまう落とし穴を回避してくれるので、とても役立っています。
