会社や部署で複数の人が1つのGmailアドレスを使っている場合、この簡単な方法を使えば、そのアドレスを無制限の数のユーザーで共有できるだけでなく、特定の人にタスクを割り当てられるので、仕事の見落としを防ぐことができます。Shared Inbox for Gmailは、RunMyProcessという会社が提供するGoogle Apps Marketplaceのアドオンで、ドメインに数分でインストールでき、複数のユーザー間で1つの受信トレイを管理する作業を簡素化します。
ご利用いただくには、まず既存のユーザー間で共有するためのGoogle Appsメールアドレス（[email protected]または[email protected]など）が必要です。メールアドレスを設定したら、Google Apps Marketplaceの「Gmailの共有受信トレイ」ページにアクセスして登録してください。3ユーザーまでは無料で、追加ユーザーの場合は1ユーザーあたり年間10ドルかかります。このサービスは共有受信トレイではなくユーザー数に基づいて課金されるため、共有受信トレイは必要な数だけ作成できます。
共有受信トレイをインストールすると、Gmailの左側のサイドバーに表示され、特定のユーザーと共有している受信トレイの名前の横に未読数が表示されます。ドロップダウンメニューから、未読メッセージ、割り当て済みメッセージ、アーカイブに直接移動できます。
特定のメッセージ内で、そのメッセージを受信トレイ上の他のユーザーのタスクとして割り当てることができるため、各メッセージは受信トレイ自体から簡単に追跡できるサポート チケットのように機能します。
RunMyProcess Shared Inbox for Gmailのコンセプトは素晴らしいと思います。売上やサポートチケットを追跡するための別のシステムを用意する必要がなく、問い合わせへの返信漏れを防止できるからです。また、チームが非常に小規模（3人程度）であれば、価格も魅力的です。Zoho Supportのような、エージェント1人あたり月額12ドルのクラウドサポートチケットサービスと比べても遜色ありません。もちろん、これらの専用サービスのような堅牢なプロセス追跡機能やカスタマイズ機能は備えていません。しかし、グループ全員が単一のGoogle Appsにアクセスし、各メッセージに確実に返信できるようにすることが最優先事項であれば、Shared Inboxがまさにそのニーズを満たしてくれます。
