Gmailをもっと活用するための5つのハック

Gmailアカウントの管理に必要な情報はすべて把握していると思っているかもしれませんが、この強力なサービスにはまだまだ多くの機能が隠されていると考えて間違いありません。実際、どこを見ればよいか分からなければ、Gmailの優れた機能の多くは見逃してしまうかもしれません。そこで、Gmailの機能をもっと活用するための5つのヒントをご紹介します。

一括メールの購読を簡単に解除

Gmailのスパムフィルターは優秀ですが、すべてを除去できるわけではありません。大量のメールが受信トレイに届くのは避けられません。しかし、幸いなことに、それらを取り除く簡単な方法があります。

Gmailの検索ボックスに「unsubscribe（購読解除）」と入力するだけで、購読登録を忘れていた日替わりセール、ニュースレター、その他のオファーが次々と表示されます。メッセージの受信を停止するには、Gmailのプロモーションメールの送信者アドレスの横に表示される購読解除ボタンをクリックするか、下部にある購読解除リンクを探してください。

メールの「エイリアス」を活用する

どうしても我慢できず、今後もオファーやメール通知を購読し続けるつもりなら、このハックを使って流入を整理しておきましょう。

Gmailでは従来のエイリアスは使用されませんが、メールアドレスの後にプラス記号と単語または数字を追加することで、代替アドレスを作成できます。この機能は、購読の整理に便利です。例えば、Grouponに登録したい場合は、メールアドレスを[email protected]と入力します。その後、フィルタを設定して、これらのメッセージにラベルやスターを付けたり、受信トレイをバイパスしたり、その他の方法でリダイレクトしたりできます。

スターをスーパーチャージ

Gmailでは、メッセージをブックマークしたり優先順位を付けたりするのに黄色の星を使用します。問題は、大量のメールに「スター」を付けると、受信トレイ内に整理されていない階層がすぐに生まれてしまうことです。

しかし、あまり知られていない事実ですが、Gmailには重要なメールを整理するために、様々な色の星やその他のアイコンが用意されています。例えば、優先度に応じて異なる色の星を使用したり、緊急の返信が必要なメッセージには赤い感嘆符を使用したりすることができます。

「設定」＞「一般」と進み、 「星」までスクロールダウンします。追加したい星や記号を「未使用」カテゴリーから「使用中」カテゴリーにドラッグします。新しいアイコンをメッセージに適用するには、使用したい記号が表示されるまで、その横にある星を繰り返しクリックします。

アカウントアクティビティを監視する

他の種類のセキュリティ侵害のようにニュースの見出しになることは少ないかもしれませんが、メールのハッキングは実際に起こっています。確認すべき場所を知っていれば、Gmailのアクティビティを自分で監視できます。

受信トレイの一番下までスクロールし、右隅にある「詳細」リンクを探します。クリックすると、Gmailアカウントへの過去10回のアクセス情報が表示されます。このログには、アクセスの種類（ブラウザ、モバイル、POP3など）、場所とIPアドレス、アクティビティの時間が表示されます。ここから「他のすべてのウェブセッションからログアウト」ボタンをクリックすることで、別のパソコンからGmailからログアウトすることもできます。

非アクティブなアカウントを管理する

Gmailの使用をやめたいと思うことはまずないでしょう。しかし、もしそうなった場合に備えて、データをどのように扱ってほしいかを決めておく必要があります。Googleの非アクティブアカウント管理ツールを使えば、それを実現できます。

このフェイルセーフ機能は、Googleがアカウントを非アクティブと判断するタイミング、データの取り扱い方法、通知先を決定するのに役立ちます。以下の4つの設定をカスタマイズするだけで、

• タイムアウト期間 - 最後のログインからアカウントが非アクティブとみなされるまでの時間の長さを指定します。
• 通知を受け取る — Googleが通知を受け取るための携帯電話番号と追加のメールアドレスをご登録ください。タイムアウト期間が終了する1か月前に通知が届きます。
• 連絡先に通知してデータを共有する - アカウントが非アクティブになったときに通知を受け取る連絡先を最大 10 人まで追加し、その人たちとデータを共有するかどうかを選択できます。
• オプションでアカウントを削除します。前の手順がすべて完了したら、Google でアカウントとそれに関連付けられているすべてのデータを削除する場合は、このスイッチを「はい」に切り替えます。

これらの対策は、何らかの理由で一定期間アカウントにアクセスしない場合に有効になるため、時間をかけて設定する価値があります。