Outlook の 5 つの悪夢とその解決方法

Microsoft Outlookは、メール、予定、連絡先、ToDoリストの管理に使われています。つまり、仕事やプライベートの管理に使われているのです。ですから、このプログラムが期待通りに動作しないと、悪夢のような事態に陥ることになります。

眠れない悪夢から解放されるお手伝いをいたします。Microsoft Outlook でよくある、しかし深刻な5つの問題に対する解決策をご紹介します。データセットが大きくなりすぎて扱いにくくなった場合の対処法もご紹介します。友達にスパムメールを送信しているように見える理由も解説します。複数のコンピューターでメールをチェックする方法もご紹介します。さらに、Outlook データのバックアップと復元方法、そして Outlook の連絡先に希望する情報を表示する方法もご紹介します。

これらのヒントは Outlook 2007 および 2010 向けですが、具体的な内容ではないにしても、一般的な内容は以前のバージョンでも機能します。

Outlookのデータが突然消えた

この悪夢が起こる前に、芽を摘み取りましょう。

Outlookデータファイルには、メール、連絡先、予定など、多くの情報が保存されています。もし何らかの原因でファイルが破損したり、破壊されたりしたら、大変なことになります。また、Outlookは独自の方法でデータファイルを処理するため、定期的なバックアップルーチンではデータが保護されない可能性があります。（定期的にバックアップは行っていますか？）

そのため、Outlook データをバックアップしておく必要があります。しかし、まずはそのデータを見つける必要があります。

「アカウント設定」ダイアログボックスで設定できます。Outlook 2007で開くには、「ツール」→ 「アカウント設定」を選択します。Outlook 2010の場合は、「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「情報」オプションを選択し、「アカウント設定」 → 「アカウント設定」を選択します。（はい、これは冗長な表現だとは思いますが。）

ダイアログボックスが表示されたら、「データファイル」タブをクリックします。データファイル（おそらくOutlook.pst）を選択し、「フォルダーを開く」ボタン（バージョン2007）または「ファイルの場所を開く」ボタン（バージョン2010）をクリックします。Windowsエクスプローラーが開き、Outlookデータフォルダーが表示されます。

Outlookを閉じてフォルダを開いた状態で、フォルダの内容を外付けハードドライブなどの安全な場所にコピーします。さらに良いのは、定期的なバックアップにこのフォルダが含まれていることを確認することです。

悪夢に見舞われてデータを失ってしまった場合は、次の手順に従って復元してください。

1. Outlookを再インストールし、セットアップウィザードを実行します。これにより、新しい空のデータファイルが作成されます。

2. Outlookが起動したら、インポートとエクスポートウィザードを起動します。Outlook 2007の場合は、「ファイル」→「インポートとエクスポート」を選択します。Outlook 2010の場合は、「ファイル」タブをクリックし、左側の「開く」オプションをクリックして、 「インポート」を選択します。

3. ウィザードで、「別のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

4. ファイルの種類として、Outlook 2007の場合は「個人用フォルダーファイル (.pst)」を選択します。2010の場合は「Outlookデータファイル (.pst)」を選択します。

5. ウィザードの次のページで「参照」ボタンをクリックし、バックアップしたOutlookフォルダを探します。適切なファイル（OutlookまたはOutlook.pstなど）を選択します。

6. ウィザードの残りの手順を実行するときは、[個人用フォルダー] を選択し、[サブフォルダーを含める] がオンになっていることを確認して、 [完了]をクリックし、バックアップしたデータのインポートを開始します。

Outlookデータセットが大きすぎて扱いにくい

Outlook の動作が遅くなっている場合は、Outlook.pst データファイルを縮小する時期かもしれません。Outlook 2007 のデフォルト設定では 20GB、Outlook 2010 では 50GB のデータファイルを処理できます。これらのサイズ制限を増やすこともできますが、率直に言って、ファイル自体のサイズを小さくした方がパフォーマンスは向上します。

前のヒントでは、ファイルを含むフォルダを見つけて開く方法を説明しました。この方法で現在のサイズを確認し、以下の提案に従ってサイズがどのように変化するかを確認してください。

まず、ファイルを圧縮して空き領域を削除します。Outlook 2007では、「ファイル」→ 「データファイルの管理」を選択します。outlook.pstを選択し、「設定」をクリックします。「今すぐ圧縮」をクリックします。Outlook 2010では、「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「情報」を選択します。 「アカウント設定」をクリックし、もう一度「アカウント設定」をクリックします。「アカウント設定」ダイアログボックスで「データファイル」タブをクリックします。ファイルを選択し、「設定」 → 「今すぐ圧縮」をクリックします。

それでもファイルが十分に縮小されない場合は、アーカイブを試してください。アーカイブでは、古いメッセージと予定が別の.pstファイル（デフォルトはarchive.pst）に移動します。まず、「古いアイテムの整理」ダイアログボックスを開く必要があります。Outlook 2007の場合は、「ツール」メニューの「オプション」を選択します。 「その他」タブをクリックし、「古いアイテムの整理」ボタンをクリックします。Outlook 2010の場合は、「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「オプション」を選択します。「Outlookのオプション」ダイアログボックスの左側のペインで、 「詳細設定」をクリックします。「古いアイテムの整理の設定」ボタンをクリックします。

そこにアクセスすると、アーカイブする内容に関するさまざまなオプションが表示されます。

次回の自動アーカイブを待つのではなく、今すぐアーカイブを開始することもできます。Outlook 2007では、「ファイル」→ 「アーカイブ」を選択します。Outlook 2010では、 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。「クリーンアップツール」ボタンをクリックし、「アーカイブ」をクリックします。

このプログラムには、メールをクリーンアップするための他のツールも用意されています。Outlook 2007では、「ツール」メニューの「メールボックスのクリーンアップ」を選択すると、これらのツールが表示されます。Outlook 2010では、「ファイル」タブをクリックし、 「情報」を選択します。 「クリーンアップツール」ボタンをクリックし、「メールボックスのクリーンアップ」をクリックします。

データのアーカイブとクリーンアップをすべて完了すると、Outlook.pst ファイルのサイズは変わりませんが、空き領域が大幅に増えます。クリーンアップ作業の効果を最大限に引き出すには、再度圧縮してください。

どうやら友達にスパムメールを送っているようです

連絡先に、あなたから送信されたように見える迷惑メールが届いているかもしれません。ご安心ください。催眠状態に陥ってスパムメールを送信しているわけではありません。Outlookも同様です。

Outlook のコピーと電子メール アカウントは、一方を使用して他方にアクセスするという点以外、実際には何ら接続されていないことに注意してください。

おそらく、あなたのメールアカウントはスパム目的で乗っ取られている可能性があります。アカウントを取り戻すには、パスワードを変更してみてください（新しいパスワードは強力なものにしてください）。パスワードの変更に成功し、乗っ取りが原因であれば、問題は解決したことになります。

しかし、パスワードを変更できない場合は、アカウントがハッキングされた可能性が高いです。メールプロバイダーに連絡して、アカウントの回復方法を確認してください。Gmail、Hotmail、Yahoo!の各サービスでは、アカウントの回復手順が説明されています。

しかし、アカウントが乗っ取られる可能性だけが唯一の可能性ではありません。マルウェアに感染したPCがあなたのメールアドレスにアクセスし、スパムをばらまくボットネットの一部になっている可能性もあります。

もしかしたら、あなたのコンピュータが原因かもしれません。確認するには、普段使っているウイルス対策ソフト以外のセキュリティユーティリティを使ってハードドライブをスキャンしてみてください。https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,83075/description.html、https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,64862/description.html、そしてAVG Rescue CDはどれも効果的なツールです。

あなたのパソコンが犯人でない場合は、友人のパソコンが犯人である可能性があります。特に、「あなたの」スパムメールの受信者が全員知り合いである場合はなおさらです。マルウェアは送信スパムメールの「宛先」アドレスを偽装（偽造）することができ、通常は感染したパソコンのハードドライブからランダムにアドレスを選択します。苦情を訴えている友人が全員同じ交友関係にある場合は、全員にパソコンにマルウェアがないか確認するよう勧めてください。

オフィスPCのメールが自宅に届かない

Outlookを2台のパソコンにインストールしていて、両方からメールをダウンロードしようとすると、問題が発生する可能性があります。片方のOutlookにダウンロードしたメールは、もう片方のOutlookではダウンロードできない可能性があります。

解決策はいくつかありますが、最も簡単なのはOutlookのメールアクセス方法を変更することです。POP3プロトコル（Outlookのデフォルト）を使用している場合、Outlookは新着メールをダウンロードした後、メールプロバイダーのサーバーからメッセージを削除します。その結果、メッセージはダウンロードできなくなります。Outlookにメールを削除しないように指示することもできますが、それもまた問題が発生します。

より良い解決策は、よりスマートなIMAPプロトコルに切り替えることです。IMAPはサーバー上のメールをOutlookのメールと同期します。そうすれば、メッセージはどのコンピューター（そしてスマートフォン）で確認しても同期された状態を維持できます。

既存のアカウントのプロトコルを変更することはできません。新しいアカウントを作成する必要があります。「アカウント設定」ダイアログボックスで変更できます。Outlook 2007では、「ツール」→ 「アカウント設定」を選択してください。Outlook 2010では、「ファイル」タブをクリックし、左側のペインで「情報」オプション→ 「アカウント設定」 → 「アカウント設定」の順にクリックしてください。

画面が表示されたら、「電子メール」タブを選択し、「新規」ボタンをクリックします。表示されるウィザードの最初のページで、「サーバー設定またはその他のサーバーの種類を手動で構成する」にチェックを入れます。他のすべてのフィールドがあるページが表示されたら、「アカウントの種類」フィールドで「IMAP」を選択してください。その他の設定については、プロバイダーにお問い合わせください。

このヒントは、メールプロバイダーがIMAPをサポートしている場合にのみ有効です。詳しくはプロバイダーにお問い合わせください。

それはあなたが望む連絡先情報ではありません

連絡先を確認しても、必要な情報が見つかりません。全員の名前と電話番号は分かりますが、住んでいる都市を確認するには手間がかかります。

Outlook が自動的に表示する連絡先フィールドを変更する方法を説明します。Outlook 2007 と 2010 では手順が異なります。

アウトルック2007

左側のペインの「連絡先」セクションの「現在のビュー」で、お好みのビューを選択してください。最適なビューが見つからない場合は、最も近いビューを見つけてください。

ビューを選択したら、ビューリストの一番下までスクロールし、「現在のビューをカスタマイズ」をクリックします。表示されるダイアログボックスで「フィールド」ボタンをクリックし、表示するフィールドと表示しないフィールド、および表示順序を選択します。このダイアログボックス内の他のボタンも役立つかもしれません。

アウトルック2010

リボンの「表示」タブをクリックし、「ビューの変更」（リボンの一番左のアイコン）をクリックします。目的に最も近いビューを選択します。

ご希望どおりに設定するには、「ビューの変更」のすぐ右にある「ビュー設定」をクリックします。表示される「ビューの詳細設定」ダイアログボックスで、 「列」ボタンをクリックします（ボタンがグレー表示されている場合は、ダイアログボックスを閉じて「ビューの変更」に戻り、別のビューを選択してください）。表示される「列の表示」ダイアログボックスで、表示するフィールドとその順序を選択できます。

[詳細表示設定] ダイアログ ボックスに戻ると、他のボタンもいくつか役立つことがわかります。

最後に

前述の5つの悪夢に加えて、どのOutlookソフトウェアを使用しているのか分からず困惑している方もいるかもしれません。例えば、Outlookでタスクや予定を管理できると聞いていたのに、プログラム内にそれらの機能が見つからない、といった状況かもしれません。

少しばかげているように思えるかもしれませんが、この問題の答えは簡単です。おそらくOutlookを別のMicrosoftプログラムであるOutlook Expressと混同しているのでしょう。この記事で焦点を当てているOutlookはMicrosoft Officeに付属しており、連絡先、メール、予定表などを処理します。一方、Outlook ExpressはWindows XPに最後に付属したもので、メール機能のみを備えています。

適切なプログラムを正しく使用していれば、メール、カレンダー、連絡先、ToDoリストの管理に追われることで睡眠が妨げられることはありません。そして、ぐっすり眠ることは人生観を大きく向上させます。