Microsoft Wordで変更を追跡する方法

ビールリーグの野球選手よりも三振が多い文書を開いたことがあるなら、Microsoft Wordの「変更履歴」機能には馴染みがあるでしょう。これは共同作業に最も便利なツールの一つですが、実際には、マークアップされた文書は、追加、削除、コメントがそれぞれ異なる色で表示され、あっという間に圧倒されてしまいます。まるで、文書全体に大きな赤い「×」印を付けたくなるほどです。

でも、その前に、変更履歴機能を使って複数作成者によるドキュメントを安全かつ円滑に操作するためのガイドをお読みください。読み終える頃には、変更履歴機能なしでどうやって生活していたのかと不思議に思うようになるはずです。

変更を確認し、承認し、拒否する

レビューする文書を開いたら、「校閲」タブを選択し、「変更履歴の記録」ボタンをクリックして、リストボックスから「変更履歴の記録」を選択してこの機能を有効にします。「すべての変更履歴/コメント」オプションを選択すると、追跡対象の文書にはすべてのユーザーによるすべての変更内容が表示され、各ユーザーの編集内容は異なる色で表示されます。また、左余白に灰色の縦線が表示され、隣接する行の変更を示しています。

1 トラック変更すべてのマークアップ — Microsoft Word 2013 では、[*すべての変更履歴/コメント]*を選択して、すべての投稿者の変更内容を表示します。

文書を読んでいるときに、目に見える変更がすべて目に入ると、気が散ってしまうことがあります。幸いなことに、Word 2013には「シンプルな変更履歴/コメント」という追加オプションがあり、「変更履歴の記録」をオンにすると、これがデフォルトで選択されます。シンプルな変更履歴/コメントでは、変更のあるテキスト行の横に赤い縦線が表示されます。テキストを読みながら、変更履歴/コメントをクリックすると、「すべての変更履歴/コメント」（線が灰色に変わります）と「シンプルな変更履歴/コメント」（線が赤色に変わります）が切り替わります。これで、お好みに合わせて、色分けされた編集内容をオン/オフにして文書を確認できます。

2 トラックチェンジシンプルなマークアップ — トラックラインをクリックすると、シンプルなマークアップ (赤) とすべてのマークアップ (灰色) が切り替わります。

実は、これが最も早くて簡単な方法です。「シンプルなマークアップ」と「すべてのマークアップ」を切り替えながら、文書をざっと確認してみましょう。気に入らない変更点を見つけたら、マークされた変更点の任意の場所にカーソルを置き、「拒否」をクリックして、リストボックスから「変更を拒否」を選択します。完了したら、 「承認」>「すべての変更を承認」をクリックして、残りのすべての変更をグローバルに承認します。

何らかの理由で同僚の変更の大部分に同意できない場合は、保持したい変更の「承認」をクリックし、リストボックスから「この変更を承認」を選択します。完了したら、 「すべての変更を拒否」を選択して、残りのすべての変更を一括で拒否します。

完了したら、変更されたバージョンであることを示す新しいファイル名でドキュメントを保存します。これは、大規模なグループで共同作業を行う場合に特に重要です。また、変更履歴の記録をオフにするには、 「変更履歴の記録」ボタンをもう一度クリックします。ボタンの表示が青から白に戻ります。

共同作業で作成したドキュメントをレビューする際には、編集内容の説明や提案のためにコメントが必要になることがよくあります。また、レイアウトチーム、グラフィックデザインチーム、印刷会社に書式設定のリクエストを出す際にもコメントを使用できます。

コメントを追加するには、まずコメントの表示方法を選択します。「変更履歴をバルーンで表示」（ドキュメントの右側のバルーンにコメントを表示）、「すべての変更履歴をインラインで表示」（段落内のテキストを縦線で囲み、編集者のイニシャルを表示）、「コメントと書式設定のみをバルーンで表示」（コメントテキストを点線で右側に表示）の3つのオプションがあります。希望するオプションをクリックすれば（いつでも変更できます）、コメントを追加できます。

次に、コメントを挿入したいテキストをハイライト表示し、「校閲」タブの「新しいコメント」ボタンをクリックします。Wordのページの右側に「校閲画面」パネルが開き、選択したテキストとコメントボックスが縦線で結ばれます。そこにコメントを入力し、完了したらEscキーを押して終了します。

他のユーザーのコメントを編集または返信するには、ページ右側のハイライト表示されたテキストの隣にあるバルーンアイコンをクリックしてください。編集するには、変更を加えて「X」をクリックして閉じます。返信するには、右上のページめくりアイコンをクリックし、返信内容を入力して「X」をクリックして閉じます。

5 コメントを追加 — ドキュメントを確認するときに、コメントを追加、編集、返信することができます。

コメントを確認したら、数回クリックするだけで簡単に削除できます。「コメントを表示」ボタンを切り替えて、右側にバルーンが表示されるまで操作します。削除したいコメントバルーンを右クリックします。コメントボックスが表示されたら、コメントが挿入されたテキスト上にカーソルを置き、「削除」ボタンをクリックして、リストボックスから「削除」を選択します。すべてのコメントを確認するまで待つ場合は、「削除」ボタンをクリックして、リストボックスから「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択します。これで、すべてのコメントを1つの簡単な手順で削除できます。