予算の制約と限られた技術サポートにより、多くの中小企業にとって、業務を可能な限り効率的に行うことが極めて重要です。比較的少人数の人材からより多くの、より良い成果を引き出すための重要な第一歩は、たとえ実際にどれほど離れていても、リアルタイムで共同作業できるようにすることです。
この簡潔なガイドでは、ビジネスニーズに合ったコラボレーションツールの選び方を説明します。無料のGoogle Appsサービスは、多くの企業にとって賢明な出発点となります。しかし、場合によっては、HyperOfficeやGoogle Apps Premier Editionといった、より高機能な有料サービスを導入する価値があるかもしれません。
Googleアプリ
中小企業がオンライン コラボレーションを始めたばかりの場合は、Google Apps の無料版から始めるのが最適です。Google のサービスは、大量の無料ストレージを備えた電子メール、共有可能なカレンダー、ドキュメント編集、その他のツールを備えているため、有料の競合サービスが追随すべき優れた基準となります。
Google Apps をはじめとするあらゆるサービスにおいて、メールはコラボレーションの中心です。Gmail は無料アカウントで 7GB 以上の容量を提供しており、Google は継続的にストレージ容量を追加しています。接続には常にセキュア HTTP を使用し、データを暗号化します。他のコラボレーション サービスと同様に、ブラウザやメール クライアントからメッセージにアクセスできます。リアルタイム コミュニケーションには、Google Talk がインスタント メッセージ、音声通話、ビデオ通話に対応しています。
倹約的な企業であれば、Googleカレンダーの無料版で十分かもしれません。基本機能に加え、他のカレンダーを共有したり購読したりできるので、共同作業には不可欠です。複数のスマートフォンと同期できる（オフラインでのモバイル作業に重要）ほか、モバイルウェブブラウザでデータを閲覧することも可能です。
Googleドキュメントはファイルの保存と編集が可能です。Microsoft Office互換の類似ソフトには、ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションツールなどがあります。既存のファイルをアップロードして共有・編集することも、最初から作成することも可能です。また、個人またはグループごとに権限を設定して、他のユーザーがファイルを閲覧・編集できるようにすることも可能です。
追加のツールは、企業のコラボレーションとコミュニケーションに役立ちます。Google サイトは基本的なウェブページビルダーのように見えますが、企業情報や顧客側の詳細を共有するためのポータルを作成し、関係者だけがアクセスできるようにすることができます。
Google Apps プレミア エディション
ユーザー1人あたり年間50ドルで、Googleの基本ツールをビジネスグレードの機能にアップグレードできます。グループ管理機能が追加されるため、IT部門（または担当者）は単一のインターフェースで全ユーザーを管理できます。さらに、Googleのプレミアムサービスでは、ストレージ容量の拡張や、スイート全体にわたるより強力なユーザー機能も提供されます。
Googleメールの容量が25GBに増加しました。Googleカレンダーには、2人のカレンダーを簡単に比較して会議の都合の良い時間を見つける機能など、スケジュール管理の効率化を図るビジネス向けの機能が追加されました。Googleグループにもビジネス向けの機能が加わり、外部から遮断されたフォーラム環境で従業員同士がコミュニケーションをとることができます。
さらに、有料のGoogle Appsアカウントでは企業のドメイン名を使用できるため、メールの送信元アドレスは「@gmail.com」ではなく「@yourbusiness.com」になります。Googleは企業顧客に対しても、より充実したサポートと責任ある対応を提供しています。無料の一般向けGmailがダウンしても、必ずしも企業顧客がダウンするわけではありません。（Googleはプロフェッショナルサービスにおいて99.9%の稼働率を保証しています。）
ハイパーオフィス
HyperOfficeは、IBMとMicrosoftのツールの堅牢な機能と統合性を兼ね備えながら、専任のITサポートが不足している企業にも適したスケールダウン機能を備え、多くの中小企業に最適です。問題が発生した場合は、HyperOfficeにご連絡いただければ、担当者から直接サポートを受けることができます。
新しいインターフェース全体に、ITサポートなしですぐに使い始められるよう、分かりやすいチュートリアルビデオが掲載されています。さらにサポートが必要な場合は、HyperOfficeがWeb会議システムを通じて手順を案内します。
HyperOfficeの統合されたサービスは、競合他社が提供するサービスに匹敵、あるいは凌駕しています。通常、Webブラウザからサービスにアクセスし、連絡先、メッセージ、プロジェクト、ファイルなどを管理します。例えば、ファイルを共有するには、特定の同僚（例えばチームメンバー）のドキュメントを購読することで、すべての更新通知を受け取ることができます。会議履歴やメールのやり取りも特定のプロジェクトに関連付けることができるため、遅れてグループに参加した人でも、以前のコミュニケーションを簡単に追いつくことができます。
HyperOfficeはOutlookと同期でき、IMAPまたはPOPブラウザでメールを閲覧できます。この柔軟性は、オフラインでの作業や、現在使用しているツールをそのままクラウドベースのアプリに移行する場合に特に役立ちます。ファイルストレージコンポーネントをWindowsまたはMacのデスクトップにマウントすることで、ローカルファイルのように直感的にドキュメントにアクセスできます。オンライン会議ツールを使えばプレゼンテーションも可能ですが、HyperOfficeはSkypeと連携してチャット機能も提供しています。
携帯電話との完全な同期ベータ版がリリースされました。メール、連絡先、ファイルを直接端末に転送できます。また、携帯電話からの変更をアップロードすることもできるため、どこでも双方向の同期が可能です。
HyperOfficeのオプションは、プロジェクト管理機能によってさらに充実します。スプレッドシートやデータベースのように、ワークフローを追跡したり、一部のプロセスを自動化するためのシンプルなツールを作成したりできます。また、社内グループや外部クライアントとデータを共有したり、入力を受け付けたりするためのカスタムWebページを作成することもできます。
HyperOfficeの料金はユーザー1人あたり月額約10ドル以下で、ユーザー数が増えるにつれて割引が適用されます。会議サービスや、メールキャンペーンなど、単純な共同作業を超えた機能を提供するツールは追加料金がかかります。
マイクロソフトのビジネス生産性
Microsoft Business Productivity Online Standard Suiteは、大企業にとって最高水準のソリューションです。Exchange Server、SharePoint、その他のMicrosoftの主要サービスを既にご利用で、かつ気に入っている場合は特に、このクラウドベースの代替ソリューションをご検討ください。BPOSは、ユーザーあたり月額10ドルで、これらのサービスをオンラインのホスト型モデルに変換し、MacまたはPCからブラウザベースでアクセスできるようにします。
ロータスライブ
Lotus Liveには、ウェブキャストやオンライン会議ツールなど、大企業向けの強みがいくつかあります。Lotus LiveとBPOSは管理が自動化されているとはいえ、技術的な側面が強いため、高度な機能をユーザーが活用できるよう社内にITサポートスタッフを配置している大企業に最適です。Lotus Liveの料金体系は、サービス料金がアラカルト方式であるため、競合他社よりも複雑です。
ゾーホー
ZohoはGoogleの無料から有料までのモデルを踏襲し、数十種類のクラウドベースアプリを提供しています。メールホスティング、カレンダー、連絡先、コラボレーションツールなどが利用可能です。さらに、請求書作成アプリや採用アプリ、CRMツール、人事ツール、プロジェクト管理ツールなど、様々な追加機能も提供しており、統合されたオンラインツールセットを重視する企業にとってZohoは魅力的な選択肢となっています。
Zohoは、MicrosoftやIBMのツールに比べて社内サポートの必要性が低いです。しかし、Zohoは各アプリが互いに独立して存在するため、セグメント化されているように感じられます。また、Lotus Liveと同様に、Zohoの価格はアラカルト形式です。
適切なサービスを選択する
多くの中小企業は、Googleの無料コラボレーションツールで十分です。プロジェクト管理やその他の包括的な機能が必要な場合は、プレミアムサービスへのアップグレードを検討すべきでしょう。Google Apps Premier EditionとHyperOfficeはどちらも堅牢性と使いやすさのバランスが取れていますが、IBM Lotus Live、Microsoft Business Productivity Online Suite、Zohoも魅力的なツールを提供しています。迷ったら、ぜひ無料トライアルをお試しください。各サービスには見込み顧客に無料トライアル期間が用意されているので、時間をかけて自社のニーズに最適なサービスを慎重に選ぶことが重要です。
