編集者注: このストーリーは、2 月 27 日にリリースされた Office 365 機能の価格と機能を反映するように更新されました。
GoogleとMicrosoftの争いが激化しています。両社とも、ワープロ、スプレッドシート、メール、カレンダーなど、オンラインでの本格的な仕事に不可欠な生産性向上スイートを提供しています。Google Apps for Businessを選ぶべきか、それともMicrosoftのOffice 365 for Small Businessを選ぶべきか？
両ブランドの生産性向上ツールを使った私の経験は、多くの中小企業が直面するワークフローを反映しています。2007年、スタッフが複数の国に分散していた私の編集会社は、Google Apps for Businessの導入を開始しました。メールに加え、テキスト文書やスプレッドシートの共有機能もすべて会社のドメイン名とロゴで利用できました。一方、デスクトップではMicrosoft WordとExcelを使用しており、特にクライアントと共有する複雑な文書の作成には使用していました。
もし今日からやり直すとしたら、MicrosoftのデスクトップハイブリッドOffice 365 for Small Businessを真剣に検討するでしょう。Microsoftは長年、重要な機能をオンライン化してきませんでしたが、Office 365 Small Businessパッケージのリリースは大きな前進です。この記事では、各ブランドが提供する純粋なオンラインツールに焦点を当てています。しかし、MicrosoftはOffice 365 Small Business Premiumスイートに、Word、Excel、PowerPointなどの充実した機能を備えたアプリケーションを同梱しています。
GoogleとMicrosoftはそれぞれ、オンラインプラットフォームの個人利用とビジネス利用、そして異なるブラウザタブでの複数アカウントへの同時ログインを許可しています。しかし、それ以外にも、両社のプラットフォームは使いやすさ、機能性、モバイルサポートにおいて大きく異なります。この記事では、主要なツールがWebブラウザでどのように動作するかに焦点を当てながら、それぞれのスイートの優れた機能と意外な弱点をご紹介します。
オンラインワードプロセッシングとコラボレーション
Googleのワードプロセッサは非常に優れています。索引は作成できませんが、標準的な書式設定と数百種類のフォントを備えています。例えば誰かがスマートフォンで編集している文書をブラウザで開いていると、入力中の文字ごとに変更内容を確認できます。
Googleのワードプロセッサは、MicrosoftのWordウェブアプリとは異なり、「見たままの仕上がり」を体現するアプリです。画面上での文書の見え方は、WordファイルやPDFファイルとしてパソコンにダウンロードした時、印刷した時、あるいはウェブページとして公開した時と同じになります。 そして重要なのは、Googleは文書を自動的に保存してくれることです。昔（例えば2008年）は、いつ作業内容がすべて失われてもおかしくありませんでした。今では、変更は瞬時に保存され、インターネット接続が切断された場合でもすぐに通知が届きます。
Google ドライブは、複数のパソコンやクラウド上のドキュメントを同期できます。Google ドキュメントをオフラインで編集すると、他の編集者と競合する可能性があります。また、Google がまだサポートしていない Word の書式設定を適用した場合にも競合が発生する可能性があります。競合がない場合、ドキュメントは自動的に同期されます。競合が発生した場合は、変更内容を含む新しいドキュメントが作成されるか、変更内容を選択することもできます。
Microsoft Office 365 では、ドキュメントをローカルで編集する際の同期に関する問題が Google と共通しています。Office 365 内の Word Web App は機能がやや劣ります。最も重要なのは、「見た目通りの機能が使える」という点です。
また、Googleとは異なり、Word Web Appは標準のデスクトップ版Wordとの互換性を維持しようとしていますが、まだすべての書式を表示できるわけではありません。例えば、暗い背景に白い文字があるとします。最初にアップロードしてプレビューで表示すると、問題なく表示されます。しかし、文書を開いて編集すると、履歴書のセクションがすぐにずれ、書式設定コマンドがテキストに干渉し、背景色がすべて消えてしまいます。編集内容が正しく表示されるようにするには、閲覧表示に切り替える必要があります。
この画像が示すように、同じサンプル履歴書を Google で編集するのは簡単です。
MicrosoftのWord Web Appでは、複数の場所から同じ文書を編集するのは困難です。複数の人が同時に編集した場合、ファイルのロック、ロック解除、そして調整という複雑なプロセスが必要になります。
従業員が本格的な編集作業を行う必要がある場合は、Word 2013 のデスクトップ バージョンを使用する必要があります。デスクトップ バージョンをお持ちでない場合は、Office オンデマンド機能を使用すると、ほぼすべての PC で完全な Office ソフトウェアをストリーミングできます。
Windows Phone 8向けの優れたOfficeアプリをご利用の場合、またはWindows 8タブレット向けのOfficeデスクトップソフトウェアをご購入の場合、Microsoftのモバイル機能が利用可能です。Office 365にはiOSアプリとAndroidアプリはありませんが、サードパーティ製アプリでOfficeドキュメントを編集できます。一方、GoogleはiOSとAndroid向けの無料アプリを提供していますが、Windowsモバイルデバイス向けのアプリは提供していません。
勝者：Google Apps が勝利。Microsoft の Word Web App はまだ本格的な導入には至っていません。
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オンラインスプレッドシート
Googleスプレッドシートアプリは、ワークスペース内の複数のシート、シート間の参照、標準的な数式など、Excelの基本的な機能をサポートしています。また、書式設定オプション、グラフ、図形描画、画像、ガジェット、スクリプトも備えています。しかし、GoogleスプレッドシートをExcel形式で保存すると、グラフの見た目が多少異なり、一部の機能が失われる場合があります。ExcelドキュメントをGoogle Appsで編集できるように変換する場合も同様です。
Excel Web Appには自動保存機能があり、セルの背景色も適切に設定でき、複数のユーザーが同時にオンラインで編集できます。Googleスプレッドシートよりも多くの機能をサポートしています。セルの書式設定、グラフ、数式、その他多くの高度な機能が完璧に動作します。ただし、外部ソースからデータを取得するオブジェクトや表など、すべてがサポートされているわけではありません。.xlsなどの古いExcel形式で保存されたファイルをアップロードする場合は、編集するために最新の.xlsx形式で再保存する必要があります。
勝者: Microsoft の Excel Web アプリは Google スプレッドシートよりも優れています。
メールとカレンダー
MicrosoftとGoogleのOutlook、カレンダー、連絡先、タスクは、GoogleのOutlook、カレンダー、連絡先、タスクと似ています。Outlookではメールをフォルダとサブフォルダにグループ化できますが、Googleではラベルとサブラベルが利用できます。Googleのメールは複数のラベルを付けることができますが、Outlookのメールは複数のフォルダにコピーでき、「カテゴリ」オプションはGmailのラベルに似ています。つまり、両者はほぼ同じです。
GmailはGoogleの他の多くのツールと連携します。外国語のメールが届いたら、Gmailが翻訳してくれます。Gmailを離れずに連絡先とテキストチャットしたり、Google+のサークルに追加したり、音声通話やビデオ通話を開始したり、複数人でハングアウトビデオ会議を設定したりできます。
OutlookとGmailはどちらも優れたテキストエディタを備えています。Outlook Web Appは、ユーザーがメールを読んだり作成したりすると新しいポップアップウィンドウを開きます。ポップアップをブロックしているので、これは煩わしい習慣です。
Outlook.com で無料の個人用 Outlook をご利用いただいたことがある方は、多くの違いに気付くでしょう。個人用版には、よく使うカテゴリを一覧できる「クイックビュー」など、Office 365 版 Outlook にはない便利なツールがいくつかあります。Microsoft のオンライン版 Outlook とカレンダーはそのまま使用でき、機能のために Outlook のローカルコピーは必要ありません。企業にとって唯一の大きな例外は、オンラインの差し込み印刷機能がないことです。この機能を使用するには、デスクトップ版の Office スイートに切り替える必要があります。(Google Apps は、組み込みのスクリプトまたはサードパーティ製アプリを通じて差し込み印刷をサポートしています。)
GmailとOutlookはどちらも、同じアカウントで複数のメールアドレスを管理できますが、Gmailではアドレスごとに異なる署名を設定できます。どちらのプラットフォームでも、複数のカレンダーの予定を表示できます。例えば、自分の予定用の個人用カレンダー、チーム全員がアクセスできるグループ用カレンダー、そして個人用メールアカウントに関連付けられたホームカレンダーなどを作成できます。3つのカレンダーの予定はすべて同じ画面に表示され、色分けされているので区別できます。さらに、どちらのカレンダーでも、メール、ポップアップアラート、または携帯電話へのテキストメッセージでリマインダーを送信できます。
私はデスクトップ版とWeb版の両方でOutlookを使ったことがありますが、Microsoftのオンラインインターフェースはデスクトップ版よりもシンプルで分かりやすいと感じています。しかし、どちらよりもGmailの方が好きです。特別な機能があるからというわけではなく、長年使ってきたインターフェースに慣れているからです。もし従業員がずっとOutlookを使っていたなら、Microsoftのオンラインメールクライアントの方が満足できるでしょう。
勝者: 引き分け
費用
Google Apps for Businessの料金は、ユーザー1人あたり月額5ドル、または年額50ドルです。各ユーザーは、メール用に25GBのストレージと、Googleドライブに5GBのストレージを利用できます。Vault機能付きのGoogle Apps for Businessにアップグレードすると、ユーザー1人あたり月額10ドルで、セキュリティと電子情報開示機能がさらに強化されます。各企業がプラットフォーム上で利用できるユーザー数に制限はなく、追加のストレージ容量は月額4ドルで20GBです。Google AppsはWordやExcel形式でドキュメントをエクスポートできますが、より高度な機能を利用する場合は、Officeのローカルコピーも必要です。
Office 365の価格設定ははるかに複雑です（上の表を参照）。オンラインツールのみを含むOffice 365 for Small Businessは、ユーザー1人あたり月額6ドル、または年額72ドルです。Office 365 for Small Business Premiumは、ユーザー1人あたり年額150ドルです。デスクトップ版のWord、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Access、Publisherに加え、LyncとInfoPathが、ユーザー1人あたり最大5台のデバイスで利用できます。また、25GBのメールボックスと、10GB＋100MBのSkyDriveクラウドストレージも含まれています。
どちらのプラットフォームも無料試用期間を提供しています。
勝者：Google Apps for Business の方がコストが低いです。 新しい Office デスクトップ ソフトウェアを入手したい場合は、追加料金はかかりますが、Office 365 Small Business Premium の方が適しています。
アドオンとアプリ
Google Appsは、Google Apps Marketplaceに独自のアプリストア（Androidアプリストアと混同しないでください）を提供しています。これらのアプリケーションの多くはモバイルデバイスでも利用可能で、Googleプラットフォームと連携しています。例えば、シングルサインオンを可能にしたり、カレンダー、メール、連絡先、ドキュメントに機能を追加したりすることができます。CRMやプロジェクト管理など、簡単にインストールできる無料または低価格のビジネス生産性向上アプリケーションも数多くあります。
対照的に、Microsoftはオフラインの世界では依然として優位に立っているものの、Webへの進出は遅れています。MicrosoftのOfficeストアでは、Webアプリではなく、デスクトップ版Officeソフトウェアと連携するアプリを販売しています。Office 365 Marketplaceでは、財務管理などの特定のビジネスニーズに対応する本格的なツールや、IT管理者向けのツールも多数提供しています。これらの製品のほとんどは、Office 365オンラインツールのエンドユーザーの大多数には当てはまりません。
しかし、Officeファイル形式は、他の企業と共有するビジネス文書のデフォルト標準となっています。開発者やサービスプロバイダーの業界全体が企業のMicrosoftアプリケーションの拡張を支援しており、多くのレガシーコードがMicrosoftプラットフォームで動作するように設計されています。Microsoftのオフラインエコシステムがすぐに消滅する可能性は低いでしょう。もしあなたの会社がこのエコシステムに時間と資金を投資しているのであれば、オンラインコラボレーションのためにOffice 365を検討し、Microsoftが機能セットを改善するまで辛抱強く待つのは理にかなっています。
勝者: Google は Web エコシステムで先行しています。
どのスイートを選択すべきでしょうか?
Microsoft Office ドキュメントやアプリケーションに多額の投資を行っていないスタートアップ企業や中小企業向けに、Google は、幅広いモバイル サポートを備えた、強力で急速に進化するオンライン エコシステムを提供しています。
Google Appsは、Googleの広範なエコシステムの一部であり、Web上で誕生しました。テキスト、スプレッドシート、グラフィック、プレゼンテーションなど、あらゆるドキュメントをWebに瞬時に公開し、一般公開することも、限られたユーザーグループのみにアクセスを許可することもできます。Google Financeを含むGoogleの様々なアプリケーションや、簡単に作成できるオンラインフォームからデータを取り込むことができます。
迷っているなら、豊富なOfficeデスクトップアプリケーションへのアクセス、特に複雑なExcelスプレッドシートの編集がどれほど重要か自問してみてください。Excelのグラフ、複雑な数式、洗練されたグラフィックへのオンラインアクセスが必要な場合は、Office 365 Small Businessをお選びください。最新のデスクトップアプリケーションが必要な場合は、より上位のOffice 365 Small Business Premiumの方がはるかに魅力的なパッケージです。
Microsoftは、ここで取り上げていないPowerPointや、Skypeとの連携が可能なIMと会議用のLyncなど、他にも多くのツールを提供しています。それ以外の場合、主にオンラインで外出先で業務を行っている企業であれば、Google Apps for Businessの方がクラウドで業務を行う人にとってより魅力的な選択肢となります。
