PowerPointのプロのヒント: 他の形式へのエクスポート

PowerPointはあらゆる場所で使われていますが、すべてのデバイスで表示・編集できるわけではありません。BYOD（個人所有デバイス）の普及が進む現代では、多くの聴衆がPCではなくAndroidタブレットを使用している可能性があり、これは大きな問題です。

PowerPoint 2013の多機能なエクスポートツールを活用して、あらゆるデバイスに対応したバージョンを作成し、投稿・共有しましょう。プレゼンテーションをPDF、Word文書の配布資料、RTFアウトラインとして保存する方法をご紹介します。

視聴者は後であなたに感謝するでしょう。

はじめる

まず、作業中のプレゼンテーションをデフォルトの形式で保存してください。そうすれば、何か問題が発生した場合でも、いつでも保存したコピーに戻ることができます。

次に、 [ファイル] > [エクスポート]をクリックして、PowerPoint のエクスポートオプションを開きます。

パワーポイントのエクスポート画面 — PowerPointの「ファイル」メニューからエクスポート画面にアクセスできます。WordとExcelにも同様のエクスポート画面があります。

ここから、「PDF/XPS ドキュメントの作成」、「ビデオの作成」、「プレゼンテーションを CD 用にパッケージ化」、「配布資料の作成」、「ファイルタイプの変更」のオプションが表示されます。このチュートリアルでは、ビデオの作成やプレゼンテーションを CD 用にパッケージ化することについては扱いません。

PDFの作成

PowerPoint PDFスライド — PDF でエクスポートされたプレゼンテーションは、Windows、Mac、iOS、Android、Linux 上の Adobe Acrobat Reader で開くことができます。

AdobeのPortable Document Format（PDF）は、ポータブルドキュメントのゴールドスタンダードです。つまり、オペレーティングシステムやプラットフォームを問わず、どこでも開くことができます。PDFはプリンタ対応なので、電子文書よりもインク文書を好む方でも、紙媒体で印刷することができます。

エクスポート画面では、「PDF/XPSドキュメントの作成」タブがデフォルトで選択されているはずです。「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。おなじみの「名前を付けて保存」ダイアログが表示されますが、下部にいくつかのオプションがあります。

PowerPoint から PDF へのエクスポート — プレゼンテーションを PDF にエクスポートすることは、誰かが後でプレゼンテーションをダウンロードして読めるようにするための最も確実な方法の 1 つです。

デフォルトでは、プレゼンテーションをPDFとしてエクスポートすると、PDFは1ページに1枚のスライドが含まれた、単なるスライドの集合体になります。しかし、PDFエクスポートには、見た目以上に多くの機能があります。

「オプション…」をクリックすると、別のダイアログがポップアップ表示されます。ここで、エクスポートするスライドと公開するスライドを選択できます。

「公開対象」というドロップダウンメニューを探します。「スライド」、「配布資料」、「ノートページ」、または「アウトライン表示」を選択できます。デフォルトのオプションは「スライド」です。

PowerPoint エクスポート PDF オプション — PowerPoint 2013 では、プレゼンテーションの情報の表示方法に関するいくつかのオプションを使用して、PowerPoint プレゼンテーションを PDF としてエクスポートできます。

配布資料オプションでは、1ページに最大9枚のスライドを表示できます。プレゼンテーションのコピーを印刷したい場合でも、大量のスライドを印刷せずに済みます。配布資料を選択すると、右側の「1ページあたりのスライド数」と「順序」オプションが有効になります。

「アウトライン表示」オプションを選択すると、プレゼンテーションのアウトラインが含まれたPDFが作成されます。各スライドはヘッダーとして表示され、箇条書きはサブヘッダーとして表示されます。

PowerPoint PDF アウトライン — プレゼンテーションをアウトラインモードで PDF としてエクスポートすると、スライド上の要素が複雑になりすぎない限り、アウトラインは明確で理解しやすくなります。

ほとんどの場合、他のオプションはそのままにしておくことができます。

完了したら「OK」をクリックし、 「公開」をクリックしてPDF を作成します。

Word文書の配布資料の作成

PDFエクスポーターで作成した配布資料も素晴らしいですが、Word文書で作成した配布資料の方がさらに優れています。配布資料をWord文書としてエクスポートすることで、最終製品をより細かくコントロールできます。

エクスポート画面で「配布資料を作成」タブをクリックし、「配布資料を作成」ボタンをクリックします。配布資料の様々な出力形式を示す小さなダイアログボックスがポップアップ表示されます。

PowerPoint Word エクスポートオプション — Powerpoint では、プレゼンテーションを配布資料としてエクスポートすることができ、配布資料は Word で開くことができます。

ダイアログの下部にあるセクションでは、Word文書にスライドをどのように添付するかを選択します。 「貼り付け」 が選択されていることを確認してください。そうすることで、スライド自体が文書に挿入されます。「リンクを貼り付け」を選択した場合、Word文書でスライドを表示するには元のPowerPointプレゼンテーションが必要になり、元のファイルとは異なる形式でファイルをエクスポートする意味がなくなります。

「スライドの横にメモ」と「スライドの下にメモ」のオプションを選択すると、各スライドに入力したプレゼンテーションメモが出力されます。他の2つのオプションを選択すると、スライドの下または横に空白行が挿入されます。これは紙にメモを取るのには便利ですが、パソコンやモバイルデバイスでスライドを表示するのに最適な方法ではありません。

PowerPoint Word スライド配布資料 — 一部の配布資料のエクスポートオプションでは、視聴者にメモを取るスペースが提供されます。

「アウトラインのみ」を選択すると、アウトラインは作成されますが、スライドのタイトルとコンテンツの階層構造は表示されません。情報を整理するには、小見出しと詳細を手動でインデントする必要があります。この方法の方がはるかに制御性は高くなりますが、長いプレゼンテーションの場合は非常に面倒になる可能性があります。

PowerPoint Word アウトライン — プレゼンテーションをアウトライン配布資料としてエクスポートすると、Word文書内でスライドのタイトルと内容の階層構造が正しく表示されません。これは、Tabキーを数回タップしてインデントを修正することで修正できます。

完了したら、「OK」をクリックします。Wordが起動し、プレゼンテーションの情報を含む無題の文書が開きます。内容を編集してWord文書を保存し、配布用に保存したり、配布資料を印刷したりできます。もちろん、PDFプリンター（「ファイル」>「印刷」）を使用してWord文書をPDFとしてエクスポートしたり、 「ファイル」>「エクスポート」>「PDF/XPSドキュメントとしてエクスポート」>「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択してPDFとしてエクスポートすることもできます。

より多くのプレゼンテーション形式

PowerPointプレゼンテーションは、驚くほど多くの形式でエクスポートできます。選択肢を確認するには、「エクスポート」画面の「ファイルタイプの変更」タブをクリックしてください。

「プレゼンテーションファイルの種類」には、6つの形式から選択できます。今回はそのうち2つだけを取り上げます。

パワーポイントのエクスポートファイル形式の変更 — 最新バージョンの PowerPoint では、プレゼンテーションをさまざまな形式でエクスポートできます。

「PowerPoint 97-2003 プレゼンテーション」ファイル形式は、プレゼンテーションをPPTファイル（新しいPPTXファイルではなく）として保存します。PPTファイルは、1997年以降の古いバージョンのPowerPointでも読み取ることができます。受信者がOfficeの何らかのバージョンを実行していることは確実だが、どのバージョンか分からない場合は、通常、PPTファイルが安全な選択肢となります。

もう一つの選択肢は「Open Document Presentation」で、プレゼンテーションをODPファイルとして保存します。LibreOfficeなどのオープンソーススイートの最新バージョンはPowerPointファイルを読み取ることができますが、ODP形式が推奨されます。Microsoft OfficeやGoogle Appsの最新バージョンもODPファイルを読み取ることができます。

「保存」をクリックすると、続行するかどうかを尋ねるダイアログが表示される場合があります。このダイアログは、一部の効果とトランジションはお使いのPowerPointのバージョンでのみ利用可能であり、形式を変更するとプレゼンテーションからそれらの効果が失われることを通知するものです。「はい」をクリックしてファイルを保存します。

他の形式で保存する

プレゼンテーションをオンラインで公開するために保存する方法は他にもあります。エクスポート画面で 「ファイルタイプの変更」 タブをクリックします。「別のファイル形式で保存」をクリックすると、「名前を付けて保存」ダイアログが表示されます。

「名前を付けてファイルを保存」ドロップダウンには、上記の 2 つを含む、PowerPoint でプレゼンテーションを変換できる形式のリストが表示されます。

PowerPoint のファイル形式オプションとして保存 — PowerPoint の [別のファイルの種類として保存] オプションを使用すると、RTF やビデオなど、エクスポート画面にリストされていない形式でプレゼンテーションをエクスポートできます。

アウトライン/RTFオプションを使って、リッチテキスト形式（RTF）でアウトラインを作成することで、良好な結果が得られました。アウトラインでは、各スライドに異なるヘッダーを設定することで階層構造が維持されます。RTFはほぼ普遍的に認識されますが、Word文書ほど多くの書式設定オプションはありません。