Microsoft Word 2010 の機能のすべてが、メインのリボンツールバーのツールをざっと見ただけでは明らかになりません。一部の機能は「オプション」メニューやダイアログボックスに隠れており、その他の機能はキーボードショートカットで操作したり、分かりにくいものもあります。
リボンツールバーから直接、セント記号を挿入したり、履歴書にアクセント記号付きのé文字を入力したりしたいと思いませんか？会社の専門用語をWordの内蔵辞書に追加してみませんか？これらのオプションやその他のオプションは、Wordでより速く、よりスマートに作業するためのもので、それらの場所と設定方法さえ知っていれば、すぐに利用できます。
1. 空白のフォームに行を作成する
フォームなどの印刷された文書に、入力または手書きで情報を追加する必要がある場合、タブを使って空白行を作成できます。まず、フォームの読者に空白行に情報を入力させるテキスト（「名前:」など）を入力し、スペースバーを押してリボンツールバーの「ホーム」タブを選択します。
「段落」グループの右下にある「段落」ダイアログ起動アイコンを見つけてクリックし、 「段落」ダイアログボックスの下部にある「タブ」ボタンをクリックします。ここで独自のタブを作成できます。点線の終点となる位置にタブストップを1つ設定する必要があります。
例えば、1インチの余白を持つレターサイズの文書で余白を6インチに設定するには、「タブストップ位置」ボックスに「6″」と入力し、「タブ配置」で「右」を選択し、「リーダー」で「2」を選択して点線にします。「設定」をクリックし、最後に「OK」をクリックします。
文書に戻り、線を引こうとする場所にカーソルを置きます。キーボードのTabキーを押すと、空白部分から右タブを設定した位置まで点線が引かれます。Enterキーを2回押し、次のプロンプト（例：Address :）を入力して、もう一度Tabキーを押します。これを繰り返すたびに、新しい点線が表示されます。通常の編集状態に戻るには、Enterキーを1回押し、 Ctrl+Shift+Nキーを押して標準の段落スタイルに戻ります。すると、すぐにデフォルトのタブが再び表示されます。
2. アイテムに連番を付ける
Wordでは、印刷されたクーポンやイベントチケットなど、文書内に番号順に表示される要素を作成できます。フィールドコードを使用すると、連番付きのアイテムを自動的に作成できます。まずクーポンやチケットのデザインを作成し、必要に応じて表のセル内に複数のチケットを1ページに配置できます。
最初のチケット番号を表示する場所をクリックし、「挿入」→「クイックパーツ」→「分類」リストから「フィールド」を選択します。次に「番号付け」を選択し、その下のリストから「SEQ」を選択します。次に、「オプション」をクリックし、 「フィールド固有のスイッチ」タブをクリックします。「フィールドコード」ボックスの「SEQ」の文字の後に、自分だけが確認できるブックマーク名を入力します。例えば、「ticketnumber」、スペース1文字、マーカー「r」、スペース1文字、そして開始チケット番号の順に入力します。つまり、1000番から開始するには、次のフィールドコードを使用します。
SEQチケット番号 r 1000
完了したら「OK」を2回クリックします。次の番号が表示される位置から、今度は次のフィールドコードを使用して同じ手順を繰り返します。
SEQ チケット番号 n
「OK」を2回クリックします。指定した場所に、次に大きい番号（1001）が表示されます。このフィールドコードをコピーし、番号を段階的に増やしたい箇所すべてに追加します。この操作は必要な回数だけ実行できます。番号が自動的に増加しない場合は、Ctrl + Aキーを押して文書を選択し、F9キーを押してフィールドを更新することで、強制的に増加させることができます。
開始番号はいつでも変更できます。最初に追加したフィールドコードをクリックし、Shift+F9キーを押してフィールドコードを表示します。1000という数字を新しい開始番号に置き換え、もう一度Shift+F9キーを押してフィールドコードを非表示にします。すべてのコードを更新して新しい開始番号を反映させるには、Ctrl+Aキーを押してからF9キーを押します。
3. ページの印刷順序を逆にする
文書内のページが逆の順序で印刷される場合は、ファイル、オプション、詳細設定の順に選択し、スクロールして印刷オプション グループを見つけます (これらは、表示設定の印刷オプションとは異なり、このグループに追加されるものです)。ページを逆の順序で印刷するチェックボックスを探して設定を変更します。有効になっている場合は無効にし、無効になっている場合は無効にします。[OK]をクリックして終了します。今後、文書は逆の順序で印刷されるので、順序を変更する手間が省けます。この設定は、次に Word を開いたときにもそのまま残り、すべての文書に適用されます。
4. 画像をビルディングブロックとして保存する
繰り返し画像 (ロゴなど) をドキュメントに追加する必要がある場合は、簡単に挿入できるようにそれをビルディング ブロックとして保存できます。
まず、画像を文書に挿入し、希望どおりの外観になるように書式設定します。画像をクリックして選択し、[挿入]、[クイック パーツ]の順に選択し、[選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存]を選択します。画像の名前を入力し、画像を追加するギャラリーを選択します ([クイック パーツ] が適切な選択肢です)。次に、[カテゴリ] 設定を[標準]に変更するか、必要に応じて新しいカテゴリを追加します。画像の説明を入力し、画像を選択して、この処理中に Word によって自動的に作成されるBuilding Blocks.dotxファイルに保存します。 [OK]をクリックして終了します。
画像はビルディング ブロック コレクションに永続的に保存され、 [挿入]、[クイック パーツ]を選択し、そこに表示されている項目の中からクリックして選択することで、任意のドキュメントに追加できます。
5. ワンクリックアイコンを作成して記号を挿入する
セント記号や外国語の文字など、特定の記号を繰り返し使用する必要がある場合は、リボンまたはクイックアクセスツールバー（Wordの左上隅に表示され、「保存」のディスクや「元に戻す」の矢印などのアイコンがあります）に追加できます。この手順は、マクロを記録する必要がある、やや高度な操作です。
まず、リボンツールバーから「開発」タブを開き、「マクロの記録」をクリックします。 「CentsSymbol 」などの名前を入力し、その名前を選択して「すべてのドキュメント」（normal.dot）に保存します。「ボタン」オプションをクリックします。左側のパネルで「Normal.NewMacros.CentsSymbol」（またはマクロ名）を見つけて、「追加」をクリックします。シンボルの画像を選択するには、「変更」をクリックし、「OK」をクリックします。
Wordは操作内容を記録するので、「挿入」→「記号と特殊文字」を選択し、必要な記号（この例ではセント記号）を見つけて挿入します。「挿入」をクリックし、「閉じる」をクリックします。リボンの「開発」タブから「記録終了」を選択します。今後、この記号を文書に追加するには、クイックアクセスツールバーの新しいボタンをクリックするだけです。
6. 辞書に単語を追加したり削除したりする
Wordには内蔵辞書を管理するためのツールが用意されていますが、一度に1単語ずつ変更する必要があります。このツールを見つけるには、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」→「ユーザー辞書」を選択します。次に、辞書（通常はcustom.dicとして表示されます）を選択し、 「単語リストの編集」を選択します。この時点で、一度に1単語ずつ追加または削除できます。
辞書の単語リスト全体を使用する場合は、メモ帳やワードパッドなどのテキスト エディターで custom.dic ファイルを検索して開きます。既存の単語を削除したり、1 行に 1 単語ずつ新しい単語をリストに追加したりできます。新しい単語をアルファベット順に追加する必要はありません。Word によってリストは自動的に並べ替えられます。単語が固有名詞である場合、または他の何らかの理由で常に大文字で表示する必要がある場合 (GHz のような略語の場合など) のみ、大文字を使用します。ハイフンでつながれた単語や、特殊な文字を含む単語は追加しないでください。custom.dic をテキスト ファイルとして保存し、Word を閉じて再起動すると、更新された辞書の使用が開始されます。
7. Webテキスト内の余分なスペースを削除する
Webページやメールからコピー＆ペーストしてWord文書に貼り付けると、テキストがきれいに左揃えにならないことがあります。これは、テキストの各行の先頭に気づかないうちにスペースが入っていたり、元のテキストの左側に線が引かれていたり、表からコピーされたりしたことが原因である可能性があります。これらのスペースを削除するには、テキストを選択してCtrl+Eを押し、次にCtrl+Lを押します。これらのコマンドはテキストを中央揃えにしてから左揃えにするため、不要なスペースが削除されます。
Web サイトから Word に貼り付けたテキストのページの左余白に線が入っている場合は、リボン ツール バーの [校閲]タブを選択し、[承諾] ドロップダウン リストから [文書内のすべての変更を承諾] を選択すると、その線を削除できます。
Webページに表示される表からテキストを抽出し、表の書式設定なしでWordに貼り付けるには、まず表を選択します。「表ツール」の「レイアウト」タブで、「テキストに変換」を選択します。「段落マーカー」でテキストを区切るように選択し、「OK」をクリックします。
8. テキストボックスの形状を選択する
ニュースレター用のプルクオートを作成する場合、Word を使えばレイアウトを自由にカスタマイズできます。まず、「挿入」→「テキストボックス」を選択して、プルクオートを配置するテキストボックスを文書に追加します。テキストボックスの形状や色を変更するには、テキストボックスを選択し、「描画ツール」→「書式」タブで、使用する「図形の編集」オプションを選択します。次に、 「図形の変更」を選択し、任意の図形を選択してテキストボックスのスタイルを変更します。テキストボックスは、基本的にテキストが埋め込まれた図形です。例えば、二重角括弧のテキストボックスを中括弧や吹き出しに変更できます。テキストが収まらない場合は、テキストボックスのサイズやフォントサイズを変更する必要があります。
9. ワンクリックで最後のコマンドを繰り返す
Microsoft Word の便利でありながらあまり知られていないショートカットの一つが、キーボードの F4 キーです。このキーは、最後に実行した書式設定コマンドを繰り返します。例えば、文書から行を削除し、別の行を選択してF4キーを押すと、最後に実行したコマンドが繰り返され、新しく選択した行が削除されます。また、F4 キーを使ってテキストのスタイルを設定することもできます。いくつかの単語を選択してスタイルを適用し、さらにテキストを選択してF4キーを押すと、同じスタイルが適用されます。こうした状況やその他多くの状況で、F4 キーを使うと、単純な書式設定やその他の繰り返し作業のために、マウスを何度もクリックする手間を省くことができます。
10. 書式のコピー/貼り付けを使用して画像をフォーマットする
これまでWordユーザーは、あるテキスト書式を別のテキストブロックに貼り付けるために「書式のコピー/貼り付け」ツールを使ってきましたが、図形や画像のスタイルにも使用できます。好みの書式スタイルが設定されている図形または画像を選択し、リボンツールバーの「ホーム」タブにある「書式のコピー/貼り付け」をクリックし、別の図形をクリックして同じ書式を適用します。図形自体は変更されませんが、「図形の塗りつぶし」、「図形の枠線の色と効果」設定で指定した書式、さらには画像の枠線も塗りつぶされます。
Office 2010 の役立つヒントについては、「Microsoft Office 2010 で画像マジックを実現する 10 の便利なコツ」をご覧ください。Office 2010 のさまざまな機能の詳細なレビューについては、「Office 2010 レビュー: Microsoft の最新スイートの中身」をご覧ください。
