Excel ではデスクトップに多くの優れたツールが用意されていますが、多くの Excel 機能が隠されているため、それぞれのツールが何をするのかが必ずしも明らかであるとは限りません。
セル内に複数行のテキストを入力したいですか？そのためのキー操作があります。グラフの書式設定を別のグラフで再利用したり、複数のワークシートを1枚の用紙に印刷したりしたい場合はどうすればいいでしょうか？時間節約に役立つツールはこれだけではありません。Excelでよりスマートに作業するために、これらのツールを見つけて使う方法をご紹介します。
1. セル内に新しいテキスト行を作成する
おそらく既にご存知かと思いますが、セルにテキストを入力して改行したい場合、Enterキーを押しても期待通りの結果は得られません。Enterキーを押すと、現在のセルにテキストが配置された後、次のセルが選択されます。
代わりに、Microsoft Excelでテキスト入力中に改行するには、AltキーとEnterキーを押します。Macでは、ControlキーとOptionキーとReturnキーの組み合わせです。
2. セルに値を素早く追加する
2つのセルの値を足し合わせるなど、ちょっとした計算が必要な時はどうしますか？数式を入力する代わりに、最初のセルを一度クリックして選択し、Ctrlキーを押しながら2つ目のセルをクリックします。デフォルトでは、Excelウィンドウの下部にあるステータスバーに、選択したセルの値を足した値（合計）が表示されます。
ステータス バーを右クリックし、そこにリストされている計算から選択することで、ステータス バーに他の計算を表示することもできます。合計の他に、平均、カウント、数値カウント (数値を含む選択されたセルの数)、最小値、最大値があります。
3. 再利用可能なチャートテンプレートを作成する
年次報告書などのプロジェクトで一連のグラフを作成する場合、通常、すべてのグラフの書式を同じように設定する必要があります。デザイン用のグラフテンプレートを作成すれば、新しいグラフを瞬時に作成し、書式設定することができます。
まずグラフを1つ作成し、今後作成するすべてのグラフの書式を設定します。グラフの書式と外観（データは保存しません）をテンプレートとして保存するには、「グラフツール」を選択し、 「デザイン」タブに移動して「テンプレートとして保存」を選択し、テンプレートの名前を入力します。「ファイルの種類」ボックスに「グラフテンプレートファイル（*.crtx）」と表示されているはずです。表示されていない場合は、ドロップダウンリストからそのオプションを選択します。「保存」をクリックします。
このテンプレートを使用して新しいグラフの書式を設定するには、まずグラフ化するデータを選択します。リボンツールバーから「挿入」→「その他のグラフ」 → 「すべてのグラフの種類」を選択します。次に、「テンプレート」オプションをクリックします。「マイテンプレート」グループから保存したテンプレートを選択し、「OK」をクリックします。新しいグラフはグラフテンプレートと同じ書式設定になり、同じ作業を繰り返す必要がなくなります。
4. 遠隔地のデータをフォーマットしてグラフ化する
もう一つ、時間を節約できる方法があります。隣り合っていない複数のセルに書式を設定したい場合は、まず最初のセルブロックを選択し、Ctrlキーを押しながら2番目以降のセルブロックを選択します。すると、選択したすべてのセルにフォントの変更や塗りつぶしの色などの書式を適用できます。
同じテクニックを使って、隣り合っていないセルをグラフ化することもできます。例えば、データ表の1列目の見出しと4列目のデータを使ってグラフを作成したい場合は、まず1列目の見出しを選択します。次に、Ctrlキーを押しながら4列目のセル内の対応するデータを選択します。その後は、通常のグラフと同じようにグラフを作成します。
5. ウォッチウィンドウでデータを監視する
非常に大きなワークシートを編集しているとき、ある領域で行った変更が、ページの下の方や別のワークシートタブなど、画面外にあるセルの合計やその他の計算結果にどのような影響を与えるかを確認しなければならないことがよくあります。作業中のデータ領域と、関心のある結果が表示されているセルの間を何度も行き来する代わりに、ウォッチウィンドウを使用すれば、ワークシートの他の部分のセルの値を表示しながら作業を進めることができます。
ウォッチウィンドウを設定するには、監視したいセル内でマウスの左ボタンをクリックします。リボンツールバーから、「数式」→「ウォッチウィンドウ」を選択します。 「ウォッチウィンドウ」ダイアログボックスが表示されたら、「ウォッチの追加」をクリックします。既にセルを選択しているので、ダイアログボックスでそのセルへの参照が正しいことを確認し、「追加」をクリックするだけです。
編集中のワークシート領域に戻りましょう。すると、ウォッチウィンドウがワークシート上にフローティング表示され、データの操作が可能になります。編集中は、ウォッチウィンドウに他のセルが表示され、変更内容が反映されます。ウォッチウィンドウは自由に移動したりサイズを変更したりできます。また、「ウォッチの追加」ボタンを使用すると、ウォッチウィンドウに他のセル（別のシートのセルも含む）を表示できるため、作業中に複数のセルで結果を追跡できます。
6. 数式を理解しやすくする
数式が分かりにくい場合もあります。例えば、「=C2*C5」のような数式は、「=TaxRate*C5」のような数式よりも、一目では理解しにくい場合があります。計算で繰り返し使用するデータを含むセルに共通の名前を付ければ、セル参照（「C2」など）ではなく、名前（「TaxRate」など）を使った数式を作成できます。
範囲に名前を付けるには、セルをクリックするか、名前を付けるセル範囲を選択します。リボンツールバーから「数式」→「名前の定義」を選択し、「名前」ボックスに名前を入力します。名前は数字ではなく文字で始まる必要があります。スペースは使用できませんが、必要に応じてアンダースコアを使用できます。「OK」をクリックします。
たとえば、セルに「TaxRate」という名前を付けると、後でその名前を計算で使用できます。たとえば、数式「=TaxRate*C5」では、セル C5 の値と「TaxRate」という名前を付けたセルの値が乗算されます。
ワークシートに名前付きセルがある場合、リボンツールバーの数式バーの左端に表示される「名前」ボックスをクリックすることで、それらのセルまたは範囲を見つけることができます。「名前」ボックスのドロップダウン矢印をクリックすると、名前付き範囲の一覧が表示されます。いずれかの範囲をクリックすると、ワークシート上のその領域にすぐに移動できます。
7. 大きな値を千単位と百万単位に丸めてフォーマットする
千や百万といった大きな数値は、正確な数値よりも四捨五入した数値として扱う方が扱いやすい場合が多いです。Excelのカスタム書式を使えば、大きな数値を含むセルを千の位の最も近い数値に設定できます。
まず、四捨五入するセルまたは範囲を選択します。次に、選択範囲を右クリックし、「セルの書式設定」、「数値」を選択します。「セルの書式設定」ダイアログボックスの「カテゴリ」リストから「カスタム」を選択します。「種類」ボックスに「###, “k”」と入力し、「OK」をクリックします。この形式では、数値が千の位の整数に切り上げられ、末尾に「k」が付きます。例えば、21,678.22 という数値は「22k」と表示されます。同様に、百万の位の数値を書式設定するには、「###,,”m”」というカスタム数式を作成します。
この数値書式は、ワークシートで使用できるだけでなく、グラフの軸の書式設定にも適用できます。グラフの軸をこのように書式設定するには、軸を右クリックし、「軸の書式設定」を選択します。次に、「数値」グループを選択し、 「書式コード」ボックスにカスタム書式を入力して設定します。
この表示形式は、ワークシートまたはグラフの軸における数値の表示方法のみを制御し、セルの値には影響しません。そのため、Excel は計算でセルを参照する際に、セル内の実際の値を使用します。
8. 1ページに複数のシートを印刷する
Excelの組み込みコマンドやオプションでは不可能なことの1つは、ブック内の複数のシートのデータを1枚の用紙に印刷することです。Excelでは、ブック内のシートごとに常に新しい用紙が作成されます。
ただし、カメラツールを使用するという回避策があります。まず、カメラアイコンをツールバーに追加する必要があります。最も簡単なのはクイックアクセスツールバーです。QATの右側にある下向き矢印をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。「Excelのオプション」ダイアログボックスの右側のパネルにあるドロップダウンリストから、「リボンにないコマンド」を選択します。下のパネルでカメラアイコンを選択し、「追加」をクリックしてQATに追加します。「閉じる」をクリックします。
次に、印刷する最初の範囲を選択し、カメラアイコンをクリックしてスナップショットを撮ります。新しいワークシートに移動し、スナップショットの左上隅が表示されるセルをクリックします。クリックするとすぐに、スナップショット画像が表示されます。
次に、印刷したい2つ目の領域に移動し、選択してスナップショットを撮り、先ほどと同じシートにスナップショットを追加する手順を繰り返します。印刷に必要なすべてのデータを集め続けます。スナップショットはすべて1つのワークシートに配置されているため、1枚の用紙に印刷できます。また、スナップショットは元のデータにリンクされているため、元のデータに変更を加えると、スナップショットのデータも自動的に更新されます。
9. Excelデータの表形式を借用する
リボンツールバーの「ホーム」タブにある「テーブルとして書式設定」コマンドを使用すると、Excelのデータリストに整然とした書式が適用されます。ただし、列見出しにフィルターが追加され、リストに隣接する列と行の動作も変更されてしまいます。ワンクリックで表の書式設定を簡単に適用したいけれど、他の機能は同時に適用したくない場合は、これらの追加機能を簡単に削除できます。
実際に動作を確認するには、見出し行を含むリストを選択します。リボンの「ホーム」タブで「テーブルとして書式設定」オプションを選択し、表の書式を適用します。表スタイルをクリックしてリストに適用します。「テーブルとして書式設定」ダイアログボックスが表示されたら、「テーブルの見出し行を固定する」チェックボックスをオンにして「OK」をクリックします。これでデータが適切に書式設定されます。
Excel がリストに自動的に追加するその他の機能を削除するには、リストを選択したままにします。「表ツール」を選択し、「デザイン」タブで「範囲に変換」オプションを選択します。「表を通常の範囲に変換しますか？」というメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。この操作により、列見出しのフィルターが削除され、その他の表固有の動作も削除されますが、書式設定はそのまま残ります。
10. カスタムデータ入力リストを作成する
自分で入力するよりも、あらかじめ用意されたリストから項目を選択する方が常に速くて正確です。そのため、ワークシートでリストに存在する可能性のある共通の項目が必要な場合は、そのように設定してください。
このようなリストを作成するには、ワークブック内の空のシートに、選択する項目のリストを1つの列に入力します。これらの項目を使用するシートに戻り、入力する範囲を選択します。「データ」「データの入力規則」「データの入力規則」を選択し、 「設定」タブをクリックします。「入力規則」ドロップダウンメニューで「リスト」を選択します。「ソース」領域をクリックし、データを含むシートに移動して、入力した項目を含むセルを選択します。「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
データの入力規則オプションを追加したセルの1つを選択すると、ドロップダウン矢印が表示されます。矢印をクリックすると表示されるリストから、そのセルに入力する項目を選択できます。
