テクノロジーは生活を楽にするはずですが、289件もの新着メールを整理するのに苦労したり、ハードディスクのクラッシュに対処したり、重要なファイルをオフィスのパソコンに置き忘れたことに気づいたりすると、そうは思えないものです。ありがたいことに、役立つツールはたくさんあります。ここでは、試してみる価値のあるツールをご紹介するとともに、テクノロジーツールをより効果的かつ効率的に活用するために、日々の仕事に取り入れられる実践方法もご紹介します。
1. オフィスのパソコンをリモート操作して在宅勤務する
LogMeIn（無料版あり）やTightVNC（無料）などのリモートコントロールソフトウェアを使えば、自宅にいながらオフィスのコンピュータを使うことができます。リモートコンピュータを全画面表示したり、プログラムの起動と終了、メールの閲覧、PC間でのテキストのコピー＆ペースト、残しておいたファイルへのアクセスなどが可能です。ガソリン代を節約し、固定資産税の控除を受け、家を離れなくても生産性が向上すると上司を納得させられます。iPhoneにも、Mocha VNCやTeleportなどのVNCクライアントが付属しています。
完全なリモートコントロールは必要ないけれど、オフィスや自宅のファイルにアクセスする必要がある場合は、Microsoftの無料ファイル同期ツール「FolderShare」を設定してください。作業場所や最終更新場所に関わらず、ファイルは常に最新の状態になります。
2. ローカルおよびリモートでハードドライブの自動バックアップをスケジュールする
重要なファイルのバックアップは、住宅保険に加入するのと同じくらいワクワクするだけでなく、同じくらい重要です。数ヶ月ごとにDVDを数枚焼くという空約束をして、かけがえのないデジタル写真を失うリスクを冒すのはやめましょう。その代わりに、ソフトウェアやサービスを導入して、バックアップを任せ、もっと楽しいプロジェクトに集中しましょう。まずは、優秀なバックアッププログラムを使って、「うわ、ハードドライブがクラッシュした！」という大惨事から身を守りましょう。あるいは、SyncBackSEの無料版を今すぐ入手して、外付けFireWireドライブ、USBメモリ、またはネットワークドライブへの定期的なバックアップジョブをスケジュール設定しましょう。（FTPサーバーにアクセスできる場合は、SyncBackでFTPサーバーへのバックアップも可能です。）
もちろん、ローカルバックアップだけでは十分ではありません。火災、落雷、盗難などの災害からデータを守るには、インターネット経由でリモートサーバーにデータをバックアップする必要があります。CarboniteとMozy Homeはどちらも、手頃な価格で無制限のサーバースペースと、作業中にバックグラウンドで静かにデータをバックアップするユーティリティを提供しています。
3. マウスを使わずに作業が速く、効率的になる
よく使う操作のキーボードショートカットを習得して、パソコン作業を効率化しましょう。例えば、Ctrl+Sで保存、Ctrl+TでFirefoxで新しいタブを開く、Ctrl+CとCtrl+Vでコピー＆ペーストなどです（その他のショートカット一覧はこちら）。さらに、無料のLaunchy（Windows）やQuicksilver（Mac）などのキーボードランチャーを使って、キーボード操作をマスターしましょう。プログラムの起動、ドキュメントの閲覧、さらには画像のサイズ変更やファイルの移動といった高度な操作も、キーボードから手を離さずに実行できます。
TypeItIn (Windows) や TypeIt4Me (Mac OS X) などのユーティリティを使用して、ユーザー名、パスワード、アドレス、電子メールの署名などの一般的なフレーズを自動的に入力するキーの組み合わせを割り当てることもできます。
4. オンラインで体重を減らし、健康になり、お金を節約し、走行距離を増やす
新しいソーシャル自己啓発サイトは、食べた量、運動した量、使った金額を監視して、モチベーションを高め、目標達成を助けてくれます。
FitDay や Weight Watchers などの Web サービスは、ダイエットやフィットネス レジメンを記録してガイドします。
Quicken や Microsoft Money が複雑すぎてアップデートできない場合は、個人財務サイト Mint.com や Wesabe で支出を追跡したり、小切手帳の残高を計算したり、支出と収入のグラフを作成したりすることができます。
車に関しては、オンラインのガソリン詐欺に注意してください。さらに、FuellyやMyMileMarkerのような燃費トラッカーを使えば、高価なガソリンタンクから少しでも燃費を節約できます。これらのサイトに情報を入力すると、パーソナライズされた提案や比較、そして同じ考えを持つ人々によるコミュニティが開かれ、サポートやアドバイスを受けることができます。
5. 毎日受信トレイを空にする
受信トレイを完全に空にして、その状態を維持することで、メールの過剰な負荷を一気に解消しましょう。「Inbox Zero」の哲学は、メールは行動を促すものであり、残しておくべき雑然としたものではないというものです。メールクライアントに「Action」「Later」「Archive」の3つのフォルダまたはラベルを作成してください。毎日メールをチェックするたびに、受信したすべての新着メッセージに対して何らかの対応策を講じ、受信トレイからすべてのメッセージを移動してメッセージ数をゼロにするまで続けましょう。不要なメッセージは容赦なくその場で削除しましょう。2分以内に返信できるメッセージには返信しましょう。後で参照するために保存しておきたいメッセージは「Archive」フォルダに、返信に2分以上かかるメッセージは「Action」（ToDoリストに追加）フォルダに、後日フォローアップが必要なメッセージ（Amazonの出荷通知など）は「Later」フォルダに保存します。そして、「新着メールはありません」という素晴らしいメッセージが表示されたら、ほっと一息つきましょう。
6. ケーブルを管理する
机の下で埃まみれのコードが束になって絡まってしまっていると、ノートパソコンの接続を切断したり、新しいプリンターをセットアップしたりするのは不可能になります。電源、USB、スピーカー、FireWire のコードはすべて同じに見えます。シンプルなラベルがあれば、間違ったプラグを 1 つ抜いて誤ってシステム全体を壊してしまうことを防ぐことができます。ラベル メーカーで独自のラベルを印刷するか、既製の Pilot ID ラベルを購入して、ホーム オフィスやリビングのプラグに貼り付けます。猫がプラグを倒したり、並べ替える必要があるときに、ラベルを貼っておいてよかったと思うでしょう。次に、この 10 ドルの Ikea モデルのような机の下のケーブル トレイを使用して、コードを埃っぽい床から片付けます。プラグを差し込んでいないときにガジェットやノートパソコンのコードが机の後ろから落ちないように、机の端にシンプルなケーブル キャッチャー (またはバインダー クリップ) を取り付けてコードを留めます。最後に、ワークステーションと周辺機器のコレクションを 1 つの電源タップまたは UPS に接続し、使用していないときにスイッチ 1 つで電力を大量に消費する機器をシャットダウンします。
7. 適切なToDoリストでタスクを遂行する
やらなければならないことを順調に進める秘訣は、それを書き留めて、チェックマークを付けること。オンラインでも、デスクトップでも、スマートフォンでも、あるいはプレーンテキスト ファイルでも、どこでも構いません。PC World では、数多くのオンライン タスク マネージャー サイトを試してきましたが、私たちのおすすめは Remember the Milk です。このツールは、オンライン、デスクトップ、そしてスマートフォンの ToDo リストに必要なあらゆる機能を提供します。RTM では、タスクのカテゴリ (仕事や家庭など)、添付ファイル、メモ、優先度、タグ、期限、さらには「ハニー ドゥ」項目 (配偶者やアシスタントなど、他の RTM ユーザーにタスクを送信できる) も提供しています。RTM では、サービスを Gmail の受信トレイに統合する Firefox 拡張機能も提供しており、これにより電子メールをタスクに変換できます。もちろん、どんなに優れたソフトウェアでも、紙の ToDo リストの行を普通のボールペンで消していくときの本能的な満足感に代わるものはありません。
8. ノートパソコンの代わりにUSBメモリやiPodを使う
次回の旅行では、ノートパソコンを持ち歩く代わりに、コンピュータのデスクトップをUSBメモリやiPodに入れて持ち歩き、腰痛を解消しましょう。MojoPacやU3といったポータブルWindowsソフトウェアを使えば、USBメモリ（またはディスクアクセス対応のiPod）にデスクトップ全体を保存できるので、Microsoft Outlookなどのアプリケーションを実行したり、ドキュメントをすべてそのドライブに保存したりできます。必要なのはホストコンピュータだけです。例えば、MojoPacドライブを義理の両親のPCやコーヒーショップのワークステーションに接続すれば、痕跡を残さずにドキュメントやアプリケーションにアクセスできます。また、Firefoxブラウザ、Pidgin IMクライアント、Sumatra PDFリーダーなどの無料のポータブルアプリケーションをUSBメモリに保存して実行することもできます。これらのアプリケーションやその他のプログラムは、PortableApps.comから無料でダウンロードできます。
続き： USBメモリでできる23のこと
9. カメラ付き携帯電話をデジタル写真メモリとして使う
今ではほぼすべての携帯電話にカメラが内蔵されており、友人の酒場での騒ぎを写真に撮って後で脅迫するだけではありません。携帯電話のカメラとメモリカードを使えば、駐車した場所、配偶者が気に入っていたワインのラベル、オンラインで調べたい新しいガジェットの価格、自宅で作ってみたい美味しい料理など、様々な場面で役立ちます。また、ホワイトボードや書類のデジタル写真を検索可能なPDFに変換できるWebサービスも登場しています。カメラ付き携帯電話で撮影したホワイトボードや書類をQipitにメールで送れば、Qipitがテキストを認識し、検索可能なPDFをメールで送ってくれます。
続き：携帯電話でできること、知らなかった6つのこと
10. 独自の価格保護システムを構築する
RetailMeNot.comやSearchAllDeals.comなどのお買い得情報検索エンジンや、BeatThatのようなソーシャルサイトは、購入前に最安値を見つけるのに最適です。しかし、PriceProtectr.comなどの類似サービスは、価格保証ポリシーを持つ130以上の店舗を監視しているため、購入後にも節約できます。購入後に価格が下がった場合、その店舗は返金義務を負う可能性がありますが、価格が下がったかどうかを把握することが重要です。RefundPlease.comで価格保証を利用したり、無料のAmazon Price Watchソフトウェアを使ってウィッシュリストの商品を追跡したりできます。FarecastやOrbitzなどの旅行サイトにも価格保証システムがあり、価格が一定の水準に達した際にメールで通知されます。
11. Gmailで複数のメールアドレスを統合する
メールアドレスの数は靴下の数よりも多いので、すべてを 1 つの引き出しにまとめておくのが合理的です。ISP のアカウント、職場のアドレス、学校のアドレス、1998 年から使っている使い捨ての Yahoo アカウントにメールが届いていて、すべてを管理するのが困難な場合は、それらのメッセージをすべて 1 つの受信トレイに統合する時期です。Google の無料 Web ベースの Gmail サービスは、メールホストとメールクライアントの両方です。Gmail に組み込まれている Mail Fetcher を使用すると、POP3 標準を使用して最大 5 つの外部メールアカウントからメッセージを取得できます。Gmail の[設定]領域の [アカウント]タブで外部メールアドレスを設定すると、すべてのメールを 1 つの広々とした受信トレイで受信できるようになります。Gmail の [作成] 画面から、Gmail 以外のアドレスからメールを送信することもできます。
詳細: Gmail で整理する
12. 誕生日、歯のクリーニング、オイル交換を二度と忘れない
毎年、ギリギリになって慌ててお花を贈ろうとするのにうんざりしているなら、誕生日やその他の長期的な定期的なタスクをメールでリマインダーとして設定しましょう。Googleカレンダーは、今後のイベントに関するアラートをSMS（「今日の午後3時にドライクリーニングを取りに来てください」）またはメール（「美容院の予約を入れてください。もう6週間も経ちました！」）で送信できます。ほとんどのWebベースのカレンダー（Googleカレンダーなど）やタスクマネージャー（Remember the Milkなど）、そしてHassleMeやSandyなどのWebサイトは、メールアラートをサポートしています。
続き: Googleカレンダーを使いこなす26のコツ
13. パスワードを二度と忘れない
ウェブブラウザは、頻繁にログインするサイトのユーザー名とパスワードを保存できますが、Wi-Fiネットワーク名とパスワード、コンピュータのログイン情報、PINとパスフレーズ、さらにはセキュリティに関する質問と答えなど、覚えておくべきパスワードは他にもたくさんあります。コンピュータのモニターに付箋を貼ってすべてを書き留めるのではなく、重要なパスワードを安全で暗号化されたパスワードデータベースに保存しましょう。無料のKeePassはWindows、Mac、Linuxで動作し、データベースに1つのマスターパスワードを割り当てます。パスワード、PIN、ソフトウェアのシリアル番号を安全な個人用データベースに保存しておけば、パスワードをリセットするために何度もIT部門に電話する手間が省けます。
続き：プライバシー保護のための素晴らしい無料ダウンロード15選
14. プライベートファイルを暗号化する
泥棒、子供、競合他社、同僚、あるいは通りすがりの人に決して見られたくないプライベートファイルが入ったフォルダは、誰にでもあるでしょう。ステルススタートアップの事業計画書や個人的な写真を安全に保管したいなら、無料のクロスプラットフォーム暗号化ソフトウェア「TrueCrypt」（レビュー、ダウンロード）が理想的です。パスワードで保護された仮想コンテナに機密ファイルを保管するのに最適です。マスターパスワードを知っている人だけがコンテナを開いてファイルを読み書きできます。それ以外の人にとっては、中身がごちゃ混ぜになった、何の変哲もない単一のファイルです。TrueCryptはハードドライブ上のフォルダ1つからディスク全体を保護できます。紛失や盗難の際に漏洩する可能性のある貴重なデータを保存したUSBメモリに最適です。
15. PCからTivo、PlayStation 3、Xbox 360、Wiiにコンテンツをストリーミングする
デジタル音楽や動画を楽しむために、リビングルームのテレビの下にもう別のボックスを置く必要はありません。ゲーム機やTiVoボックスをお持ちなら、今すぐPCからメディアストリーミングを始められます。Apple TVやセットトップメディアボックスは必要ありません。開始方法はこちら。
マイクロソフトは先日、今年のホリデーシーズンまでに、Xbox 360をお持ちでNetflixにも加入しているユーザーは、ゲーム機だけで「数千本の映画」をストリーミングできるようになると発表しました。それまでの間は、vmcNetFlixプラグインを使えば、PCからXbox 360にNetflixの映画をストリーミングできます。
16. テレビや音楽をオンラインで楽しむ
ケーブルテレビはもう不要です。オンラインで視聴できる無料テレビ番組がたくさんあります。お気に入りの番組を各ネットワークのウェブサイトで見たくない場合は、Hulu、Joost、ComcastのFancastなどのサイトで全話視聴できます。また、Last.fm、Pandora（どちらもiPhoneで利用可能）、Deezer、Slackerからパソコンに無料で音楽をストリーミングすることもできます。
外出中に TiVo が見つからなくなった場合は、Sling Media Slingbox や Sony LocationFree などの場所変更デバイスを使用して、自分の DVR コンテンツをオンラインで視聴します。
詳細:ウェブ上の最高のテレビ
17. Firefoxキーワードでお気に入りのサイトや検索に素早くアクセス
おそらく、1日に何度も同じウェブサイトや検索エンジンを利用しているのではないでしょうか。それらのページにできるだけ早くアクセスしたいと思いませんか？長いURLを手で入力したり、適切な検索ボックスを探したりする代わりに、Firefoxのキーワードブックマークを使えば、お気に入りのウェブサイトに瞬時にアクセスできます（設定方法はこちら）。
例えば、Wikipediaで「George Washington」を検索するには、Firefoxのアドレスバー（Ctrl+L）に「w George Washington」と入力し、Enterキーを押すと、そのトピックページに直接移動できます。検索を伴わないWebページでも、同じテクニックを使用できます。例えば、新規作成キーワードでGmailの新規メッセージを開くように設定してみましょう。ブックマークにキーワードを関連付けるには、ブックマークの「プロパティ」ダイアログボックスに短く覚えやすいキーワードを入力します。キーワードをいくつか設定すれば、Firefoxのアドレスバーを強力でカスタマイズされたコマンドラインとして使用できます。
ボーナスのヒント: Foxmarks 拡張機能を使用して、Firefox のブックマークを自宅からオフィス、ラップトップに同期します。どこで作業していても、キーワード語彙が最新の状態に保たれます。
続き:文書化されていないFirefoxのヒント15選
18. ファームウェアのアップグレード（またはアルミホイル）でWi-Fiネットワークを調整、監視、拡張する
オープンソースのルーターファームウェアアップグレードで、ルーターの信号を拡張したり、帯域幅を調整したり、使用状況グラフを確認したりといった様々な操作が可能になります。無料のDD-WRTファームウェアとTomatoファームウェアはそれぞれ、帯域幅モニター、サービス品質グラフ、さらにはルーターのオーバークロックによる信号拡張など、ワイヤレスネットワークを管理するための高度な機能を提供します。
Wi-Fiルーターの電波を屋根裏や地下室まで届けたい、そんなローテクな方法をお探しですか？アルミ箔製の「ウィンドサーファー」パラボラをルーターのアンテナに取り付けることで電波到達率が向上したというサイトもあります。
19. ファイルやウェブサイトを正確に特定するための検索テクニックをマスターする
高度な検索演算子をマスターすれば、人気のGoogle検索キーワードで何百万もの検索結果を掘り下げることができます。フレーズや固有名詞を引用符で囲むと（例：「Don't tase me bro」や「Michael Phelps」）、フレーズの完全一致が検索されます。+記号と-記号を使って意味を指定することもできます。特に複数の定義を持つ単語（例：salsa -dance）の場合は有効です。また、filetype:演算子を使って特定の種類のドキュメントを検索することもできます（例：budget filetype:xls）。
冷蔵庫にあるすべての材料を「レシピ」という単語で検索して、今晩の夕食に何を食べようか考えることもできます。
次に、検索機能をデスクトップに持ち込みましょう。複雑なフォルダ構造でファイルを整理する必要はもうありません。Windows Vistaの「保存した検索」フォルダを使えば、例えば「NYC」という単語を含むすべてのファイルや、誕生日に撮ったすべてのデジタル写真など、動的なファイルストアを構築できます。
Gmailに組み込まれているメール検索機能も非常に優れています。from :、to:、subject:演算子を使って、特定のメッセージを検索できます。例えば、 from:”Bill Gates” subject:”dinner date”のように検索できます。
詳細: Google 上級者向け: より速く、より多く見つける
20. スマート印刷でコストを削減
自宅のプリンターのインク補充にすでに大金を払っているのだから、インクと紙の費用を節約するために、賢い印刷習慣を身につけましょう。可能な場合は必ず、印刷前に文書をプレビューし、選択範囲を縮小するか、文書内の必要なページのみを印刷します。可能であればプリンターの品質を最低（ドラフトモード）に設定し、両面印刷を選択するか、1 枚の物理ページに複数ページを印刷します（PowerPoint スライドを印刷する場合など）。Web ページを印刷する場合は、Aardvark Firefox アドオンを使用して、印刷前に大きくカラフルな広告やその他の不要な要素を削除します。ハード コピーが本当に必要ない場合は、代わりに PDF 文書に印刷することを選択します。Mac ユーザーはデフォルトでこの設定が可能です。Windows ユーザーは無料の CutePDF をダウンロードして、あらゆる文書を PDF に印刷できます。
続き：より少ない費用でより多くのプリントを手に入れる6つの賢い方法
Gina Trapani 氏は Lifehacker.com の主任編集者であり、『Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better』(Wiley、2008 年)の著者です。
