ランチタイムをゆっくり過ごせるGmailの9つのヒント

HotmailからYahoo!、Chick Mail（マジで）まで、ほぼあらゆるWebベースのメールソフトを使ってきましたが、Gmailは最高だと言わざるを得ません。でも、もっと良くなる可能性もあると思います。

Gmailを整理、最適化、そして管理するためのヒントをいくつかご紹介します。これで、メールの整理にかかる時間を短縮できます。（ご安心ください。「フィルタを使う」はヒントに含まれていません。）

Better Gmail 2 は、Gmail ウィンドウのタイトルに最初に受信トレイの数を表示する、招待ボックスを非表示にする、マウス ポインターで行を強調表示するなど、Gmail のいくつかの小さな欠陥を修正する Firefox アドオンです。

Google Chromeをメインブラウザとしてお使いの場合でも、Better Gmail 2をご利用いただけます。FirefoxのBetter Gmail 2拡張機能サイトにアクセスし、「このアドオンの詳細」のリンクをクリックして、各Greasemonkeyスクリプトを個別に追加してください。インストールするには、「ユーザースクリプトとしてインストール」をクリックしてください。

後で重要になるであろうメッセージ（例えば、パスワード、航空券、法的通知など）があり、必要な時にすぐに見つけられるようにしたい場合は、キーワードで識別できるようにしておくと便利です。私は重要なメールを受信すると、次に検索する際に思い浮かぶかもしれない単語をいくつか入力してから、自分宛に転送しています（メッセージは会話形式で表示されるため、メールボックスの容量に問題はありません）。

例えば航空券のメッセージなら、「航空会社、チケット、ヴァージン・アメリカ、ニューヨーク、2010年夏」と入力して自分に転送します。後でそのチケットを探す必要が生じた時、検索すれば簡単に見つかります。もちろん、そのようなメッセージに「重要」や「航空券」などのラベルを付けることもできますが、それでも「重要」とスターが付けられた大量のメッセージに目を通すよりも、検索する方が簡単です。

Gmail Labsオプションは、Gmailの様々な実験的な機能を試すのに最適な方法です。まず「設定」→ 「Labs」を選択し、有効にしたい機能の「有効にする」をクリックしてください。

特に気に入っているのはクイックリンクです。これは、Gmailでブックマークしたリンクの一覧が入ったボックスをサイドバーに追加します。検索、個々のメッセージ、ラベルをブックマークできるので、複雑な検索を頻繁に行う方にとって非常に便利な機能です。

私がお勧めする他の 2 つのオプションは、「送信取り消し」です。これは、「送信」をクリックしてから Gmail が実際に送信するまでに数秒の遅延時間を設けます (遅れて発見された間違いを修正するための猶予期間が与えられます)。また、「ここから未読としてマーク」は、特定の時点から会話を未読としてマークできます (長いメッセージ スレッドに最適)。

Gmailが登場した当初、ユーザーに割り当てられたストレージ容量（1GB）の豊富さで知られていました。現在、ユーザーは約7.5GBのストレージ容量を利用でき、ほとんどのユーザーはその容量を使い切っていないようです（私のアカウントには現在11,347件のメッセージが保存されていますが、ストレージ容量の約29%しか使用していません）。では、これだけの容量をどう活用すればいいのでしょうか？

簡単：オンラインデータストレージとしてお使いいただけます。ファイルを自分宛にメールで送信すれば、重要なファイルにいつでもアクセスできます（インターネット接続があれば）。各ファイルは最大25MBまで対応しており、十分なサイズです。

Firefoxの便利なアドオン、Gspaceを使えば、オンラインストレージがさらに便利になります。Gspaceをインストールしたら、「ツール」 → 「Gspace」を選択すると、ハードドライブからGmailアカウントにファイルを転送できます（転送されたファイルはGmailにメールメッセージとして表示されます）。Gspaceの最大ファイルサイズは19MBですが、大きなファイルは転送できません。ただし、許容範囲内であれば転送速度ははるかに速くなります。

Gmail アカウントを複数お持ちで (何らかの理由で 1 つのアカウントにすべてをまとめたくない)、各アドレスに新着メールがあるかどうかを確認するためだけに各アカウントにサインインしたりサインアウトしたりするのは面倒でしょう。

Gmail Manager 0.6は、ステータスバーの右側（右下隅）に目立たないアイコンを表示するFirefoxアドオンで、すべてのメールアカウントを同時に確認できます。アカウントを追加するには、アイコンを右クリックし、「オプション」 → 「アカウント」を選択し、「追加…」ボタンをクリックします。

追加したアカウントごとに、ステータスバーに小さなアイコン、メール数、エイリアス（アカウント追加時にエイリアスを設定できます）が表示されます。Gmail Manager 0.6 は各アカウントの新着メールを定期的にチェックし、アイコンをクリックするとその Gmail アカウントにアクセスできます。さらに嬉しいのは、（パスワードを保存していれば）自動的にログイン・ログアウトしてくれるので、Gmail のログイン・ログアウトの手間が省けることです！

Gmailの優れた点の一つは、Google検索機能です。理論上は、探しているものを簡単に、そして迅速に見つけることができます。しかし、探しているものを正確に見つけるには、少し高度な検索が必要になる場合もあります。

Gmailの詳細検索に入りましょう。詳細検索では、複数の検索条件を指定できます。例えば、お母さんからのメールに赤ちゃんの頃の写真が添付されているものを探したい場合は、検索ボックスに「from:mom has:attachment」と入力するだけです。「from:」や「has:」などの演算子を入力するのが面倒な場合は、検索ボックスの右側にある「検索オプションを表示」リンクをクリックしてください。

検索を効率化するための便利な演算子には、「subject:」（件名に含まれる単語を検索）、「-」（検索からメッセージを除外）、「after:」と「before:」（特定の期間内のメッセージを検索）、「is:starred」（スター付きのメッセージを検索）などがあります。特に便利な演算子は、「-label:chat」です。メールを検索しようとしているのに、検索するとチャットの会話が繰り返し表示される場合に役立ちます。利用可能な演算子の全リストは、Gmailのヘルプサイトをご覧ください。

最近では、職場、学校、自宅とそれぞれ別のメールアドレスを持っている人もいるでしょう。ましてや、隣人を攻撃するために作った、なんとも間抜けなHotmailアカウントなんていうのも無理はありません。しかし、それぞれのメールアドレスを個別に確認するのは、かなりの時間を要します（その時間を他のことに使うべきだったのです）。

幸いなことに、POP3を使えばすべてのメールをGmailアカウントに集約できます。「設定」「アカウント」「インポート」 「POP3でメールを確認」を選択し、「POP3メールアカウントを追加」をクリックすれば、メールチェックがワンストップで行えます。この機能はGmail独自の新機能ではありませんが、Gmailには受信メールを整理するのに役立つ便利な機能（例えば「マルチ受信トレイ」など）がいくつか用意されています。

この機能を有効にするには、「設定」、「アカウント」、「インポート」、「Labs」の順に選択し、「複数の受信トレイ」までスクロールして「有効にする」を選択し、 「変更を保存」を選択します。複数の受信トレイを使用すると、Gmailの受信トレイに最大5つの追加の「受信トレイ」を表示できるようになります。また、フィルタ（「label:thisisalabel」や「is:starred」など）を使用して、各「受信トレイ」にメールを振り分けることができます。受信POP3メールを既にフィルタしている場合は、あらかじめデザインされたラベルを使用して、各POP3アカウントに独自の「受信トレイ」を簡単に作成できます。

Google ドキュメントを使えば、いつでもどこでも必要なファイルにアクセスできます。互換性の問題（Microsoft Office 2008 のことですね）を心配する必要もなく、友人や同僚と共有したり共同作業したりすることも可能です。メールメッセージを Google ドキュメントに簡単に変換できる方法があれば、とても便利だと思いませんか？

ああ、待ってください！「設定」 → 「Labs」 → 「ドキュメントを作成」を選択するだけです。その後、メールを見るたびに「ドキュメントを作成」オプション（「すべて印刷」オプションのすぐ下）が表示され、自動的に個人用のGoogleドキュメントに保存されます。キーボードショートカットが有効になっている場合は、Gキーを押してからWキーを押して空白のドキュメントを作成することもできます。

ちょっとした秘密を教えましょう。Gmailのアドレスにある小さなドット、例えば[email protected]のようなものをご存知ですか？Gmailはそれをメールアドレスの一部として認識しません。そうです、[email protected]、[email protected]、さらにはjohn……[email protected]や[email protected]宛てのメールもすべて[email protected]に届きます。これはGmailの面白い機能で、活用できるものです。

仕事用のメールと個人のメールを、それぞれ個別にラベルを付ける手間をかけずに簡単に分けたいとします。ビジネスクライアントにはメールアドレス「[email protected]」を、友人や家族には「[email protected]」を教えるだけです。どちらのアドレス宛てのメッセージも受信トレイに届きます。また、「[email protected]」宛てのメッセージに自動的に「ビジネス」ラベルを付けるフィルターを設定できます。

Gmailをもっと使いこなしたい方は、「Gmailエキスパートのヒント：受信トレイを使いこなす方法」と「Gmail、Googleマップ、Google検索：19の便利なヒント」をご覧ください。ぜひ、ご自身のGmail活用術をコメント欄にご記入ください！