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Microsoft Wordを長年使い続けている方なら、その機能をかなり理解していると思われるかもしれません。しかし、その機能の真価を十分に発揮できていない、あるいはもっとひどいことに、適切な知識があれば改善できるはずの些細な不具合に甘んじているかもしれません。信じられないですか？ぜひ読み進めて、以下の裏技や隠れた機能でワークフローを改善できるかどうか、試してみてください。
要素、特殊文字、書式の検索
問題: Word の検索機能はテキストしか検索しません。表、図、脚注、さらには書式設定などの要素はどうやって検索するのでしょうか？
解決策：これらはすべてWordの検索ダイアログに隠されています。まずCtrl+Fで検索入力フィールドを呼び出します。次に虫眼鏡アイコンをクリックします。さらに虫眼鏡アイコンをクリックします。ここには、図、表、コメント、数式、脚注などを検索するための機能が既に用意されています。さらに詳細な検索を行うには、「高度な検索…」をクリックし、 「詳細 >>」をクリックします。
「書式」ではフォントや書式テンプレートを検索でき、「特殊文字」では段落記号やスペースを検索できます。多くの要素は、検索フィールドにプレースホルダーとして入力することもできます。例えば、「^p」と入力すると段落が検索されます。最新のWord 2021とMicrosoft 365にも、リボンの上に検索フィールドがあります。
Whatsappのような絵文字
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問題：例えばWhatsAppのようなアプリでは、絵文字、アイコン、記号など、幅広い選択肢があります。Wordにも同様の機能はありますか？
解決策:このような小さな画像は、リボンの[挿入] > [アイコン]にあります。
ここでは文字通り何百もの小さな画像を見ることができます。検索フィールドから検索することもできます。アイコンのカテゴリーは分析から休日まで幅広く、顔のセクションにはスマイリーがあります。
独自の透かしを作成する
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解決策： Microsoftのワードプロセッサでは、透かしを挿入する機能が少し隠されています。メニューバーの「デザイン」タブの右端にある「透かし」を選択してください。透かしメニューには、「社外秘」や「複製禁止」といった既製の透かしがいくつか用意されています。
独自のデザインを使用するには、「カスタム透かし…」をクリックし、必要なロゴまたはテキストを追加します。
テンプレートとデザイン: 統合されたレイアウト支援
ローカルにインストールされたWordテンプレートに加えて、オンラインで利用できるテンプレートも多数あります。図では、様々なカレンダーレイアウトの例を使ってこれを示しています。
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問題：普通の文章なら書き始めるだけで済むのに、カレンダー、招待状、履歴書といった複雑なレイアウトになると、Wordでのデザインはすぐに面倒になってしまいます。毎回ゼロから書き直さなくても済むように、サポートを受けられないでしょうか？
解決策： Wordは2つのレベルで役立ちます。1つ目は、新しい文書を作成するときです。 「白紙の文書」に加えて、レターヘッド、証明書、パンフレットなど、多数のテンプレートが用意されています。選択肢が足りない場合は、検索フィールドに必要なテンプレートのキーワードを入力するだけです。例えば、「カレンダー」という検索語を入力すると、数十のオンラインテンプレートが表示され、自分の作品のベースとして使用できます。
一方、2番目のレベルは、ドキュメントの外観に重点を置いています。対応する機能は、「テーマ」メニューの「デザイン」にあります。ここでは、Microsoftが調和のとれたフォント、色、フォントサイズを組み合わせています。マウスポインターをデザインの上に移動すると、クリックして選択する前に、そのデザインでドキュメントがどのように見えるかを確認できます。
Microsoft 365: 書式設定なしでテキストコンテンツを挿入する
問題: Word は、テキストを元の文書のフォントと書式で挿入するのではなく、元の形式でコピーしようとします。そのため、レイアウトが崩れ、修正に多大なコストがかかることがよくあります。書式を引き継がずにテキストを挿入する方法はありますか？
解決策： Windowsには、実はこの問題に対する解決策がかなり前からありました。多くのプログラムでは、Ctrl + Shift + Vキーの組み合わせで純粋なテキスト情報をコピーできます。しかし、Microsoft Officeパッケージでは、なんとこれができません。そのため、ユーザーはCtrl + Vで挿入したテキストから別の手順で書式を削除する必要があります。
Ctrl+Vを使用してテキストをターゲット ドキュメントに貼り付け、表示される小さな貼り付けメニューから、テキストのみの 3 番目のオプションを選択します。
パスワードで文書を保護する
パスワードを入力することで、Word文書を不正アクセスから保護できます。この方法で保護されたWord文書は、開いたり、変更したり、印刷したりすることはできません。
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問題：例えば、個人的な文書や機密文書をメールで送信する場合、パスワードを設定して第三者の閲覧から保護する必要があります。どうすればよいでしょうか？
解決策：機密のビジネス文書や個人情報を含む個人文書の場合、Word文書の内容をパスワードで保護することが合理的です。正しいパスワードを入力しない限り、ファイルの読み取り、変更、印刷は不可能になるため、第三者にとって価値のないファイルになります。
文書をパスワードで保護するには、「ファイル」>「情報」>「文書の保護」>「パスワードで暗号化」に進みます。ここでパスワードを2回入力し、文書を保存すると保護が有効になります。暗号化は、Libre Officeなどの他のプログラムにも適用されます。
パスワード保護を解除したい場合は、「パスワードで暗号化」をクリックし、パスワードフィールドのすべての文字を削除します。「OK」をクリックすると、パスワードの入力を求めるプロンプトが消えます。
自動ディレクトリを作成する
問題:多数のグラフィック要素を含む長い文書では、図表の自動リストを挿入する価値があります。これはどのように機能しますか？
解決策：図の自動リスト化には2つの手順が必要です。最初の手順では、すべての画像にキャプションを付けます。これを行うには、最初の図をクリックし、上部のメニューバー項目「参照」を選択します（Wordのバージョンによっては「リンク」と呼ばれることもあります）。 「キャプションの挿入」をクリックし、ダイアログウィンドウの「オプション」で、選択したオブジェクトが図、数式、または表のいずれであるかを設定します。
「位置」タブでは、キャプションを画像の上または下のどちらに表示するかを指定します。上部の「キャプション」フィールドにキャプションのテキストを入力し、 「OK」をクリックして確定します。他の画像についても同様の手順で設定します。Word は画像の順序を自動的に認識し、適切な番号を割り当てます。
2番目のステップでは、図表一覧を挿入します。図表一覧を挿入するには、文書内で図表一覧を表示したい場所をクリックし、「参考資料」メニューの「キャプション」セクションから「図表一覧の挿入」をクリックします。ここでも「全般」セクションで図、数式、表を区別し、数式または表のディレクトリを作成できます。「書式」セクションでは、図表一覧のデザインをいくつか選択できます。「OK」をクリックすると完了です。
新しいイラストが追加されたり、ページ番号が変更されたりしたなどの理由で、後でリストを更新したい場合は、リストをクリックし、メニューの「イラストのリストを更新」機能を選択します。
音声ファイルのテキストへの書き起こし
音声ファイルのテキストへの自動転記は実際には非常にうまく機能しますが、特定の方言や言語には制限があります。
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問題：ビデオ会議の時代では、内容を文書に書き写すことが非常に便利な場合があります。しかし、聞き取って入力するのは面倒です。Wordを使えば、このような書き起こしを自動で行うことができますか？
解決策： Microsoft 365の有料版では、音声ファイルまたは動画ファイルのテキストをWord文書に直接書き起こすことができます。Microsoft 365では、ユーザーアカウントごとに月5時間の書き起こしが可能ですが、ローカルにインストールされたWord版では、書き起こし機能は提供されておらず、ディクテーション機能のみ提供されています。
使い方は次のとおりです。ブラウザでwww.office.comにアクセスし、Microsoft 365アカウントでログインします。空のドキュメントを作成し、ホームメニューのマイクメニューを開いて「Transcribe」に切り替えます。
右側に新しい列が開きます。上部で、動画または音声ファイルの言語を設定します。列の下部には、今月の無料通話時間300分のうち、既に使用した分数が表示されます。「音声をアップロード」をクリックします。Wordは、WAV、MP4、M4A、MP3の音声形式と、最大300MBのファイルサイズをサポートしています。
アップロードと書き起こしには、インターネットの帯域幅に応じて多少時間がかかります。Wordは、右側の列に発言者番号とタイムスタンプ付きのテキストを表示します。いずれかの項目にマウスポインターを合わせると、編集用の鉛筆アイコンが表示されます。ちょっとした間違いがあれば、ここで修正できます。
テキストの一部を元の音声でもう一度聞きたい場合は、対応するタイムスタンプをクリックしてください。Wordは、その時点から録音を再生します。すべての段落を文書に追加するには、「文書に追加」をクリックします。テキストのみに加えて、発言者、タイムスタンプ、またはその両方を追加するオプションもあります。
テキストモジュールでより速く
問題：住所、免責事項、挨拶文など、頻繁に使用するテキストモジュールを何度も入力する必要があります。Wordでこの作業はできないのでしょうか？
解決策：よく使用するテキストモジュールは、いわゆるオートテキストとして保存できます。例えば、「Yours sincerely」と何度も入力する代わりに、単語を選択してAlt+F3キーを押します。 「新しいビルディングブロックの作成」ウィンドウが表示されます。「名前」フィールドに、テキストモジュールの覚えやすい略語（この例では「ys」）を入力します。
後で挨拶文を挿入するには、「ys」と入力してF3キーを押します。Wordは通常、テキストモジュールをnormal.dotmファイルに保存します。
この記事はドイツ語から英語に翻訳され、元々はpcwelt.deに掲載されていました。
