数年前までは、ビジネスマンは外出時にはノートパソコンを持ち歩き、オフィスではデスクトップPCを使い、自宅では別のPCで仕事をしていました。もしかしたらBlackBerryも持っていたかもしれませんが、それは本当に大物実業家だけの話でした。
最近では、Android、iOS、Windows Phone 7、BlackBerry OSなど、ほとんどの人がスマートフォンを持っています。スマートフォンとは異なるOSを搭載したタブレットを持ち歩くこともあるでしょう。自宅やオフィスでWindowsベースのコンピューターに加えて、超軽量のMacBook Airを持ち歩くこともあるでしょう。
多様なオペレーティングシステム、アプリケーション、接続オプションを備えた、多種多様なデバイスを管理するのは大変な作業です。しかし、適切なソフトウェアとサービスを組み合わせることで、複数のプラットフォームを簡単に管理し、データを統合することができます。
複数のプラットフォームを使い分けています。自宅ではデスクトップPCで作業する際はWindows 7を使用しています。出張時は最近、Mac OS X Lionを搭載したMacBook Airに切り替えました。iPad 2も持っていて、主にメールチェックとウェブブラウジングに使っています。メインの携帯電話はiPhoneですが、Android搭載のDroid Xがオフィスの固定電話の代わりになっています。
ご覧の通り、私はかなり様々なデバイスとプラットフォームを所有しています。それらを全て同期させるのは、まさに綱渡りのような作業です。しかし、便利なアプリのおかげで、作業はずっと楽になりました。
同期に必要なものは何ですか?
クラウド接続アプリを大量にダウンロードする前に、少し時間を取って自分のニーズを明確にしましょう。例えば、主に自宅で仕事をし、会議への出席も比較的少ない場合は、複数のデバイス間でカレンダーを同期する必要はないかもしれません。ライターや外出先でクリエイティブな仕事をする人は、絶えず湧き出るアイデアを電子的に記録する方法が必要になるかもしれません。共同プロジェクトに取り組んでいる場合は、同僚とさまざまなドキュメントを共有する必要があるかもしれません。
もう一つの重要なポイントは、どのプラットフォームでデータを共有する必要があるのか、そしてどのような種類のデータを共有する必要があるのかを理解することです。例えば、私はWi-Fiのみに対応したiPad 2をメールとWeb閲覧専用に使用しています。仕事用のデータにアクセスする必要はほとんどありませんが、メモを取るツールとしてたまに使用しています。
企業環境で働いている場合は、会社のITポリシーも考慮する必要があります。ITマネージャーは、会社がクラウドに保存すべき情報の種類と自社サーバーに保存すべき情報の種類について、独自の考えを持っている可能性があります。機密情報や専有情報をデバイスやプラットフォーム間で共有する必要がある場合は、必ずIT部門に相談してください。
結局のところ、統合のニーズは、業務内容、出張頻度、持ち歩くプラットフォームによって異なります。それを念頭に、いくつかの異なるシナリオと、それぞれのケースに役立つ可能性のあるアプリケーションを検討してみましょう。
ブラウザデータの同期
大量のドキュメントを作成しなくても、ヘビーユーザーとしてWebを頻繁に利用する方も多いでしょう。幸いなことに、主要ブラウザはすべて、ブックマーク、パスワード、その他のデータをプラットフォーム間で同期できるようになりました。Google Chromeは、Gmailのログイン情報を前提としており、最も透明性が高くなっています。Chromeのオプションパネルにある「個人設定」タブで同期を有効にするだけです。
Firefox の同期は面倒です。Firefox Sync を有効にしたいすべてのシステムで特別なパスコードを入力する必要があります。これはかなり面倒なので、今では Firefox をあまり使わない理由の一つになっています。
Internet Explorerのブックマークを同期できますが、そのためにはWindows Live Meshをダウンロードしてインストールする必要があります。しかし、これは悪いことではありません。Live MeshではIEの設定だけでなく、Officeテンプレートを複数のコンピュータ間で同期したり、MicrosoftのクラウドストレージサービスであるWindows Live SkyDriveと重要なフォルダを同期したりもできます。
ノートの同期
複数のデバイスにメモを保存したいけれど、いつも同じ場所で作業しているわけではない、という場合もあるでしょう。買い物中にアイデアが浮かんだので、携帯電話のメモ帳に書き留めておきたい、ということもあるでしょう。あるいは、飛行機の座席に着いて、離陸のために電源を切る前にスマートフォンにちょっとしたメモを書きたい、ということもあるでしょう。
この場合、オンラインの最適な選択肢の一つはEvernoteです。一見すると無料のメモアプリのように見えますが、Evernoteは実際にはクラウドベースのサービスです。Evernoteでメモを書くたびに、ローカルのノートブックがWeb版と同期されます。Evernoteはデスクトップ版、Web版、ラップトップ版で一貫したインターフェースを維持していますが、モバイル版は若干デザインが異なります。
Evernoteは、様々なプラットフォームとの連携に役立つ洗練されたオプションを豊富に提供しています。例えば、Outlookプラグインを使えば、メールのエントリをEvernoteに簡単に追加できます。複数のノートブックを作成したり、特定のノートブックを他のユーザーと共有したり、エントリにタグを追加したりすることも可能です。Evernoteには、Evernote関連アプリケーションの小規模なマーケットプレイスも用意されています。
デバイス間でのドキュメント管理
たくさんの書類を用意しても、異なるプラットフォーム間でそれらをやり取りするのは面倒な作業です。でもご安心ください。書類を同期する方法はいくつかあります。それぞれのデバイスで書類を作成・編集する必要がある場合でも、PCで編集してスマートフォンやタブレットで閲覧するだけで済む場合でも同じです。
たとえば、主に Windows PC で編集や作成を行うが、Windows 以外のプラットフォームでドキュメントを表示する必要がある場合は、クラウドベースのストレージ アプリケーションおよびサービスである Dropbox で十分でしょう。Dropbox は、作成した Dropbox アカウントを使用して、他のデバイスと共有できるフォルダーをシステム上に作成します。他のユーザーと共有するフォルダーを指定することもできます。使い方は簡単でシンプルです。2 GB の無料ストレージが提供されますが、それを超えると価格は急速に上昇します。次のレベルは 50 GB で、月額 10 ドルです (他のユーザーを紹介することで無料ストレージを増やすことができます)。Dropbox は、ほとんどのプラットフォームで機能するのが利点です。私は、Mac OS、Windows 7、Windows Vista、iOS、Android で Dropbox を実行しています。
Windows と Mac OS では、Dropbox は他のデータフォルダと同じように動作するフォルダを作成しますが、Dropbox フォルダに保存したドキュメントは、Dropbox 対応のすべてのデバイスで利用できるようになります。Dropbox は Android と iOS ではアプリとして提供されていますが、アプリからすべてのファイルにアクセスできます。一般的なファイル形式（画像、音楽、動画、Word/Excel/PowerPoint ドキュメント、PDF など）を読み込んだり、そのファイル形式をより適切に処理できる別のアプリにファイルを送信したりできます。
もう一つの共有ツールは、ブラウザ同期ツールのセクションで以前触れたLive Meshです。Windows中心のツールですが、Windows Live MeshはMacでも動作します。現在サポートされているモバイルデバイスはWindows Phone 7のみですが、AndroidとiOSのクライアントも開発中です。
外出先でOfficeドキュメントを作成および編集する
複数のプラットフォームで作成や編集が必要な場合はどうすればよいでしょうか？普段はデスクトップ PC で Microsoft Office ドキュメントを作成している場合でも、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンで表示しているときに変更を加えたい場合があります。
Windows Phone 7端末とWindows PCなど、関連デバイスの同期は比較的簡単です。その場合、おそらくOfficeアプリを使っているでしょうし、Live MeshやDropboxなどのツールを使えば、簡単にドキュメントをやり取りできます。ただし、この方法はPCとモバイルデバイスの両方でクライアントソフトウェアが動作していることを前提としています。
Mac OS、iOS、Windowsデバイスを複数台お持ちの場合でも、Microsoft OfficeやOfficeライクなツールをご利用いただけます。OfficeはMac OSとWindowsの両方で動作するため、ドキュメントのやり取りが簡単です。例えば、私はMacBook AirにMac版Office 11、デスクトップPCにWindows版Office 2010、iPadにQuickoffice HDをインストールしています。（iPhoneは主に閲覧用で、編集には使用していないため、Quickofficeはインストールしていません。）QuickofficeはAndroidデバイスでも利用可能です。
しかし、複数のシステムにクライアントソフトウェアを導入するのは気が進まないかもしれません。すぐに費用がかさんでしまうからです。クラウドベースのオフィススイートに絞ることで、コストを節約できます。もちろん、こうしたサービスの欠点は、インターネットに接続していないとアプリにアクセスできないことです。また、クラウドサービス自体がダウンすると、どのデバイスもサービスを利用できなくなります。
利点としては、クラウドベースのサービスを使用すると、複数のオフィススイートを購入するよりも安価になり (最も基本的なレベルでは、サービスは通常無料です)、他のユーザーとドキュメントを簡単に共有できます。
これらのサービスの中で、製品の成熟度、あるいは年齢において最も古いのはGoogleドキュメントです。個人ユーザーは無料で利用できますが、企業向けには有料サブスクリプションとサポートが提供されています。
MicrosoftにはOffice Liveという類似のサービスがあります。機能は優れていますが、個々のアプリはGoogle Docsほど洗練されていません。Microsoftは有料版のOffice 365も提供しています。Office 365は中小企業向けのより強力なパッケージで、クライアントベースとクラウドベースのアプリケーションを多数統合していますが、ユーザーごとに月額サブスクリプションが必要です。
全体的に見て、オフィス文書の共有と編集は2年前と比べてはるかに簡単になりました。双方向のスムーズなやり取りを実現するには、まだ少し時間と労力がかかります。しかし、ドキュメントの同期機能はより強力になり、遠距離間での作業がはるかに容易になりました。
連絡先とカレンダーの同期
あらゆる使用シナリオの中で、これは最も対処が難しいかもしれません。しかし、プラットフォームに関しては、問題自体は分析が容易になります。ビジネスユーザーは、デスクトップPC、ノートパソコン、スマートフォンの3つのデバイスを使用することが多いからです。
Microsoft Office を使用している場合、PC 上のカレンダーや連絡先マネージャーをスマートフォンと同期することが少し簡単になりました。iOS および Android の多くのツールで、Office のスケジュールや連絡先をモバイル デバイスと同期できます。
iOS側では同期機能が組み込まれていますが、iTunesを実行する必要があります。連絡先とカレンダーはデバイスごとに同期する必要があるため、iPadとiPhoneの両方をお持ちの場合は、それぞれ個別に設定する必要があります。
Androidは少し扱いにくいです。このプラットフォームでは、Outlookと連絡先や予定を同期するにはサードパーティ製のアプリが必要です。私が見つけた便利なアプリの一つはMyPhoneExplorerです。AndroidデバイスにMyPhoneExplorerアプリをインストールし、PCにクライアントソフトウェアをインストールする必要があります。ユーザーインターフェースは少し20世紀風ですが、一度設定すれば問題なく動作するようです。
マルチプラットフォームの世界
連携の手間を最小限に抑えるために、たとえ一つのブランドに固執していたとしても、他のプラットフォームとの連携が必要になる場合があります。幸いなことに、適切なツールがあれば、すべてのドキュメントとデバイスをシームレスに連携させることは難しくありません。
