Adobeによると、紙は木々にとって致命的な敵であるだけでなく、企業の生産性の敵でもある。Adobeの新しいAcrobat XI Proポータブルドキュメントフォーマットソフトウェアは、紙を使わずに作業を容易にすることで、両者にメリットをもたらすことを目指している。もちろん、木々はおそらくこれに賛成だろうが、Adobeのペーパーレスワークフローの導入は、企業がやり方を変えるのに十分ではないかもしれない。
Acrobat XI Proのデフォルトのインターフェースは以前のバージョンとほぼ同じですが、カスタムツールセットを作成・保存し、エクスポートして社内に配布できるようになりました。他のユーザーが作成したカスタムツールセットをダウンロードすることもできます。
すべてのプログラム機能を含む Pro バージョンは Mac と Windows の両方で利用できますが、特定のハイエンド機能が欠けている Standard バージョンは Windows でのみ利用できます。
ここに電子署名してください
文書にデジタル署名する機能は目新しいものではありませんが、Adobeが最近買収したEchoSignウェブサイトを利用して、デジタル署名の依頼、受領、管理ができるようになりました。Acrobat XI Proで文書を作成し、「署名」ボタンをクリックして「署名用に送信」をクリックします。Acrobat XI Proが文書をEchoSign.comにアップロードし、そこで署名手続きを完了するよう指示します。
無料の EchoSign アカウントでは、1 か月あたり最大 5 件のドキュメントを送信できます。また、より多くのユーザーや追加機能 (すべてのメールに企業ブランドを表示するなど) を許可するアカウント タイプを、月額 15 ドルから 400 ドルの範囲で選択することもできます。
EchoSignに既にログインしている場合は、受信者のメールアドレスを入力し、いくつかのオプション（メールで返信、またはFAXで返信）を選択して、「送信」をクリックするだけです。これで追跡とカウントダウンが始まります。ウェブサイトから受信者に文書が送信され、送信完了を通知するメールが送信されます。受信者が文書に署名または拒否すると、メールが送信されます。受信者はEchoSignアカウントを持っている必要はなく、システムから送信されたメール内のリンクをクリックするだけです。文書の送信日時と、返信にかかった平均時間を確認できます。
システムから送信されるメールには、一般向けリンクとモバイルデバイス向けリンクが含まれています。残念ながら、モバイルデバイス向けリンクをクリックすると、AndroidスマートフォンでもGoogle Nexus 7 Androidタブレットでも、本文が全く読めないほど圧縮された文書の画像が掲載されたウェブページが表示されました。このページには元のPDFをダウンロードできるリンクも含まれており、モバイル版のAcrobat ReaderではPDFは問題なく読めましたが、そこで文書に署名することはできず、ウェブページに戻って署名する必要がありました。AdobeのEchoSignモバイルアプリでは、文書にデジタル署名して転送できますが、iOS版のみでAndroid版は利用できません。
さらに、EchoSignを使用するのにAcrobat XI Proは必要ありません。Microsoft Word、Acrobatの旧バージョン、またはその他のアプリケーションで作成した文書をEchoSignのウェブサイトにアップロードできます。Acrobat XI ProとEchoSignの連携によって得られる利便性はごくわずかで、Acrobat XI Proから直接署名用の文書を送信することはできません。
ここで列を作ってください
Acrobat のフォーム作成機能を強化するために、Adobe は異なるアプローチを採用しました。Acrobat XI Pro には、Adobe の FormsCentral.com ウェブサイトと連携する独立したデスクトップアプリケーションである FormsCentral がバンドルされています。FormsCentral.com 自体は目新しいものではありませんが、Acrobat XI Pro との統合、あるいは FormsCentral アプリケーションとの統合は目新しいものです。Acrobat は以前から優れたフォーム作成機能を備えていましたが、それは PDF 内のフォームに限られていました。しかし、FormsCentral を使用することで、高度で追跡可能な Web ベースのフォームを作成できるようになりました。
Acrobat XI Proを使い続けるという昔ながらの方法でフォームを作成することもできますが、AdobeはFormsCentralを推奨しています。50種類のフォーマット済みのフォームテンプレートから選択することも、既存のコンテンツから、あるいはゼロからフォームを作成することもできます。もちろん、これらのテンプレートをカスタマイズして、将来使用するために独自のテンプレートとして保存することもできます。完成したフォームは、PDFまたはWebベースのフォームとして公開できます。
以前のバージョンのAcrobatでは、Acrobat.comと連携してフォームの回答を収集・集計するフォームを作成できましたが、フォームはPDF形式のみでした。Webフォームでは、FormsCentral.com上のフォームへのリンクを貼ったり、ご自身のWebページやFacebookページに埋め込んだりできます。PayPalアカウントに接続すれば、支払いの受付も行えます。
しかし、FormsCentralの最も興味深い点は、返されるデータです。送信結果を並べ替えたりフィルタリングしたり、Excelのような基本的な関数（合計、平均、件数、最小値、最大値など）を追加したり、棒グラフ付きの簡単な概要レポートを表示したりできます。送信データはExcelまたは.csv形式でエクスポートできるので、CRMプログラムや他のアプリケーションにインポートできます。当然のことながら、フィールドを必須にしたり、入力フィールドをテキスト、数値、通貨、パーセント、日付、メールアドレスのいずれかにしたりすることも可能ですが、ドロップダウンメニューを使用しない限り、フォーマットを強制することはできません（電話番号の括弧をダッシュにするなど）。つまり、データベースにインポートする前に、データのクリーンアップが必要になる場合があります。
Webベースのフォームを作成・管理する方法は他にもありますが、ほとんどの場合、あるいはすべてに費用がかかります。一部のWebサイトコンテンツ管理システムモジュールや、Jotformなどの一部のWebサービスでも提供されています。FormsCentralのベーシックサービスは月額15ドルで、月間フォーム5件と最大500件の回答が可能です。プラスサービスは年間144ドルで、フォーム数は無制限で、フォーム1件あたり最大5000件の回答が可能です。
EchoSignと同様に、FormsCentralを使用するのにAcrobat XI Proは必要ありません。また、FormsCentralのウェブサイトはアプリと見た目も機能も全く同じなので、FormsCentralアプリケーションも必要ありません。
PDFの編集
PDFを編集する際に、作成に使用した元の文書を掘り起こすよりも、Acrobatの基本的な編集機能を使うことが多いのは認めます。しかし、Acrobat XI Proでは編集機能がはるかに充実しているので、大幅な編集が必要な場合でも、元の文書に戻る必要がないかもしれません。
これまでと同様に行内のテキスト編集に加え、テキストブロックや画像の追加、移動、サイズ変更、フォント属性の変更も可能になりました。Acrobat XI ProはInDesignの精密なテキスト調整機能をすべて備えているわけではありませんが、縦横の行間と基本的な文字間隔は設定できます。テキストの検索と置換も可能です（ただし、すべてのインスタンスを一度に置換することはできません。必要に応じて「置換」ボタンをクリックする必要があります）。
Word で作成した文書では段落は連結されていましたが、Adobe InDesign で作成した文書では、文書の多くの行が Acrobat XI Pro では個別の要素として認識され、ページを並べ替えるには各行を移動したりサイズを変更したりする必要がありました。さらに、画像やテキストブロックを他の要素と同じ場所に移動しても、その要素は移動せず、重なり合った状態になります。Acrobat XI Pro には要素を前面または背面に移動するための「配置」コマンドはありますが、折り返し機能がないため、画像が隠れないようにテキストのサイズを変更したり移動したりする必要があります。Acrobat XI Pro には、新しい編集機能のトラッキング機能はありません。
新しいアクションウィザードを使用すると、標準化された設定グループを作成できます。これらの設定は、セキュリティを含むAcrobatの様々な設定に使用できます。アクションをAcrobat XI Proの右側のツールバーに保存しておけば、ボタンをクリックするたびに、必要な設定を段階的に実行できます。アクションは書き出して組織全体に配布することもできます。
Acrobat XI Proの結合機能も強化されました。ほとんどの文書のプレビュー表示が可能になっただけでなく、スケーラブルなアイコン表示で文書を並べ替えたり、各文書の各ページの外観を確認したり、最終的にエクスポートするファイルに含めるページを指定したりできるようになりました。また、PDFを編集可能なMicrosoft PowerPointプレゼンテーションに変換することも可能です。
結論
Adobe Acrobat XI Pro、EchoSign、FormsCentral を合わせると、素晴らしい機能を発揮しますが、EchoSign と FormsCentral へのリンクはあくまでもリンクであり、Acrobat XI Pro への統合はそれだけです。 これらは独立したコンポーネントであり、最小限の統合しか実現していません。3つの異なるコンポーネントを扱わなければならないため、ペーパーレスオフィスのコンセプトは紙の上だけでしか魅力的に見えないのではないかと思います。
