インタラクティブなドキュメントを使えば、毎回データを一から入力するのではなく、事前に定義された様々なデータオプションから選択できます。同じ相手に何度も手紙を書いたり、電子データ入力フォームを作成したり、定型文を使った文書を作成したり、同じフレーズを何度も入力したりするような場合、以前に作成した文書からコピー＆ペーストする代わりに、文書の一部が既に書式設定されていて、ドロップダウンメニューから選択できれば便利だと思いませんか？Microsoft Wordのコンテンツコントロールツールを使用して、毎日使えるテンプレートを作成する方法をご紹介します。
Wordのコンテンツコントロールを見つける方法
コンテンツ コントロールを使用すると、Word 文書に対話型の要素を追加できますが、Word のリボンの [開発] タブからしかアクセスできず、そのタブは既定で無効になっているため、その存在に気付かない可能性があります。Word 2010 で有効にするには、[ファイル] > [オプション] > [リボンのユーザー設定] を選択します。右側のパネルで、[開発]チェックボックスを見つけてクリックし、[OK]をクリックします。Word 2007 では、[ファイル] > [Word のオプション]を選択し、[リボンに開発タブを表示する]チェックボックス ([基本設定] オプション セットから) をクリックして[OK]をクリックします。次に、[開発]タブを選択し、[コントロール] グループを見つけて[デザイン モード]をクリックします。これで、コントロールを設定する準備が整いました。
日付ピッカーコントロールを使用して日付を選択する
コントロールグループのアイコンにマウスを合わせると、各コントロールを識別するラベルがポップアップ表示されます。日付選択コンテンツコントロールは、カレンダーから日付を選択できるプレースホルダーを作成します。
アイコンをクリックすると、この要素がドキュメントに追加されます。デザインモードをオフにすると、「日付を入力するにはここをクリック」というボックスが表示されます。コントロールの下矢印をクリックするとカレンダーが表示されます。日付を選択すると、その日付が自動的にドキュメントに表示されます。
日付ピッカーには、設定できる便利な設定がいくつかあります。これらの設定を確認するには、もう一度「デザインモード」をクリックします。日付ピッカーコントロールをクリックし、リボンのコントロールセクションにある「プロパティ」ボタンをクリックします。「プロパティ」ダイアログボックスを使用して、コントロールの書式を設定します（たとえば、月を数字ではなくスペルで表示するなど）。また、プロパティを使用して、コンテンツコントロールをロックして削除できないようにしたり、コントロールの目的（「会議の日付を選択してください」など）をユーザーに伝えるタイトルを追加したりすることもできます。
最後に、Word スタイルを使用してコントロールの書式を設定し、日付を希望どおりに表示します。スタイルを使用している場合、スタイルセットが変更されると、日付のテキスト書式も新しいスタイルセットに合わせて自動的に変更されます。
テキスト入力を管理するためのコンテンツコントロールを追加する
プレーンテキスト コンテンツ コントロールは、ドキュメントにテキストを入力するための専用スペースを作成します。このコントロール内のテキストは、定義済みのスタイルを使用して事前にフォーマットできるため、ユーザーが入力したテキストは特定の形式で表示されます。また、改行の許可/禁止を選択することもできます。さらに、このコントロールをそのままにしておくことも、削除できないようにロックすることも、コンテンツを編集した後に自動的に消えるように設定することもできます。最後のモードでは、誰かがテキストを入力するまでコンテンツ コントロールはドキュメント内に表示され、入力するとすぐに消えますが、入力されたテキストはそのまま残ります。
オプションリストから項目を選択する
ドキュメントによっては、リストに表示される選択肢の数が限られているため、その中から選択したい場合があります。このような場合は、ドロップダウンリストコンテンツコントロールまたはコンボボックスコンテンツコントロールを使用してテンプレートを作成するのが最適です。
ドロップダウンリストコンテンツコントロールをクリックして、ドキュメントに追加します。このコントロールでは、タイトルを入力し、スタイルを使用してコンテンツの書式設定を行えるだけでなく、削除できないように書式設定することもできます。コントロールに選択肢を事前に設定するには、コントロールを選択し、[プロパティ]をクリックします。次に、 [プロパティ] ダイアログボックスで [追加]をクリックし、リストのエントリを入力します (この例では、表示名と値はそのままにします)。リストの各エントリに対してこの手順を繰り返し、完了したら[OK]をクリックします。
デザインモードをクリックして文書に戻ると、「項目を選択」という文字が灰色で表示されます。このテキストをクリックすると、リスト内の単語が表示されたドロップダウンボックスが表示されます。これらの項目のいずれかをクリックすると、その単語が文書に表示されます。
チェックボックスコントロールを使用してチェックリストを作成する
チェックボックス・コンテンツ・コントロールを使用すると、ユーザーは項目の選択を示すチェックマークを付けることができます。ドキュメントにチェックボックス・コンテンツ・コントロールを追加するには、チェックボックス・コンテンツ・コントロールをクリックし、「プロパティ」をクリックします。チェックボックスは、クリックすると2つの状態が切り替わります。選択されている場合はボックス内にXが表示され、選択されていない場合はボックス内に空白が表示されます。
これらの記号を変更するには、[プロパティ]を開いて [変更]ボタンをクリックし、ダイアログ ボックスからフォントを選択します (Wingdings ファミリーのフォントをお勧めします)。
次のページ: ドキュメントプロパティを追加する方法
ドキュメントにクイックパーツを追加する
著者名などの一部のドキュメントプロパティはすべてのWord文書に保存されますが、通常は文書には表示されません。これらの情報を追加する簡単な方法をご紹介します。デザインモードで、リボンの「挿入」タブを選択します。 「クイックパーツ」をクリックし、「ドキュメントプロパティ」をクリックします。最後に、プロパティ（例えば「著者」）を選択すると、その情報が文書に自動的に挿入されます。このコントロールを選択した状態で「開発」タブを選択し、 「プロパティ」をクリックすると、コントロールのテキストスタイルやその他のプロパティを設定できます。
著者データの取得元を確認するには、「ファイル」>「オプション」をクリックします。設定の「一般」グループに「ユーザー名」が表示されます。これが文書の著者プロパティに設定される値です。この情報を変更した場合、変更を有効にするにはWordを再起動する必要があります。
ドキュメント内でコントロールを活用する
Wordのコンテンツコントロールの活用方法は、おそらく既に千通り以上あるでしょう。もしまだ思い浮かばないなら、定期的に作成する文書で、繰り返しデータ入力を行うもの（メモ、FAX送付状、出荷書類など）を思い浮かべてみてください。日付を入力する必要がある文書テンプレートの任意の場所に日付選択コントロールを追加しましょう。ドロップダウンリストコントロールを追加して、定義済みのリストから項目を選択することもできます。チェックボックスコントロールを使って、様々なオプションを選択または選択解除することもできます。
コンテンツ コントロールを使用すると、ドキュメントをすばやく完成できるだけでなく、ドキュメントのレイアウトを事前に設定できるため、ドキュメントを作成するたびにすべてを完璧に揃える必要がなくなります。
テンプレートを作成したら、「ファイル」>「名前を付けて保存」 > 「ファイルの種類」を選択し、「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択して保存します。 「名前を付けて保存」ダイアログボックスの左上隅にある「テンプレート」リンクをクリックして、テンプレートをTemplatesフォルダに保存してください。テンプレートの名前を入力し、 「保存」をクリックして閉じます。今後、このテンプレートに基づいて新しいドキュメントを作成するには、「ファイル」>「新規」>「マイテンプレート」を選択し、目的のテンプレートをクリックして開きます。
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