もう何年もパートタイムの在宅勤務をしています。そしてもちろん、仕事はしています。それもかなり。それでも、同僚からは、通勤を避けて洗濯に時間を費やしているだけじゃないかとささやかれています。それから、休みの日に公園で出会うお母さんたちもいます。彼女たちは「在宅勤務」（エアクオート付き）が大好きで、「自由な時間がたっぷりあるから」と言ってくれます。
彼らは私の評判を落としている。でも、もっと心配なのは、上司が私の仕事量を知っているかどうかだ。
在宅勤務。リモートワーク。テレワーク。呼び方は様々ですが、会社のオフィス以外で働くことは最近、悪評を買っています。ヤフーのCEO、マリッサ・メイヤー氏が在宅勤務を禁止し、ベスト・バイが在宅勤務ポリシーに厳しい制限を設けたことで、テレワークの柔軟性に頼っている管理職と従業員の両方にとって、このニュースはマイナスになっています。
テレワーカーの皆さん、そして私たちを雇用する上司の皆さん、安心してください。今日では、テレワークはかつてないほど容易になっています。これは主に、リモートワーカーの生産性、責任感、そして連絡を維持するのに役立つ、無料または低価格の製品が数多く存在するおかげです。これらのツールのほとんどは非常に費用対効果が高く、使いやすいため、どんなに小規模な企業でも安心して利用できます。
悪口を言うな
高速インターネットの登場以来、柔軟な勤務形態が盛んに行われ、スマートフォンの普及とともにさらに勢いを増しています。勤務形態によっては、現場の従業員に週1～2日在宅勤務を認めるというケースもありますが、企業は遠隔地や異なるタイムゾーンに住む従業員を雇用することも多いのです。残念ながら、6月に施行されるヤフーの新しい在宅勤務に関する方針は、こうした勤務形態に暗い影を落としています。
報道によると、メイヤー氏は会社のVPNログを確認し、リモート従業員のログイン頻度を確認した後、この決定を下したという。明らかに、彼女は見た結果に満足していなかったようだ。その結果、メディアは騒ぎ立て、在宅勤務の従業員はまともな仕事をしていないと考える人たちに火に油を注いだ。
しかし、悪い報道によって、すべての企業のテレワークが中止になるべきではありません。私たちは、中小企業のCEO、人事部長、IT担当者数名にインタビューを行い、リモートワーカーが実際に働けるようにするためにどのような取り組みをしているのかを尋ねました。インタビューした全員が、リモートワーカーのための環境を整えることで、雇用主と従業員の両方の満足度を高めることができると口を揃えました。在宅勤務の仕組みは、勤務時間を最大限に活用し、全員のコスト削減にもつながります。さらに良いことに、企業はVPNログを確認することなく、テレワークを監視できます。
「大企業では、CEOは数万人の従業員の行動を追跡する責任を負っており、VPNログを確認することは、そのプロセスの第一歩として完全に合理的な方法です」と、テクノロジー系スタートアップ企業Ordr.inのCEOで、5人の従業員（うち1人はリモートワーク）を率いるデイビッド・ブルーム氏は語る。「しかし、小さな会社で同じことをしているのであれば、すでに失っているのです。ある程度の信頼を失っているのです。小さな会社では、CEOは従業員ともっと個人的でインタラクティブな関係を築くべきです。サーバーログを見なくても、従業員が仕事をしているかどうかを確認できるシステムを導入すべきです。」
対面で話す
ブルーム氏は、無料のGoogleハングアウトビデオチャットサービスを使った毎日のビデオチャットに大きく依存していると述べています。「全員が毎朝15分間ログインして、これまでの成果や現在取り組んでいることについて話し合います。従業員は5人で、そのうち4人が同じ場所にいますが、それぞれ別々にログインしています。これにより、全員が対等な立場で対面ミーティングを行うことができます。4人が同じ場所に座り、同僚が別の場所に座っている、といった状況ではありません。」
しかし、このシステムへの到達は容易ではありませんでした。ブルーム氏によると、毎日のメールのやり取り、週1回の会議、そしてCEOとCTOからの週1回の報告を試みた結果、Ordr.inのスタッフが連絡を取り合うには、毎日短時間で対面（バーチャルではありますが）の会議が最適な方法だと気づいたそうです。このシステムにより、従業員全員が自分の仕事に責任を持つようになりました。
Ordr.inでは、こうした毎日の会議に加えて、タスク管理ソフトウェアAsanaを使用しています。Asanaは、メンバー29人までのチームであれば無料で利用できます。30人から50人のメンバーがいるチームの場合は月額100ドルで、それ以上になると料金が上昇します。
オンラインで求人情報を掲載したい企業向けソフトウェアを開発するHiringThingの創業者兼CTO、ジョシュ・サイラー氏も、バーチャルな対面コミュニケーションがリモートワーカーの管理に最適なツールの一つだと考えています。彼はHiringThingを当初からバーチャル企業として設立し、現在6人の従業員が西海岸の様々な場所に住んでいます。
「週に3回、ビデオ会議にGoToMeetingを使っています」とサイラー氏は言います。「相手の顔が見えるかどうかは大きな違いです。」しかも、費用もそれほどかかりません。GoToMeetingを使えば、PCやモバイルデバイスから高解像度のビデオ会議に参加でき、最大25人まで無制限に会議に参加できます。
サイラー氏は、HiringThingで構築したバーチャルオフィスが効果的だと述べている。同社ではSkypeの無料通話とビデオ会議に加え、37 Signalsのチャットツール「Campfire」を多用しているという。「Campfire」は、12ユーザーまで対応し1GBのストレージ容量が提供されるベーシックプランで月額12ドルから利用できる。また、HiringThingはGoogleのビジネス向けGmailとカレンダーアプリ（ユーザー1人あたり月額5ドルから）、そしてソフトウェア開発用のオンラインツールを提供するGitHubも利用している。GitHubはオープンソースユーザーは無料で、その他のソフトウェア開発者は月額7ドルから利用できる。
しかし、HiringThingが使用する製品と同じくらい重要なのは、そこに生まれた企業文化だとサイラー氏は言います。「私たちは信頼を基盤としており、従業員を細かく管理することはありません。私たちは成果に基づいて全員を評価します。同僚へのコミットメントを果たせる限り、誰でも柔軟な勤務スケジュールを組むことができます」と彼は言います。「従業員は自分のパフォーマンスが重要であることを理解しており、私たちは定期的にその点について話し合っています。」
バーチャルウォータークーラーに集まる
コレクター向けサイトの立ち上げ準備を進めているオンラインスタートアップ、CollexionのCEO兼共同創業者であるピーター・カーワン・ジュニア氏も、65インチのテレビでSkypeを使用し、サンディエゴ本社から数千マイル離れた場所にいるリモート従業員と連絡を取り合っています。カーワン氏はまた、Google Appsのメールとカレンダー、ファイル共有用の無料のGoogleドライブ、Skype、そして月額16ドルから利用できるSmartsheetのオンラインプロジェクトプランニングツールも活用しています。彼とCollexionの共同創業者であるダグ・テイラー氏は、彼らが使用しているウィキツール、アトラシアンのConfluence（スターターライセンス（ユーザー10人以下）は月額10ドルで利用可能）が、リモートワーカーとの連携を成功させる鍵であると考えています。
「ソーシャルネットワークのおかげで、人々はちょっとした考えをオンラインでより効果的に表現できるようになっています」とテイラー氏は言います。「ウィキは人々がこのように自分を表現することを可能にし、会話を偶然聞いてそれを続けることを可能にします。また、ウィキに書いてあれば、誰が何を言ったのかがわかるので、責任感も生まれます。」
コレクシオンにとって、Asanaのタスク管理ソフトウェア（Ordr.inで使用されているものと同じ）も不可欠です。このソフトウェアを使えば、従業員はタスクを作成し、他の従業員、さらには上司にもタスクを割り当てることができます。「難しいと感じる人もいるかもしれませんが、私たちはトップダウンで、上司にタスクを送っても問題ないという文化を築くよう努めてきました。私たちは、従業員にメールを送信するのではなく、タスクを送信してほしいと考えています」とカーワン氏は述べています。また、タスクにコメントできる機能は、従業員全員の責任感を高めるのに役立っていると付け加えています。
適切な（仮想）雰囲気を作り出す
これらのツールや製品はどれも、リモートワーカーのつながりを維持し、責任感を持たせるのに役立ちますが、この記事のためにインタビューした全員が、企業にリモートワーカーを受け入れるための適切な姿勢と文化がなければ、どんなツールもあまり役に立たないという点で一致しています。そして、テクノロジーを全く利用しない人もいます。
「私はROWE（成果のみを追求する職場環境）運動を強く支持しています。これは、従業員を大人として扱い、自分の時間を管理できるようにすることです」と、アラバマ州ハンツビルに拠点を置く70名のエンジニアリングおよびトレーニングサービスプロバイダー、ピナクル・ソリューションズの人事マネージャー、ベン・ユーバンクス氏は語る。政府請負業者としての業務のため、ピナクル・ソリューションズは現在、本社勤務の従業員よりも社外で勤務する従業員の方が多い。しかしユーバンクス氏によると、ピナクルでは従業員の仕事の遂行を確実にするために特別なテクノロジー製品を使用しているわけではないという。
「当社は厳格な採用プロセスを採用しており、当社のコアバリューに合致する人材を見つけるために、厳格な選考を行っています。コアバリューは早期かつ頻繁に共有しています。何度か、自由を受け入れられない人、つまり仕事をする代わりに遊びたい人に遭遇したことがあります。しかし、期限を守れない人を見抜くことができ、期限を守れる別の人材を探すプロセスを開始します」とユーバンクス氏は言います。「すべては、当社のコアバリューと、それを伝える能力にかかっています。」
管理するスタッフが 2 人であっても 222 人であっても、コミュニケーションが鍵となります。また、タスクマスターの役割を強いることなく、全員がタスクを遂行できるように設計された製品も数多くあります。
