先週、Windows に関する役立つヒントをいくつか紹介しましたが、今週はヒントのテーマを続けて、Microsoft Word に移りたいと思います。
「形式を選択して貼り付け」コマンドの便利さを知る
ほとんどのユーザーは、切り取り/コピーと貼り付けコマンドの使い方を知っています。これらはワープロソフトの黎明期から存在し、ほぼすべてのWindowsアプリケーションとWindows自体で共通して使用されています。さあ、おさらいしましょう。テキストを選択し、Ctrl + Xで切り取り、Ctrl + Cでコピーし、カーソルを別の場所に置いてCtrl + Vで貼り付けます。これほど簡単な操作があるでしょうか？
実は、Webページからコピーする場合は少し複雑になります。一見普通のテキストをコピーしているように見えますが、そのテキストの下に埋め込まれたHTMLコードもコピーしてしまうからです。
そのため、Webソースのコンテンツをワードプロセッサ、ブログツール、デスクトップパブリッシングプログラムなどに貼り付けると、フォント、サイズ、書式がおかしなテキストになってしまうことがあります。そして、そのテキストを修正するのは、特に行間やインデントなど、非常に困難です。埋め込まれたHTMLコード（膨大な場合もある）は、ワードプロセッサなどのアプリで適用した設定と競合したり、上書きしたりすることがあります。
必要なのは、コピーした単語だけ、つまり生の、純粋な、コードフリーのテキストだけを貼り付ける方法です。ありがたいことに、「形式を選択して貼り付け」コマンドを使えば、それが可能です。
ほとんどのワードプロセッサ、メールクライアント、ブログツールには、このオプション、またはそれに似た機能が備わっています。（「テキストとして貼り付け」という名前で呼ばれることもあります。）編集メニューを見てみると、標準の貼り付けコマンドのすぐ下に表示されます。（キーボードショートカットをご希望ですか？多くのプログラムでは、Ctrl + Shift + Vです。）
もちろん、Microsoft Word 2007と2010には従来の編集メニューがないので、他の方法を探す必要があります。「貼り付け」オプションは「ホーム」タブの左端にありますが、クリップボードアイコンをクリックするのではなく、ボタンの下半分、つまり下矢印のある部分をクリックしてください。すると、いくつかの貼り付けオプションが表示されます。そのうちの1つが「形式を選択して貼り付け」（太字のAが付いたクリップボードで表示されます）です。
一度「形式を選択して貼り付け」を使用する習慣が身につくと、今までどうやってこれなしでやってきたのか不思議に思うでしょう。
さまざまなドキュメント形式とは何ですか?
Microsoft Word（または類似のワードプロセッサ）をお使いの方は、文書の保存方法はよくご存知でしょう。「保存」をクリックし、フォルダを選択して、文書に名前を付け、「保存」や「OK」などをクリックします。
おそらく、そのドキュメントに別の形式を選択する方法や、なぜそうする必要があるのかがわからないでしょう。
Microsoft Wordはデフォルトで独自の文書形式を使用します。以前は.doc形式でしたが、Word 2007以降（Word 2010でも継続）は.docx形式です。
他のワードプロセッサにも独自の規格があります。例えば、OpenOffice WriterはOpenDocument（ODF）形式を採用しています。Kingsoft WriterはWPSという形式を採用しています。他にも同様の規格があります。
幸いなことに、これらのプログラムや他のプログラムは複数の形式で文書を保存できるため、他のプログラムから簡単にアクセスできます。Microsoft Wordでは、「保存」ダイアログの「ファイルの種類」プルダウンメニューをクリックすると、豊富な選択肢が表示されます。以下に、よく使われる形式と、どのような状況でそれらを使用するかをいくつか挙げました。
リッチテキストフォーマット（RTF）は、ほぼすべてのワードプロセッサでサポートされているため、「汎用的なワードプロセッサフォーマット」と表現するのが最も適切でしょう。ただし、プレーンテキストとは異なり、フォントサイズやスタイルなどの基本的な書式設定情報が保持されます。
PDF（ Adobeのポータブル・ドキュメント・フォーマット）も、様々なビューア（最も一般的なのはAdobe Reader）で開くことができるため、汎用性が高くなっています。PDFを使用すると、文書は読み取り専用形式となり、簡単に編集することはできません。また、ほとんどのブラウザでPDFファイルをダウンロードせずに閲覧できるため、オンラインで文書を配布するのにも適しています。
プレーンテキストその名の通り、この形式では生のテキストのみが保存されます。書式設定や隠しコードは一切なく、書き込んだテキストだけが保存されます。ブログツールやテキストエディタなど、Wordの基本的な機能を利用しないプログラムにインポートする必要があるテキストをエクスポートする場合などに便利です。
Word 97-2003文書あなたはWord 2010をお持ちなのに、ご両親はまだWord 97を使い続けているなんて。後者は前者で作成された文書を開くことができません（少なくともコンバーターがないと開けません）。しかし、少なくともWordでは古い形式でファイルを保存することはできます。一部の書式は変換時に失われる場合がありますが、ほとんどの種類の文書では問題なく動作するはずです。
Wordは、Webページ、XMLドキュメント、テンプレートなど、様々な形式でファイルを保存できます。言うまでもなく、これらの形式について詳しく知りたい場合は、Googleで少し検索すればすべて見つかるはずです。
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